En attendant la prochaine version majeure (Activités d'inscription, Onboarding, Enquêtes), voici quelques versions de printemps.
Inscription - Personne supplémentaire
Lors de l'inscription d'une personne supplémentaire (après une inscription antérieure du membre), cette opération s'est un peu mal déroulée. En général, le membre s'est également inscrit lui-même.
La fonctionnalité de ce bouton a été modifiée et clarifiée, voir la capture d'écran :
Information Indication supérieure de l'inscription précédente : membre et invité.
Personne supplémentaire En dessous se trouve la fonctionnalité pour l'enregistrement supplémentaire.
Méta-champs - Tri
Avec l'option de tri, vous pouvez désormais également classer les champs méta pour rendre la requête plus claire et éventuellement, par extension, mettre en place une structure de champs supplémentaires.
Délai de grâce
Pour un certain nombre de clubs, la période d'affiliation s'étend jusqu'à la fin de l'année de travail (31 décembre). Or, les renouvellements ne sont créés que dans la nouvelle année de travail (pour une date comptable correcte). Cela signifie que les membres ne peuvent plus accéder à la plate-forme le lendemain de l'expiration de leur affiliation, puis dans la nouvelle année de travail.
Par conséquent, un paramètre de délai de grâce a été ajouté au niveau du club. Cela permet aux membres d'accéder à la plateforme pendant cette période intermédiaire, jusqu'à ce que l'administrateur mette en place un système de renouvellement des membres.
Certaines associations envoient un certificat (officiel) aux participants après avoir assisté à une activité.
Certificat de participation
Il est désormais facile de configurer cette fonction dans la communication d'activités. Il est ensuite possible de le personnaliser à l'aide des champs du profil additionnel.
À la fin de l'année, une reprise d'un certain nombre d'améliorations et de versions que nous avons récemment ajoutées à la plateforme.
Listes de téléchargements
Toutes les listes de téléchargement ont été révisées et mises à jour : ajout de nouveaux champs, mises à jour pour la lisibilité, dénomination. Vérifiez-les différemment :
Liste des membres : Administration / Gestion des membres - Télécharger
Participants à l'activité : Administration/Activité/Participants de la liste
Activités - Présence : Rapports/Activités - Tous les participants par activité
Avec notamment l'ajout d'une liste de participants présents/non inscrits/en attente, mais aussi le statut RSVP, des champs de profil supplémentaires, des champs méta d'activité, ...
Nombre de membres
Pour plusieurs listes, le nombre de membres actifs est indiqué dans une colonne séparée, ainsi que le lien vers la liste des membres concernés.
Communication - Groupe cible Payé
Bien que dix sélections de groupes cibles existent déjà dans la communication d'activité (Groupes de membres, Statut RSVP, Abonnements, ...), nous avons reçu la suggestion d'en ajouter une autre : les membres inscrits qui n'ont pas encore payé.
Nous les avons donc joints. Utile pour le suivi des paiements avec des communications et un ciblage distincts.
Interface utilisateur - Interrupteur à bascule
Pour faciliter l'ajustement (Oui/Non) dans une liste, nous avons ajouté des interrupteurs à bascule :
Activités Media : Photos et documents - Téléchargeables
Activités Participants : Statut payé
Participants à l'activité - Indication des invités
Sur la liste de présence (plateforme des membres), une indication conviviale a été ajoutée pour les invités.
Désinscription après la période d'annulation
Parmi les activités, il y a un certain nombre d'échéances de gestion, dont deux nécessitent quelques explications supplémentaires :
S'inscrire jusqu'à : il n'est plus possible de s'inscrire après cette date
Période d'annulation : Si vous vous désinscrivez pendant cette période, des frais peuvent être facturés le cas échéant.
Un exemple permet d'y voir plus clair. Après la date limite d'inscription (s'inscrire jusqu'au), l'activité est fermée parce que vous devez commander le service de restauration. Toutefois, vous autorisez encore les membres à se désinscrire (pour cause de maladie), ce qui vous permet d'ajuster le nombre de chaises et la table de couverture.
Si un membre se désinscrit pendant la période d'annulation, il recevra un e-mail séparé (Mail Texts - Activité de désinscription). Dans cet e-mail, vous pouvez mentionner les conditions de résiliation (frais, etc.).
Pour être informé de ces désinscriptions particulières, vous pouvez faire envoyer ces messages spécifiquement à l'administrateur. Pour ce faire, il vous suffit d'indiquer une adresse électronique dans la section Adresses électroniques supplémentaires, au bas du texte du courrier.
Personnalisation du courrier
Les campagnes de marketing par courrier ont ajouté un certain nombre de personnalisations (codes de dépôt) telles que les champs de profil, ainsi que les champs méta de profil. Et ce, à la fois dans l'en-tête et dans l'objet du courrier.
Comme nous l'avions déjà annoncé au printemps, le module Communication a fait l'objet d'un travail acharné cet été. Et avec lui, l'achèvement de Klubs v2.
Les activités impliquent une multitude de communications telles que des invitations, des rappels, des confirmations, ... et tout cela à l'intention de différents groupes cibles tels que les membres ou les groupes de membres, les participants, ...
Avec le nouveau module de communication, les fonctionnalités suivantes sont disponibles
Tous les types de communication : invitation, rappel, confirmation, remerciement, ...
Sélection étendue des groupes cibles : groupes de membres, membres/invités/public, statut RSVP, type d'adhésion
Editeur de texte : utilisation de tous les codes de vidage (champs de profil, champs méta, ...)
Historique de la communication : révision et réutilisation
Rapports : en particulier les actions de l'utilisateur (livrés, ouverts, clics)
Le présent accord de niveau de service et de support ("SLA") décrit les engagements de Klubs.be concernant la disponibilité de ses services et le support de sa plate-forme. Ce document a pour but de clarifier les niveaux de service et d'assistance attendus pour tous les utilisateurs de Klubs.be et de support.klubs.be.
1. Disponibilité du service
Klubs.be s'engage à fournir un service fiable et hautement disponible. Nous nous engageons à respecter les objectifs suivants en matière de disponibilité du service :
Disponibilité cible: 99,5 % de temps de fonctionnement par mois civil.
Ce calcul de disponibilité exclut les fenêtres de maintenance programmées, qui seront communiquées aux utilisateurs à l'avance, et les événements échappant à notre contrôle raisonnable (force majeure).
2. Niveaux de service et conditions d'admissibilité
Les demandes d'assistance sont classées dans différents niveaux de service en fonction de leur impact et de leur urgence. Cette catégorisation détermine la priorité et les délais de réponse et de résolution correspondants.
Toutes les demandes d'assistance doivent être soumises par courrier électronique à support@klubs.be pour être formellement enregistrées et traitées conformément à ces niveaux de service.
2.1. Critique
Conditions d'éligibilité :
La plateforme Klubs.be (ou une fonction essentielle) est totalement inaccessible ou non fonctionnelle pour un nombre significatif d'utilisateurs.
Une perte ou une corruption grave des données se produit ou est imminente.
Vulnérabilité majeure de la sécurité affectant les données des utilisateurs ou l'intégrité du système.
Type de support : Urgent, attention immédiate requise. Les solutions de contournement ou les solutions ont la plus haute priorité.
2.2. Haut
Conditions d'éligibilité :
Une fonction clé de la plateforme Klubs.be est inutilisable ou fortement réduite, affectant un grand nombre d'utilisateurs, mais la plateforme reste généralement accessible.
Erreurs récurrentes ou problèmes de performance qui entravent de manière significative l'expérience de l'utilisateur ou les fonctionnalités de base.
Problèmes d'intégrité des données affectant un sous-ensemble d'utilisateurs mais n'entraînant pas de perte totale de données.
Type de soutien : Priorité Attention. Efforts visant à rétablir la fonctionnalité ou à atténuer l'impact.
2.3. Moyens
Conditions d'éligibilité :
Les fonctions non critiques ne fonctionnent pas comme prévu, entraînant des désagréments mais n'empêchant pas l'utilisation principale de la plateforme.
Des bogues mineurs ou des incohérences dans l'interface utilisateur.
Demandes de clarification sur des postes existants qui ne sont pas critiques pour les opérations immédiates.
Type de support : Attention standard. Résolution prévue dans les cycles de développement de routine.
2.4. Faible
Conditions d'éligibilité :
Questions générales sur l'utilisation ou les fonctionnalités de la plate-forme.
Suggestions de nouvelles fonctionnalités ou d'améliorations.
Petits problèmes cosmétiques qui n'affectent pas le fonctionnement de l'appareil.
Les demandes d'information sont facilement accessibles dans la documentation.
Type de support : Question générale. Sera traitée dans la mesure où les ressources le permettent, ce qui pourrait conduire à des améliorations futures.
3. Délais de réponse et de résolution
Les délais suivants sont des délais cibles pour la réponse initiale et la résolution, applicables pendant les heures de bureau normales (du lundi au vendredi, de 9h00 à 17h00 CET), à l'exclusion des jours fériés. Les délais sont mesurés à partir du moment où l'e-mail d'assistance est reçu.
Niveau de service
Temps de réponse (objectif)
Temps de résolution (cible)
Critique
Dans l'heure qui suit
Dans les 4 heures
Haut
Dans les 4 heures
Dans un délai d'un jour ouvrable
Moyen
Dans un délai d'un jour ouvrable
Dans les 3 jours ouvrables
Faible
Dans les 2 jours ouvrables
En fonction des ressources disponibles
Remarque sur le délai de résolution : le "délai de résolution" correspond à la période qui s'écoule avant qu'une solution ou une solution de contournement ne soit fournie, ou qu'un plan d'action clair ne soit communiqué en vue d'une résolution. La résolution complète peut prendre plus de temps pour les problèmes complexes, mais des mises à jour régulières seront fournies.
4. Canal de soutien
Toutes les interactions et demandes d'assistance doivent être initiées et gérées par l'intermédiaire de l'adresse électronique dédiée à l'assistance :
Courriel : support@klubs.be
Veuillez inclure un objet clair et une description détaillée de votre problème, y compris des captures d'écran ou des étapes pour le reproduire le cas échéant, afin de nous aider à classer et à traiter votre demande efficacement. Pour accélérer l'assistance, veuillez indiquer clairement le club (et le sousclub le cas échéant) concerné, le module ou le composant spécifique (par exemple, membre, adhésion, activité, communication) et toutes les URL pertinentes.
5. Les exclusions
Cet accord de niveau de service ne couvre pas
Les problèmes résultant d'une mauvaise configuration du côté de l'utilisateur, de logiciels de tiers ou de problèmes de réseau échappant au contrôle de Klubs.be.
Demandes de développement personnalisé ou de fonctionnalités qui ne font pas partie de la plateforme Klubs.be.
Mauvais usage du système de soutien.
6. Révision et amendements
Ce SLA sera revu périodiquement et pourra être modifié si nécessaire par Klubs.be. Toute modification importante sera communiquée à l'avance aux utilisateurs.
Nous nous efforçons de vous fournir la meilleure assistance et les meilleures fonctionnalités possibles. C'est pourquoi nous avons optimisé notre approche de l'assistance et des versions logicielles.
Approche de soutien
Nous distinguons deux types de questions d'assistance afin de vous aider le plus efficacement possible :
Aide d'urgence
Lorsque des fonctionnalités essentielles ne fonctionnent pas ou mal, nous nous en occupons immédiatement. Nous vous demandons de créer un ticket à cet effet, de préférence avec les précisions nécessaires (telles que des captures d'écran ou une description de la situation spécifique).
Nous communiquons immédiatement avec vous pour obtenir des informations supplémentaires, nous effectuons une première analyse et, si possible, nous fournissons immédiatement une solution de contournement. Et, bien sûr, nous fournissons une mise à jour spécifique sur le problème dès que possible.
Soutien moins urgent
Il s'agit de petits problèmes qui n'interfèrent pas avec le fonctionnement normal du logiciel. Nous les regroupons par module fonctionnel et les résolvons, souvent dans le cadre d'une version plus importante.
Gestion des versions
Pour développer davantage les changements fonctionnels ou ajouter de nouvelles fonctionnalités, nous les regroupons dans des modules de diffusion plus importants.
Cette approche est nécessaire car les mises à jour ont souvent un impact sur plusieurs modules, tels que les communications et les intégrations avec les systèmes comptables. En les regroupant, nous garantissons une mise à jour plus stable et plus cohérente. - Voir notre blog sur les versions - Version
Établissement de priorités
Tant pour les questions d'assistance que pour les versions prévues, nous évaluons toujours soigneusement si la modification offre une valeur ajoutée évidente pour vous en tant qu'utilisateur et si elle est utile ou nécessaire pour plusieurs associations.
Cela garantit que nos efforts sont toujours concentrés sur les améliorations les plus significatives.
Un plan de continuité pour une plateforme logicielle est une approche stratégique qui décrit comment le logiciel, les données et les services sont protégés et maintenus pour assurer la continuité opérationnelle, même en cas d'événements imprévus, tels que des pannes, des catastrophes ou des changements dans les conditions d'activité. Le plan comprend des mesures de sauvegarde, de récupération, de maintenance et de transition pour garantir que la plateforme continue de fonctionner et que les données sont en sécurité même en cas de difficultés et d'imprévus.
Infrastructure et sécurité
La plateforme klubs.be est hébergée chez Combell, le plus grand fournisseur de serveurs en nuage de Belgique, dans le cadre d'un accord-cadre solide. L'infrastructure de Combell comprend des systèmes redondants, des pare-feu avancés, des systèmes de détection d'intrusion et des audits de sécurité réguliers pour protéger contre les accès non autorisés et les cybermenaces, ce qui garantit un environnement sûr et stable pour toutes les données et activités de Klubs.be. Klubs a configuré l'infrastructure de Combell pour garantir un temps de disponibilité de 99,5 % sur une base annuelle.
Processus d'assistance à la clientèle
La plateforme Klubs a été développée par Pandafish pour Klubs bv (en tant que titulaire de la licence). Les logiciels numériques sont le cœur de métier de Pandafish, qui a développé et maintenu plus d'une centaine d'applications personnalisées. Parmi celles-ci, une trentaine d'applications critiques, dont certaines fonctionnent dans des environnements exigeants, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, comme les hôpitaux, ce qui témoigne de leur expertise avérée en matière de maintenance de systèmes à haute disponibilité. Pandafish fournit une assistance et une maintenance complètes pour toutes ces applications, garantissant une compréhension approfondie de l'architecture et des exigences opérationnelles de la plateforme Klubs.be.
Sauvegarde et récupération des données
Les Klubs sauvegardent les données de chaque plateforme de club afin de se prémunir contre d'éventuelles calamités. Le régime de sauvegarde suivant est mis en œuvre :
Sauvegarde complète : effectuée quotidiennement, avec une période de rétention d'un mois.
Sauvegarde historique : effectuée mensuellement, assurant une conservation des données à long terme.
Toutes les sauvegardes sont stockées hors site dans des formats cryptés afin de garantir l'intégrité et la confidentialité des données, et des tests réguliers sont effectués pour vérifier la récupérabilité des données.
La restauration des sauvegardes individuelles ne fait pas partie du service standard et ne peut être effectuée que moyennant paiement, sous réserve d'un accord distinct.
Plan d'urgence
Si Klubs cesse d'exister en tant que titulaire de licence, il existe un accord formel avec Pandafish, le développeur de la plateforme, qui le rend principalement responsable de l'hébergement et de l'exploitation de l'application. En outre, Klubs a conclu des accords et des garanties explicites avec le fournisseur d'hébergement (Combell) selon lesquels la plateforme continuera à être prise en charge par Klubs pendant au moins trois mois après l'arrêt du service. Cette période de transition critique vise à donner aux utilisateurs suffisamment de temps pour récupérer leurs données en toute sécurité et prendre d'autres dispositions, afin de minimiser les perturbations.
Fonctions d'exportation de données
Les données fournies par le club et le contenu de la plate-forme peuvent être récupérés par le club et stockés sur son propre support de stockage grâce à diverses fonctions d'exportation. Cela s'applique en particulier aux ensembles de données clés, tels que.. :
Liste des membres (y compris les champs méta)
Historique des adhésions
Activités (dates des activités, paramètres, y compris la participation)
Ces données exportées sont fournies dans des formats communément disponibles et accessibles (par exemple CSV, Excel), de sorte qu'elles peuvent être facilement ouvertes et utilisées avec des applications logicielles standard.
Ces articles font partie intégrante du contrat logiciel entre Klubs et Pandafish et visent à assurer la continuité et la sécurité des données pour tous les utilisateurs de Klubs.be.
Bars propose un suivi de la consommation des bars par les membres, avec liste des produits, enregistrement des commandes de tablettes et lien vers la facturation des membres.
Mise en place
La configuration s'effectue à l'aide d'un écran de saisie sur l'ordinateur
Mise en place simple des produits avec la spécificité suivante :
Produit Désignation du bar Consommation
Catégories Sont regroupées en bas de la fenêtre de commande, pour une sélection rapide lors de la commande.
Informations sur les prix et indication de la TVA
Favoris Stand, séparément, en haut de la fenêtre de commande
Utilisation
Enregistrement des commandes
Les commandes sont prises à l'aide d'une tablette
Prise de commande facile par :
Attribuer une commande à un membre - Liste des membres des clubs
Favoris - les commandes les plus populaires Ou choisissez parmi la liste complète via les catégories
Numéro via les touches ⨁ ou ⊖.
Ajouter à la commande - Ajouter à la commande
Revue de commande
Après l'ajout à la commande, cet écran présente un résumé de la commande.
Possibilité de modifier les numéros et la répartition.
Confirmer la commande
Après les confirmations, la commande est définitive et prête à être facturée.
Administration
Une administration simple avec les énoncés suivants.
Commandes
Aperçu des commandes avec indication de la date, du montant et de l'état de la facturation
Détail des commandes
Un détail peut être demandé pour chacune de ces commandes. Dans ce cas, les lignes de commande peuvent être supprimées ou la commande peut être attribuée différemment.
Facturation
Les commandes énumérées peuvent être facturées via :
Facturation des commandes - par commande
Facturation mensuelle - groupée par mois
Facturation des commandes
Indication des commandes à facturer
Facturation mensuelle
Un récapitulatif des commandes pour la facturation mensuelle. Et ce, via l'interface de facturation bien connue de Klubs. - Support Facturation mensuelle
Les membres
Une vue d'ensemble des membres avec la possibilité d'afficher le détail de leurs commandes et dépenses.
Alors que nous continuons à travailler avec diligence sur des mises à jour plus importantes (par exemple, la communication sur les activités) ce mois-ci, nous avons quelques changements plus petits sous le capot de la plateforme Klubs.
Facturation mensuelle
La facturation mensuelle vous permet de regrouper tous les coûts d'un membre et d'établir une facture mensuelle (non seulement les activités, mais aussi les consommations de bars, si ce module est installé).
Comme pour les questions supplémentaires relatives à une activité, il existe désormais une explication pour les méta-champs du profil, afin de clarifier la question lors de l'inscription.
Compte tenu de la nature différente de l'inscription à une activité par un membre ou par le lien public, les questions supplémentaires ont également été ajustées.
Désormais, il est possible de spécifier si les questions supplémentaires sont posées lors de l'inscription d'un membre ou lors de l'inscription via le lien public.
