Note de mise à jour

Excellente nouvelle ! La dernière version de KLUBS, un peu moins de deux mois après la précédente, comprend encore plus de fonctionnalités, dans le but de réduire l'administration et de se concentrer davantage sur les membres.

Évaluations

L'accent mis sur les membres est désormais également mis en œuvre dans les Klubs grâce à la fonctionnalité d'enquête. N'est-il pas extrêmement intéressant pour les opérations des clubs de pouvoir mener une évaluation avec les membres présents après une activité.

Différents formulaires d'évaluation (pour différents groupes cibles)

• Évaluations des membres ou du public
• Limite (par membre) en termes de nombre d'évaluations
• Question élargie (texte, nombre, oui/non, choix, plage)
• Résultats : Représentation graphique et téléchargement

Testez-le, l'assistance complète est disponible sur - Support Knowledge Base

Sponsoring

Chez Klubs, nous sommes très mercantiles et attentifs aux finances de votre club. Le sponsoring est l'une des possibilités qui s'offrent à vous.

Pour donner à ces sponsors une meilleure visibilité, il est désormais possible de personnaliser l'en-tête, le pied de page (avec le logo du sponsor) et le lien du sponsor pour chaque activité.

Embarquement

Une importation en masse de membres dans les Klubs peut être notifiée via la fonction Importation de membres.

Avec les caractéristiques suivantes :

• Membres / Prospects : importation de membres et de prospects
• Informations sur le profil : importation des informations sur le profil des membres
• Adhésions : création automatique d'adhésions (période, prix, ...)
• Groupes de membres : possibilité de créer plusieurs groupes de membres par membre

En attendant la prochaine version majeure (Activités d'inscription, Onboarding, Enquêtes), voici quelques versions de printemps.

Inscription - Personne supplémentaire

Lors de l'inscription d'une personne supplémentaire (après une inscription antérieure du membre), cette opération s'est un peu mal déroulée. En général, le membre s'est également inscrit lui-même.

La fonctionnalité de ce bouton a été modifiée et clarifiée, voir la capture d'écran :

Information Indication supérieure de l'inscription précédente : membre et invité.

Personne supplémentaire En dessous se trouve la fonctionnalité pour l'enregistrement supplémentaire.

Méta-champs - Tri

Avec l'option de tri, vous pouvez désormais également classer les champs méta pour rendre la requête plus claire et éventuellement, par extension, mettre en place une structure de champs supplémentaires.

Délai de grâce

Pour un certain nombre de clubs, la période d'affiliation s'étend jusqu'à la fin de l'année de travail (31 décembre). Or, les renouvellements ne sont créés que dans la nouvelle année de travail (pour une date comptable correcte). Cela signifie que les membres ne peuvent plus accéder à la plate-forme le lendemain de l'expiration de leur affiliation, puis dans la nouvelle année de travail.

Par conséquent, un paramètre de délai de grâce a été ajouté au niveau du club. Cela permet aux membres d'accéder à la plateforme pendant cette période intermédiaire, jusqu'à ce que l'administrateur mette en place un système de renouvellement des membres.

À la fin de l'année, une reprise d'un certain nombre d'améliorations et de versions que nous avons récemment ajoutées à la plateforme.

Listes de téléchargements

Toutes les listes de téléchargement ont été révisées et mises à jour : ajout de nouveaux champs, mises à jour pour la lisibilité, dénomination. Vérifiez-les différemment :

• Liste des membres : Administration / Gestion des membres - Télécharger
• Participants à l'activité : Administration/Activité/Participants de la liste
• Activités - Présence : Rapports/Activités - Tous les participants par activité

Avec notamment l'ajout d'une liste de participants présents/non inscrits/en attente, mais aussi le statut RSVP, des champs de profil supplémentaires, des champs méta d'activité, ...

Nombre de membres

Pour plusieurs listes, le nombre de membres actifs est indiqué dans une colonne séparée, ainsi que le lien vers la liste des membres concernés.

Communication - Groupe cible Payé

Bien que dix sélections de groupes cibles existent déjà dans la communication d'activité (Groupes de membres, Statut RSVP, Abonnements, ...), nous avons reçu la suggestion d'en ajouter une autre : les membres inscrits qui n'ont pas encore payé.

Nous les avons donc joints. Utile pour le suivi des paiements avec des communications et un ciblage distincts.

Interface utilisateur - Interrupteur à bascule

Pour faciliter l'ajustement (Oui/Non) dans une liste, nous avons ajouté des interrupteurs à bascule :

• Activités Media : Photos et documents - Téléchargeables
• Activités Participants : Statut payé

Participants à l'activité - Indication des invités

Sur la liste de présence (plateforme des membres), une indication conviviale a été ajoutée pour les invités.

Désinscription après la période d'annulation

Parmi les activités, il y a un certain nombre d'échéances de gestion, dont deux nécessitent quelques explications supplémentaires :

• S'inscrire jusqu'à : il n'est plus possible de s'inscrire après cette date

• Période d'annulation : Si vous vous désinscrivez pendant cette période, des frais peuvent être facturés le cas échéant.

Un exemple permet d'y voir plus clair. Après la date limite d'inscription (s'inscrire jusqu'au), l'activité est fermée parce que vous devez commander le service de restauration. Toutefois, vous autorisez encore les membres à se désinscrire (pour cause de maladie), ce qui vous permet d'ajuster le nombre de chaises et la table de couverture.

Si un membre se désinscrit pendant la période d'annulation, il recevra un e-mail séparé (Mail Texts - Activité de désinscription). Dans cet e-mail, vous pouvez mentionner les conditions de résiliation (frais, etc.).

Pour être informé de ces désinscriptions particulières, vous pouvez faire envoyer ces messages spécifiquement à l'administrateur. Pour ce faire, il vous suffit d'indiquer une adresse électronique dans la section Adresses électroniques supplémentaires, au bas du texte du courrier.

Personnalisation du courrier

Les campagnes de marketing par courrier ont ajouté un certain nombre de personnalisations (codes de dépôt) telles que les champs de profil, ainsi que les champs méta de profil. Et ce, à la fois dans l'en-tête et dans l'objet du courrier.

Comme nous l'avions déjà annoncé au printemps, le module Communication a fait l'objet d'un travail acharné cet été. Et avec lui, l'achèvement de Klubs v2.

Les activités impliquent une multitude de communications telles que des invitations, des rappels, des confirmations, ... et tout cela à l'intention de différents groupes cibles tels que les membres ou les groupes de membres, les participants, ...

Avec le nouveau module de communication, les fonctionnalités suivantes sont disponibles

• Tous les types de communication : invitation, rappel, confirmation, remerciement, ...
• Sélection étendue des groupes cibles : groupes de membres, membres/invités/public, statut RSVP, type d'adhésion
• Editeur de texte : utilisation de tous les codes de vidage (champs de profil, champs méta, ...)
• Historique de la communication : révision et réutilisation
• Rapports : en particulier les actions de l'utilisateur (livrés, ouverts, clics)

Tout reste à lire dans le thème de soutien - Activités Communication

Alors que nous continuons à travailler avec diligence sur des mises à jour plus importantes (par exemple, la communication sur les activités) ce mois-ci, nous avons quelques changements plus petits sous le capot de la plateforme Klubs.

Facturation mensuelle

La facturation mensuelle vous permet de regrouper tous les coûts d'un membre et d'établir une facture mensuelle (non seulement les activités, mais aussi les consommations de bars, si ce module est installé).

Voir la rubrique d'assistance spécifique à ce sujet - Facturation mensuelle

Champ du profil - Explication

Comme pour les questions supplémentaires relatives à une activité, il existe désormais une explication pour les méta-champs du profil, afin de clarifier la question lors de l'inscription.

Plus d'informations sur Support - Champs méta du profil

Activités Méta-domaines - Membres/Public

Compte tenu de la nature différente de l'inscription à une activité par un membre ou par le lien public, les questions supplémentaires ont également été ajustées.

Désormais, il est possible de spécifier si les questions supplémentaires sont posées lors de l'inscription d'un membre ou lors de l'inscription via le lien public.

Plus d'informations sur Support - Activités Champs méta

Pour les articles de blog, un lien externe est ajouté à l'image du blog.

Ainsi, pour chaque article de blog, le logo du sponsor peut être inséré ou lié au site web du sponsor.

Pour nos deux liens (Yuki et Trésorier), nous avons élaboré les paramètres un peu plus loin.

Avec une indication des grands livres utilisés pour les deux, ou de la catégorie de vente, ainsi qu'un test de l'état du lien.

La comptabilité est requise ou nécessaire pour un certain nombre de clubs (ASBL, ainsi que les associations proprement dites). Nous vous renvoyons ici à une longue lecture sur la comptabilité.

Ensuite, il convient d'accorder une attention particulière au trésorier, un système comptable unique qui fait exactement ce qu'il représente, à savoir le trésorier de votre association.

Ainsi, en plus du lien avec Yuki, pour la comptabilité en partie double, il existe désormais un lien avec Penningmeester, pour la comptabilité en partie simple. Mais avec une automatisation complète (lien bancaire) et des rapports détaillés.

Trésorier, lisez tous les détails ici ou demandez une démonstration.

Dans le cadre des Klubs, il est possible d'établir un certain nombre d'invitations spécifiques, telles que

• Membres : réunions du conseil d'administration, groupes cibles spécifiques
• Prospects : activités publiques

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Soutien.

En cette fin d'année, certains clubs renouvellent toutes leurs adhésions annuelles. Au sein des clubs, il est désormais possible de renouveler plusieurs adhésions.

Le bouton de menu - Renouvellement des adhésions - permet également de renouveler plusieurs adhésions en même temps, en fonction du type, de la date ou d'autres paramètres. Cette opération s'effectue en 4 étapes

• Sélection - des adhésions à renouveler
• Paramètres - définir les paramètres des nouvelles adhésions
• Communication - mise en page du courrier autour de ce renouvellement
• Pièce jointe - aperçu de l'extension effective

Procédure complète sur la page d'assistance :- https://support.klubs.be/knowledge-base/lidmaatschap-hernieuwingen/