Les adhésions peuvent expirer tout au long de l'année. Cela s'explique par le fait que les adhésions peuvent débuter tout au long de l'année. Mais aussi parce que les adhésions peuvent avoir des durées variables.
Mais c'est surtout l'aspect financier de ces rénovations qui mérite qu'on s'y attarde. Et c'est là que Klubs intervient :
- Gestion - aperçu des adhésions avec indication de l'état
- Renouvellement individuel, par membre
- Renouvellement d'adhésions multiples sur la base de paramètres
- Traitement
Gestion
De base, voici la liste des adhésions, avec une indication si une adhésion est sur le point d'expirer ou a déjà expiré.
Vue d'ensemble
L'une des tâches consiste à revoir régulièrement cette liste de choses à faire en fonction des indications :
- [Renouveler - bouton bleu] : indication - expire bientôt (3 mois)
- [Renouveler - bouton rouge] : a déjà expiré
Renouvellement Individuel
Un clic sur le bouton Renouveler renouvelle l'adhésion.
Lors de ce renouvellement, des modifications peuvent être apportées en termes de type (en fonction de l'âge ou d'autres indications) et également en termes de date de fin. En outre, certaines indications financières et de communication peuvent être ajoutées.
Si l'adhésion n'est pas renouvelée, le membre recevra le statut "Expiré". Voir également la super rubrique sur le statut des membres à ce sujet.
Suivi financier
Elle est également gérée dans cette liste : Facturation et paiement.
Si nécessaire, une facture est préparée et transmise au service comptable concerné. Pour plus d'informations sur le suivi financier au sein des clubs d'affiliation, voir la rubrique d'aide Traitement financier et Procédure financière.
Communications par courrier
Un courrier est envoyé à chaque renouvellement, voir l'exemple ci-dessus. La mise en page du courrier peut être modifiée dans les paramètres.
Renouvellement d'adhésions multiples
Le bouton de menu - Renouvellement des adhésions - permet également de renouveler plusieurs adhésions en même temps, en fonction du type, de la date ou d'autres paramètres. Cette opération s'effectue en 4 étapes
- Sélection - des adhésions à renouveler
- Paramètres - définir les paramètres des nouvelles adhésions
- Communication - mise en page du courrier autour de ce renouvellement
- Pièce jointe - aperçu de l'extension effective
La sélection
La première étape est la sélection des affiliations à renouveler. Cette sélection d'affiliations similaires est nécessaire car cette procédure implique le renouvellement de plusieurs affiliations, donc toutes avec les mêmes paramètres en termes de type (montant) et de période.
- Type d'adhésion
- Date d'expiration
Il est possible d'affiner encore les choses en utilisant des signets individuels.
Paramètres
Pour toutes les adhésions sélectionnées, les paramètres sont définis ici :
- Type d'adhésion
- Date de fin : entrées spécifiques (fixe) ou calcul automatique basé sur le type d'adhésion (variable).
- Coût : entrées spécifiques (fixe) ou calcul automatique basé sur le type d'adhésion (variable).
Communications
Gérer la communication de ce renouvellement en indiquant d'envoyer du courrier, ou de changer le courrier par défaut.
Le courrier par défaut provient de la rubrique Paramètres - Textes des courriels(Textes des courriels / Administration / Renouvellement de l'adhésion).
Pièce jointe
Dans la dernière étape, une vue d'ensemble de l'extension effective avec indication des différents paramètres choisis.
Traitement
Le traitement de ces renouvellements suit.
Communications
Lors de chaque renouvellement, un courriel est envoyé au membre avec des informations sur ce renouvellement.
Le courrier par défaut provient de la rubrique Paramètres - Textes des courriels(Textes des courriels / Administration / Renouvellement de l'adhésion).
Statut
Chaque membre peut suivre son statut via son profil :
Adhésions. ou - https://demo.klubs.be/mymembership (où demo doit être remplacé par le nom de domaine de votre Klubs)
Paiement en ligne
Lorsque vous choisissez le paiement en ligne, vous avez la possibilité de payer en ligne via le bouton de l'écran Adhésion. Après le paiement, l'indication de paiement est réglée sur "payé".
Comptabilité
Si un logiciel de comptabilité est utilisé, un projet de facture est créé via l'interface à chaque renouvellement. Après examen, cette facture peut être définitivement créée et envoyée à partir du logiciel de comptabilité.
Le suivi se fait ici au sein du service comptable par le suivi des factures à recevoir ou l'envoi de rappels automatisés tardifs.
En cas de non-paiement de la facture d'adhésion, de toute note de crédit, et de radiation du membre par le changement du statut de membre en statut expiré.
Plus d'informations sur le suivi financier dans les rubriques d'assistance :- https://support.klubs.be/kb-category/financials/
Calendrier
Pour certains clubs, la période d'affiliation s'étend jusqu'à la fin de l'année de travail (31 décembre), mais les renouvellements ne sont créés qu'au cours de la nouvelle année de travail (pour une date comptable correcte).
Cela signifie que les membres n'auront plus accès à la plateforme le lendemain de l'expiration de leur adhésion, puis au cours du nouvel exercice.
Délai de grâce
Par conséquent, un paramètre de délai de grâce a été ajouté au niveau du club. Cela permet aux membres d'accéder à la plateforme pendant cette période intermédiaire, jusqu'à ce que l'administrateur mette en place un système de renouvellement des membres.