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Distribution du courrier - Utilisateurs

Le sujet ci-dessous figure également dans un document tech Long Read, à transmettre éventuellement aux responsables informatiques ou aux membres intéressés - Clubs Efficient Email Communication (Clubs pour une communication efficace par courrier électronique)

Courriers non distribués

Pour envoyer les courriers des Klubs, nous utilisons un système de courrier transactionnel.
Ce service distinct garantit un taux de distribution élevé.
En outre, tous les courriers sont personnalisés avec des codes de dépôt (#firstname), en particulier l'objet, afin d'augmenter encore le taux de distribution. La non-réception des courriers n'a rien à voir avec l'expéditeur, mais plutôt avec les paramètres anti-spam du destinataire.



Une partie du problème réside dans le fait que le destinataire, Outlook, Hotmail et presque tous les comptes de messagerie de Microsoft, ont une sensibilité très élevée au spam. En outre, il y a également le problème de la vérification des comptes d'entreprise ou des fournisseurs avec des filtres anti-spam spécifiques.

Voici quelques informations sur les différents problèmes de distribution du courrier :

Solutions pour les utilisateurs

Quelques suggestions pour résoudre les problèmes de distribution du courrier :


  • Expéditeur sûr définit l'adresse de messagerie par défaut de klubs (voir courrier reçu) comme expéditeur sûr.

  • Clubs dans les contacts définit l'adresse de courrier des clubs par défaut (voir courrier reçu) comme expéditeur sûr.

  • La boîte aux lettres Check Spam désigne le courrier comme étant un expéditeur sûr.

Solutions administratives


Un sujet d'assistance distinct sur l'envoi de courrier, spécialement destiné aux administrateurs -Mail Delivery Admin

Soutien aux clubs

En outre, un certain nombre d'outils de soutien ont été intégrés à la plateforme au sein des Klubs.

Informations de connexion


A partir du profil détaillé de chaque membre, les nouvelles informations de connexion peuvent être envoyées par e-mail - Envoyer les nouvelles informations de connexion par e-mail à ...

Après l'envoi de ce courrier, le lien d'activation apparaîtra également. Celui-ci peut alors être envoyé séparément du courrier personnel ou via WhatsApp. Devinez avec une livraison plus élevée.

Suivi des courriels

En outre, il existe un suivi étendu des courriers électroniques qui permet de vérifier si le courrier (non distribué) a bien été envoyé.
Par exemple, il est possible de vérifier si le membre en question faisait également partie du groupe de membres ou de la sélection de diffusion - Assistance -Suivi des courriels

Copie de l'e-mail

Pour des courriers spécifiques (renouvellement de l'adhésion, ...), une adresse e-mail supplémentaire peut également être ajoutée. Ces courriers peuvent alors être renvoyés à partir de cette boîte aux lettres CC.

En savoir plus

Renouvellement de l'adhésion

En cette fin d'année, certains clubs renouvellent toutes leurs adhésions annuelles. Au sein des clubs, il est désormais possible de renouveler plusieurs adhésions.

Le bouton de menu - Renouvellement des adhésions - permet également de renouveler plusieurs adhésions en même temps, en fonction du type, de la date ou d'autres paramètres. Cette opération s'effectue en 4 étapes

  • Sélection - des adhésions à renouveler
  • Paramètres - définir les paramètres des nouvelles adhésions
  • Communication - mise en page du courrier autour de ce renouvellement
  • Pièce jointe - aperçu de l'extension effective


Procédure complète sur la page d'assistance :- https://support.klubs.be/knowledge-base/lidmaatschap-hernieuwingen/

En savoir plus

Lien vers le mot de passe

En particulier lors du renouvellement des adhésions, mais aussi tout au long de l'année, l'administrateur sera interrogé sur les mots de passe oubliés. Une fonctionnalité de renouvellement est prévue à cet effet dans le profil du membre
- Compte d'utilisateur / Données de connexion

Un courriel sera envoyé au membre concerné avec un lien pour créer un nouveau mot de passe.

En outre, après avoir cliqué sur les nouveaux détails de connexion, vous pouvez copier le lien généré et le transmettre vous-même (sur votre propre compte de messagerie ou sur whatsapp, ...).

En savoir plus

Connexions

En tant que plateforme, Klubs est conforme au GDPR.

Sauf autorisation, voir la déclaration de confidentialité et le "consentement" nécessaire, il existe une restriction concernant le transfert des coordonnées entre les membres.

Paramètres

Module

C'est pourquoi il existe un module dédié - Connexions.

Pour utiliser les Connexions, ce module doit d'abord être activé dans les Paramètres.

Le module « Connexions » permet à votre club de mettre ses membres en relation, en totale conformité avec le RGPD.
Aucun e-mail n'est envoyé directement par l'expéditeur à la personne contactée ; cela se fait par l'intermédiaire du club.

  • Courrier du club au destinataire lui demandant de se connecter
  • Approbation (consentement) pour cette connexion
  • Visibilité des coordonnées de contact (mail, numéro de téléphone, ...)

Cette possibilité de connexion figure spécifiquement sur la liste de présence des activités, ce qui permet de rechercher et de contacter un membre après l'activité si nécessaire. Plus besoin d'échanger des cartes de visite.

Textes des courriels

Différents textes de courrier électronique sont utilisés dans le module de connexion.

Ceux-ci sont déjà configurés par défaut, mais ils peuvent être revus ou adaptés de manière optimale pour votre club.


Menu - Connexions

Dans le menu spécifique - Connexions, les membres peuvent créer de nouvelles connexions, consulter ou gérer les connexions existantes.


Aucun courrier n'est envoyé par l'expéditeur directement à la connexion, mais cela se fait par l'intermédiaire du club.

Les fonctionnalités parlent d'elles-mêmes

  • Nouvelle connexion - établir une nouvelle connexion
  • Approuver - autoriser (ou refuser) une nouvelle connexion
  • Messages - envoyer un message direct à votre connexion

Activités - Connexion

L'option de connexion se trouve spécifiquement sur la liste de présence des activités pour permettre de rechercher et de se connecter avec un membre après l'activité si nécessaire. Plus besoin d'échanger des cartes de visite.

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Protection des données

La protection de la vie privée dès la conception

Toutes les mesures nécessaires dans le cadre du GDPR sont intégrées par défaut dans les Klubs. Certaines de ces mesures :

  • Consentement ou consentement explicite et éclairé pour toutes les données stockées
  • Protection des données des membres dans un environnement sécurisé
  • sécuriser au mieux les données contre la perte, le vol, l'accès non autorisé et la modification par des non-utilisateurs
  • l'externalisation vers des tiers (par exemple l'hébergement, le courrier transactionnel, l'infrastructure informatique) vers des parties professionnelles ayant d'excellentes références et des garanties en matière de protection des données
  • Suivi crypté des mots de passe, évidemment non consultable par les administrateurs du club.
  • Restreindre l'accès aux informations sensibles aux personnes autorisées à le faire
  • Klubs fait l'objet d'un audit annuel par un délégué au traitement des données.
  • Possibilité de rester anonyme au sein de l'association (les données personnelles ne figurent pas dans la liste des membres), inscription anonyme aux activités.
  • Refus de tout envoi électronique
  • Procédures claires (restriction des personnes autorisées) pour le téléchargement des images
  • Procédure "oubli", dépendant en partie de l'administrateur du club
  • Possibilité d'effectuer une demande de renseignements contenant toutes les données que nous avons recueillies au sujet d'un membre.

Une longue lecture sur le GDPR et les clubs - Documentation de soutien.

Gestion de la protection des données

Modules d'authentification

Klubs utilise son propre module d'authentification.
Mais aussi possibilité de SSO via Okta, éventuellement Google sign-on, ...

Stockage en nuage

Klubs dispose de sa propre installation en nuage, chez Combell, avec une gestion de la sécurité :

  • VPN pour l'accès à la base de données
  • Liste blanche d'adresses IP pour l'hébergement et les panneaux de contrôle
  • Pare-feu configuré de manière spécifique
  • Sauvegarde des données pendant 30 jours, dans le nuage et hors site

Protection des données des clubs

Niveau administratif

Au niveau de l'administrateur, un certain nombre d'ensembles de données sont réservés aux administrateurs :

  • Déclaration de confidentialité
    Consentement personnalisable / obligatoire
  • Enregistrement
    Configurer les champs de la procédure d'enregistrement
  • Profil - Informations internes
    Membre depuis, Notes, Introduction par
  • Profil Champs supplémentaires
    (Indication - personnalisable par l'utilisateur ?)
  • Activités
    Indication : Afficher la liste des participants ? - Afficher les invités sur la liste des participants ?

Niveau de l'utilisateur

Au niveau de l'utilisateur, le membre peut définir un certain nombre d'ensembles de données :

  • Le profil peut être trouvé sur la liste des membres
  • Biographie publique
  • Photo de profil public
  • Préférences en matière de communication
  • Par activité
    Indication Publication sur la liste des participants

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Assemblée générale numérique


Développé en temps Corona, mais certainement réutilisable, est une plateforme complète pour la mise en place et l'organisation légale d'une Assemblée Générale. Cet Add-on peut encore avoir besoin d'être configuré spécifiquement à chaque fois par club.


Un système complet, bien sûr conforme au GDPR et déjà testé plusieurs fois et avec audit par un huissier de justice, avec les fonctionnalités suivantes :

  • Pré-enregistrement, contrôle des droits de vote
  • Gestion des procurations
  • Gestion de l'agenda et de la documentation
  • Formulaire de vote
  • Administration et suivi de la procédure de vote

Captures d'écran - exemples

Connexion personnelle

Ordre du jour et documentation

Formulaire de vote

Administration et suivi

Avec un login séparé pour la supervision et l'officialisation par un huissier de justice, qui n'est accessible au conseil d'administration qu'ultérieurement.

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Paramètres - Avancés

Outre les paramètres habituels, qui sont organisés par module fonctionnel, il existe désormais une section consacrée aux options avancées.
Les options avancées sont de deux types :

  • Paramètres modifiables après le démarrage;
    Certaines configurations avancées peuvent être modifiées après l'installation initiale.
  • Réglages qui peuvent être réglés de manière optimale lors de l'installation;
    Ces réglages fondamentaux doivent être configurés lors de l'installation, tels que : Manières, Registre des présences et Enregistrement du temps dans les activités et certainement la configuration Multi-club.

Pour ce paramètre fondamental, nous recommandons vivement de contacter support@klubs.be pour une configuration correcte.

Nous aimons passer en revue les paramètres les plus utiles :

Gestion des membres

Profil des membres - Vue modulaire

Gestion du profil du membre, du plus simple (informations personnelles) au plus complet (informations complémentaires sur l'entreprise, expertise, facturation)

Civilités

La plupart des clubs disposent de suffisamment de données personnelles sur le profil, indiquant le prénom et le nom.
Cependant, certaines associations, notamment celles qui comptent un nombre important de membres portant des noms nobles, préfèrent une approche plus formelle.
C'est également courant aux Pays-Bas, où les noms sont écrits différemment ou classés par ordre alphabétique du nom principal, par exemple : Noordwijk, van den.

  • Formel : Préfixe, Prénom, Insertion, Nom (Titre, Prénom, Particule, Nom)

Le profil du membre intègre les bonnes manières dans l'affichage des informations sur le membre.
L'adressage se fait avec le nom complet (et le titre) mais l'énumération ne se fait que sur l'élément principal du nom de famille.

Gestion des membres d'entreprises

Dans certaines associations, ou plutôt fédérations, la gestion des membres n'est pas individuelle, mais plutôt au niveau d'une entreprise - Corporate Membership Management.

Affichage des noms

Affichage des noms dans les différentes listes de membres :

  • Prénom Nom
  • Nom Prénom

Suivi financier


Suivi financier au sein des clubs, puis spécifiquement pour les clubs sans intégration comptable, principalement par le biais d'un rapport séparé - Suivi financier.

Activités

Listes d'attente

Au sein des Klubs, les activités sont gérées par une liste d'attente.

Boutons RSVP

Boutons RSVP - "Oui - Peut-être - Non"
Gestion des boutons disponibles sur l'invitation

Abonnements - Flux

Abonnements - Configuration adaptée à l'expérience de la plateforme de vos membres
Via la page générale ou directement vers le formulaire d'abonnement


Ce dernier paramètre permet d'ignorer la page des détails généraux de l'activité et d'accéder directement au formulaire d'inscription, ce qui simplifie la procédure et évite que les membres pensent être inscrits après avoir cliqué sur les boutons dans les courriers électroniques.

Gestion de la participation

La gestion de la participation à une activité a été divisée en plusieurs listes.

  • Invités RSVP
    Liste des invitations et statut des RSVP
  • Inscriptions
    Statut des inscriptions, des annulations, des listes d'attente
  • Présence
    - Liste de présence pratique à utiliser pendant l'activité
    - Avec vue mobile et curseur de présence
    - Option d'enregistrement du temps (réglage de la sélection du temps)
  • Facturation
    Interface de facturation complète avec les totaux pour les membres et les invités

Mise en place du club

Structure multi-clubs

C'est l'un des paramètres qui doivent être réglés correctement dès le départ.
Mais aussi, en tant qu'association multi-cub ou Dome

Titre

Possibilité de nommer les départements spécifiques comme département, tribu, région, ...

Voir l'article

En savoir plus

Textes des courriels

La plupart des communications avec les membres se font par courrier électronique, qui reste le moyen de communication le plus efficace et le plus rapide. Au sein des Klubs, nous utilisons le principe de la traction. Pour chaque action qu'un membre doit effectuer, il est pour ainsi dire attiré vers la plate-forme.


Vous trouverez ci-dessous un aperçu des textes des courriers électroniques et des indications sur leur utilisation - Aperçu destextes des courriers électroniques


Gestion des membres

Inscription - envoyer à l'adhérent


Procédure d'inscription courrier après l'inscription d'un nouveau membre

Inscription - envoyer à l'administrateur du club


Procédure d'inscription envoi d'un courrier à l'administrateur (pour information, pour approbation) après l'inscription d'un nouveau membre

Inscription - envoyer à l'adhérent avec l'approbation


Procédure d'inscription par courrier aux membres, après approbation par l'administrateur

Mot de passe oublié


Ecran de connexion - Mot de passe oublié mail à l'écran de connexion - mot de passe oublié

Modification du mot de passe de confirmation


Procédure - Confirmation par courrier du mot de passe oublié après modification du mot de passe


Activités

Invitation


Activité Admin / Communications courrier invitant à l'activité à des membres (sélectionnés) ou à des prospects

Activité d'enregistrement - Abonné


Activité de l'utilisateur / courrier d'inscription après l'activité d'inscription - au membre inscrit

Activité d'enregistrement - Invité


Activité utilisateur / Enregistrement invité mail après l'activité d'enregistrement - à l'enregistré invité

Activité d'inscription - Liste d'attente Membre


Activité utilisateur / Inscription sur la liste d'attente(Gestion de la liste d'attente) courrier après l'inscription de l'activité sur la liste d'attente - au membre ou à l'invité

Inscription via admin - Membre


Activité admin / Liste des participants - +Member mail after registration activity by Admin - to member

Inscription via admin - Invité


Activity admin / List Attendees - +Guest mail after registration activity by Admin - to invitee

Partager l'activité d'invitation


Utilisateur de l'activité / Partager le courrier de l'activité avec des informations sur l'activité après invitation par le membre

Activité - Confirmation


Activité Admin / Communication mail pour l'activité de confirmation - à la sélection du groupe cible

Activité de désabonnement


Activité de l'utilisateur / Courrier de désinscription après désinscription de l'activité - à l'abonné membre

Avec 2 versions selon que la désinscription a lieu en dehors ou pendant la période d'annulation.
Ceci pour un traitement séparé ou une notification spécifique en termes de facturation des coûts.

Communication - Merci


Activité Admin / Courrier de communication pour l'activité de remerciement - à la sélection du groupe cible

Communication - Évaluation


Activité Courrier administratif / de communication pour l'activité d'évaluation - à la sélection du groupe cible


Administration

Renouvellement de l'adhésion


Adhésion - Renouvellement(Renouvellement de l'adhésion) Envoyer par courrier le renouvellement de l'adhésion et le transmettre à la comptabilité.


Club virtuel

Sujets : nouveau sujet

Forum - Ajouter un sujet

Sujets : réponse au sujet

Forum - Réponse au sujet

Thèmes : activité texte standard

Activité admin / Créer un sujet

Connecter : connecter

Connexions - Ajouter une connexion

Connect : connexion réussie

Procédure de connexion - Après approbation

Connexion : nouveau message

Connexions - Envoyer un message

Connecter : rappel

Connexions - se souvenir de la connexion

En savoir plus

Contrat de Traitement de Données

En tant qu'association, les données personnelles sont gérées et traitées. C'est ce qui crée la responsabilité du responsable du traitement.

La rédaction d'un accord de sous-traitance en fait partie. L'association est responsable des données et est le responsable du traitement. Klubs traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et est lesous-traitant (processeur).

L'accord de sous-traitance est l'accord entre le responsable du traitement et le sous-traitant qui définit la manière dont le sous-traitant doit traiter les données à caractère personnel. Le responsable du traitement qui fait traiter des données à caractère personnel par un sous-traitant est tenu de conclure un accord de sous-traitance avec ce dernier.

Cela s'applique même si le sous-traitant est, par exemple, une filiale de l'entreprise responsable ou s'il est basé à l'étranger. Chaque fois qu'un responsable de traitement "sous-traite" le traitement de données à caractère personnel, un accord écrit est nécessaire.


Vous trouverez ci-dessous un exemple d'accord de sous-traitance -Clubs Processor Agreement-2022.pdf

Clubs - Contrat de Traitement de Données

Parties et préambule

Entre D'une part

L'association, ....

Ci-après dénommée "l'Association"

D'autre part

Klubs BV, établie à Fortveld 2 b14, 2110 Anvers, enregistrée sous le numéro KBO BE 0751.959.935, légalement représentée par Jan Renaer, administrateur.

Ci-après dénommés "Clubs"

Les parties susmentionnées sont également désignées ensemble comme les "parties" ou, individuellement, comme une "partie".

Observez ce qui suit :

Les parties ont conclu un accord concernant l'utilisation de la plate-forme logicielle Klubs, et souhaitent en outre conclure un accord de traitement dans le cadre du GDPR et de la législation sur la protection de la vie privée. En outre, elles souhaitent conclure un accord de traitement dans le cadre du GDPR et de la législation relative à la protection de la vie privée. Les dérogations prévues dans le contrat prévalent sur les informations contenues dans les annexes.

Tiers

Données du documentTiers
Hébergement webCombell
Infrastructure informatiquePandafish
Courriers de transactionArme à feu
MailingsMailChimp
Comptabilité - Système de comptabilité en partie simpleTrésorier
Comptabilité - schéma comptable completYuki
Paiements en ligneMollie

Déclaration de confidentialité

Déclaration de Traitement de Données

Klubs s'engage à protéger les données personnelles et à respecter la vie privée.

Dans cette déclaration du sous-traitant, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur les données collectées au sein de Klubs et sur la manière dont Klubs traite les données personnelles. Klubs met tout en œuvre pour garantir le respect de la vie privée et traite donc les données personnelles avec soin. Dans tous les cas, Klubs respecte les lois et règlements applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou le Règlement mondial sur la protection des données (RGPD).

Cela implique

  • les données à caractère personnel sont traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies. Ces finalités et les types de données à caractère personnel sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité.
  • le traitement des données à caractère personnel est limité aux données qui sont minimalement nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées
  • le consentement explicite est demandé si Klubs l'exige pour le traitement des données à caractère personnel
  • des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont prises pour assurer la sécurité des données à caractère personnel
  • aucune donnée personnelle ne sera transmise à d'autres parties, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été fournies

Finalité du traitement

Les données à caractère personnel sont détenues et traitées par Klubs aux fins et pour les motifs juridiques suivants :

  • pour une gestion efficace des clubs et, en particulier, des membres
  • pour l'organisation et la gestion des activités
  • pour l'envoi d'e-mails et de courriers transactionnels

Aux fins susmentionnées, Klubs peut gérer et traiter les données à caractère personnel suivantes :

  • Données d'identité personnelle : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, photo, relations avec les autres membres.
  • Données d'identité : numéro de carte d'identité, numéro de registre national
  • Caractéristiques personnelles : sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité
  • Données commerciales : entreprise, fonction, adresse, numéro de TVA.
  • Caractéristiques par rapport à des domaines d'intérêt spécifiques

Klubs n'utilise les données collectées qu'aux fins pour lesquelles elle les a obtenues.

Divulgation à des tiers

Les données qui nous sont transmises pour traitement peuvent être communiquées à des tiers si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus.

Par exemple, nous faisons appel à un tiers pour :

  • s'occuper de l'administration des membres
  • la prise en charge de l'environnement internet (hébergement)
  • s'occuper de l'infrastructure informatique (y compris le réseau informatique, les logiciels, les applications, etc.)
  • l'envoi d'e-mails de transaction (confirmations, confirmations, ...)
  • la préparation et la distribution des courriers
  • la tenue de la comptabilité
  • traitement des paiements en ligne

Klubs ne transfère jamais de données à caractère personnel à des tiers avec lesquels nous n'avons pas conclu d'accord de traitement.

Klubs prend les dispositions nécessaires avec ces parties (sous-traitants) pour assurer la sécurité des données à caractère personnel.

Le secret

Klubs ne divulguera ni ne transmettra les données fournies à des tiers, sauf si la loi l'exige ou l'autorise. Par exemple, les données demandées par la police dans le cadre d'une enquête.

En outre, les Klubs peuvent partager des données à caractère personnel avec des tiers si l'Association donne son accord (par écrit). L'association a le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans préjudice de la légalité du traitement avant son retrait.

Klubs ne fournit pas de données personnelles à des parties situées en dehors de l'UE.

Les données personnelles des mineurs (personnes âgées de moins de 16 ans) sont traitées si le parent ou le représentant légal donne son consentement écrit.

Sécurité des données

Klubs a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout traitement illicite. Par exemple, Klubs a pris les mesures suivantes ;

  • toutes les personnes qui peuvent avoir accès à vos données pour le compte de Klubs sont tenues de les garder secrètes
  • tous nos systèmes ont une politique en matière de nom d'utilisateur et de mot de passe
  • s'il y a lieu, les données personnelles sont pseudonymisées et les données sont cryptées
  • des sauvegardes des données à caractère personnel afin de les restaurer en cas d'incidents physiques ou techniques
  • Procédures de test et d'évaluation réguliers de ces mesures
  • les employés sont informés de l'importance de la protection des données à caractère personnel.

Période de conservation

Klubs ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ou exigées par la loi.

droits concernant vos données personnelles

Les personnes dont les données sont traitées par Klubs ont le droit d'accéder à leurs données personnelles, de les corriger ou de les supprimer.

À cette fin, un rapport GDPR distinct est fourni. Dans l'outil Klubs, les données personnelles conçues peuvent être affichées et déclarées de manière simple. Une transaction pour le droit à l'oubli est également fournie ici.

Le contact se fait toujours par l'intermédiaire de l'association. La vérification de l'identité se fait sur la base d'une copie de la carte d'identité.

Délégué à la protection des données - DPD

Klubs a conclu un accord avec un DPD.

En savoir plus

Renouvellement de l'adhésion

Les adhésions peuvent expirer tout au long de l'année. Cela s'explique par le fait que les adhésions peuvent débuter tout au long de l'année. Mais aussi parce que les adhésions peuvent avoir des durées variables.

Mais c'est surtout l'aspect financier de ces rénovations qui mérite qu'on s'y attarde. Et c'est là que Klubs intervient :

  • Gestion - aperçu des adhésions avec indication de l'état
  • Renouvellement individuel, par membre
  • Renouvellement d'adhésions multiples sur la base de paramètres
  • Traitement

Gestion

De base, voici la liste des adhésions, avec une indication si une adhésion est sur le point d'expirer ou a déjà expiré.

Vue d'ensemble

L'une des tâches consiste à revoir régulièrement cette liste de choses à faire en fonction des indications :

  • [Renouveler - bouton bleu] : indication - expire bientôt (3 mois)
  • [Renouveler - bouton rouge] : a déjà expiré

Renouvellement Individuel

Un clic sur le bouton Renouveler renouvelle l'adhésion.


Lors de ce renouvellement, des modifications peuvent être apportées en termes de type (en fonction de l'âge ou d'autres indications) et également en termes de date de fin. En outre, certaines indications financières et de communication peuvent être ajoutées.

Si l'adhésion n'est pas renouvelée, le membre recevra le statut "Expiré". Voir également la super rubrique sur le statut des membres à ce sujet.

Suivi financier

Elle est également gérée dans cette liste : Facturation et paiement.

Si nécessaire, une facture est préparée et transmise au service comptable concerné. Pour plus d'informations sur le suivi financier au sein des clubs d'affiliation, voir la rubrique d'aide Traitement financier et Procédure financière.

Communications par courrier


Un courrier est envoyé à chaque renouvellement, voir l'exemple ci-dessus. La mise en page du courrier peut être modifiée dans les paramètres.


Renouvellement d'adhésions multiples

Le bouton de menu - Renouvellement des adhésions - permet également de renouveler plusieurs adhésions en même temps, en fonction du type, de la date ou d'autres paramètres. Cette opération s'effectue en 4 étapes

  • Sélection - des adhésions à renouveler
  • Paramètres - définir les paramètres des nouvelles adhésions
  • Communication - mise en page du courrier autour de ce renouvellement
  • Pièce jointe - aperçu de l'extension effective

La sélection

La première étape est la sélection des affiliations à renouveler. Cette sélection d'affiliations similaires est nécessaire car cette procédure implique le renouvellement de plusieurs affiliations, donc toutes avec les mêmes paramètres en termes de type (montant) et de période.

  • Type d'adhésion
  • Date d'expiration

Il est possible d'affiner encore les choses en utilisant des signets individuels.

Paramètres

Pour toutes les adhésions sélectionnées, les paramètres sont définis ici :

  • Type d'adhésion
  • Date de fin : entrées spécifiques (fixe) ou calcul automatique basé sur le type d'adhésion (variable).
  • Coût : entrées spécifiques (fixe) ou calcul automatique basé sur le type d'adhésion (variable).

Communications

Gérer la communication de ce renouvellement en indiquant d'envoyer du courrier, ou de changer le courrier par défaut.


Le courrier par défaut provient de la rubrique Paramètres - Textes des courriels(Textes des courriels / Administration / Renouvellement de l'adhésion).

Pièce jointe

Dans la dernière étape, une vue d'ensemble de l'extension effective avec indication des différents paramètres choisis.


Traitement

Le traitement de ces renouvellements suit.

Communications

Lors de chaque renouvellement, un courriel est envoyé au membre avec des informations sur ce renouvellement.


Le courrier par défaut provient de la rubrique Paramètres - Textes des courriels(Textes des courriels / Administration / Renouvellement de l'adhésion).

Statut

Chaque membre peut suivre son statut via son profil :

Adhésions. ou - https://demo.klubs.be/mymembership (où demo doit être remplacé par le nom de domaine de votre Klubs)

Paiement en ligne


Lorsque vous choisissez le paiement en ligne, vous avez la possibilité de payer en ligne via le bouton de l'écran Adhésion. Après le paiement, l'indication de paiement est réglée sur "payé".

Comptabilité

Si un logiciel de comptabilité est utilisé, un projet de facture est créé via l'interface à chaque renouvellement. Après examen, cette facture peut être définitivement créée et envoyée à partir du logiciel de comptabilité.

Le suivi se fait ici au sein du service comptable par le suivi des factures à recevoir ou l'envoi de rappels automatisés tardifs.

En cas de non-paiement de la facture d'adhésion, de toute note de crédit, et de radiation du membre par le changement du statut de membre en statut expiré.


Plus d'informations sur le suivi financier dans les rubriques d'assistance :- https://support.klubs.be/kb-category/financials/


Calendrier


Pour certains clubs, la période d'affiliation s'étend jusqu'à la fin de l'année de travail (31 décembre), mais les renouvellements ne sont créés qu'au cours de la nouvelle année de travail (pour une date comptable correcte).

Cela signifie que les membres n'auront plus accès à la plateforme le lendemain de l'expiration de leur adhésion, puis au cours du nouvel exercice.

Délai de grâce

Par conséquent, un paramètre de délai de grâce a été ajouté au niveau du club. Cela permet aux membres d'accéder à la plateforme pendant cette période intermédiaire, jusqu'à ce que l'administrateur mette en place un système de renouvellement des membres.

En savoir plus