La déclaration de confidentialité ci-jointe constitue la déclaration de confidentialité standard. Tous les membres l'acceptent lors de leur inscription ou de leur activation.
Clubs - Déclaration de confidentialité - https://demo.klubs.be/myprivacy
Déclaration de confidentialité
1. Pourquoi cet avis de confidentialité ?
Comme vous êtes une personne physique identifiable de manière unique sur la base de ces données, un consentement explicite doit être donné avant d'être autorisé à traiter ces données, à la fois pour le club et pour KLUBS, le logiciel qui sous-tend cette application.
Nous traitons ces données conformément à la législation sur la protection de la vie privée du 8 décembre 1992 et, par extension, à la législation modifiée GDPR du 27 avril 2016 relative à la protection accrue des données à caractère personnel.
En utilisant cette application, vous consentez au traitement des données tel que décrit dans la présente déclaration de confidentialité. Votre club a le droit de modifier cette déclaration de confidentialité à tout moment. Toute modification substantielle sera communiquée aux utilisateurs et nécessitera un consentement explicite via le logiciel.
2. Qui est responsable du traitement des données à caractère personnel ?
2.1. Responsable du traitement
Le club agit en tant que responsable du traitement des données à caractère personnel. Si vous souhaitez modifier (ou faire modifier) vos données, vous pouvez toujours le faire via vos personnes de contact au sein du club ou via votre propre profil. Le club dispose des capacités nécessaires dans le cadre de la législation GDPR pour supprimer vos données, les exporter de la plateforme et les modifier si nécessaire.
2.2. Responsables du traitement
KLUBS agit en tant que responsable du traitement des données et ne peut modifier lui-même quoi que ce soit dans les profils sans l'accord exprès du responsable du traitement.KLUBS agit en tant que partie technique pour maintenir le logiciel et collecte par conséquent sur ses serveurs les données personnelles nécessaires au fonctionnement de la plate-forme. En cas d'accès direct à certaines données, KLUBS demandera toujours l'approbation du responsable du traitement.
3. Motif de la transformation
Nous traitons vos données sur la base d'un consentement explicite (opt-in après l'inscription ou la création d'un compte). Si la personne responsable du club modifie ou ajoute des données à votre profil, elle le fait uniquement sous sa propre responsabilité et sur la base du consentement de l'utilisateur. Si, par exemple, il existe une adhésion officielle avec des conditions d'utilisation entre le club et l'utilisateur, cela peut également être considéré comme un motif de traitement pour permettre la gestion du club.
4. Quelles sont les données traitées ?
KLUBS ne traitera que les données nécessaires pour garantir votre accès à la plate-forme. Il s'agit des champs suivants : adresse électronique, nom et prénom, mot de passe. Toutes les informations supplémentaires du profil peuvent être complétées par le contrôleur et l'utilisateur. Comme le club lui-même peut créer un nombre illimité de champs de profil, celui-ci peut contenir toutes sortes d'informations. Toutefois, le responsable du traitement s'engage à ne demander que les données nécessaires au traitement des données relatives à l'adhésion de l'utilisateur (par exemple, les coordonnées, les données relatives à l'entreprise, la date de naissance, le sexe, la nationalité, la photo de profil, etc.)
Les données personnelles ne peuvent être récupérées qu'après l'approbation expresse demandée lors de la première utilisation de la plateforme.
5. Pour quelles raisons mes données sont-elles traitées ?
KLUBS et le responsable du traitement collectent vos données à caractère personnel uniquement dans le but d'optimiser la gestion des membres, de fournir un aperçu des profils des membres et de s'inscrire à des activités ou à des adhésions. Ce traitement est donc considéré comme essentiel pour assurer le fonctionnement optimal du club.
Vos données seront traitées aux fins suivantes :
- Accorder à l'utilisateur l'accès à la plate-forme
- Pour gérer et configurer les adhésions et les accès de l'utilisateur
- Pour que l'utilisateur puisse enregistrer des activités
- Permettre à l'utilisateur d'interagir avec d'autres utilisateurs
- Assurer un fonctionnement efficace et harmonieux du club
Lors de l'utilisation de l'application, des journaux d'utilisateurs peuvent être enregistrés, qui indiquent quand et comment l'utilisateur a utilisé l'application. Ces données ne sont utilisées qu'à des fins statistiques et ne sont en aucun cas utilisées pour confronter les utilisateurs à leur comportement de navigation.
6. Qui traite vos données à caractère personnel soustraitant
Vos données sont traitées pour un usage interne uniquement. Toutefois, KLUBS peut faire appel à des sous-traitants pour le fonctionnement optimal de l'application. À cette fin, nous veillons toutefois à ce que vos données ne soient pas envoyées à des sous-traitants inconnus situés en dehors de l'UE. En approuvant cette déclaration de confidentialité, vous acceptez également le traitement par les sous-traitants suivants :
- Combell - hébergement de la base de données et de l'application Conservation illimitée tant que KLUBS fait appel à cette partie pour l'hébergement.
- Mailgun - publipostage transactionnel, obtention de l'adresse postale + courrier html, avec une durée de conservation maximale de 3 jours.
- Yuki / Trésorier / Mollie - s'il existe des liens via les API, nous nous référons aux conditions de traitement de ces parties car le club conclut toujours un accord direct avec elles.
KLUBS prendra les précautions juridiques et techniques nécessaires pour éviter toute utilisation non autorisée de l'application. En cas de violation des données, KLUBS mettra tout en œuvre pour protéger les données aussi rapidement et efficacement que possible et pour empêcher toute utilisation abusive. En tant qu'utilisateur, vous serez immédiatement informé comme l'exige la loi.
7. Combien de temps vos données seront-elles conservées ?
Vos données seront traitées aussi longtemps que nécessaire pour le fonctionnement du club. Lorsque l'utilisateur n'est plus membre, il peut choisir de supprimer les données immédiatement, faute de quoi les données seront conservées par défaut pendant un an à des fins de marketing et de réactivation.
8. Quels sont mes droits en tant qu'utilisateur ?
8.1 Traitement légitime et protection des données
Vos données sont toujours traitées de manière légale et légitime au sens de l'article 5. Elles sont traitées dans un environnement sûr et pertinent et ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire dans le cadre de la demande.
8.2 Droit d'accès aux données
Si vous le souhaitez, un utilisateur peut demander le droit d'accéder à ses données. Bien entendu, cela peut se faire via le profil où les données peuvent être gérées et copiées par l'utilisateur. En outre, l'utilisateur a également le droit de demander au responsable du traitement un aperçu de toutes les données traitées. Ce dernier fournira alors un aperçu de toutes les données traitées, y compris les adhésions et la participation à des activités. Le responsable du traitement s'engage à traiter ces demandes dans un délai raisonnable (1 semaine).
8.3 Droit de rectification des données
Les données traitées de manière incorrecte peuvent être rectifiées dans l'application par l'utilisateur et le responsable du traitement.
8.4 Droit à l'oubli
Chaque utilisateur a toujours le droit d'être oublié dans l'application et la base de données. Différentes règles s'appliquent à cet égard, une telle demande devant toujours être approuvée par le responsable du club. Le traitement des données peut être nécessaire pour permettre la poursuite de l'adhésion. Dans les cas suivants, un utilisateur peut faire effacer ses données :
- Il n'y a pas d'autre base juridique pour le traitement des données, par exemple en cas d'expiration de l'adhésion ou de désinscription de declub.
- Retrait du consentement explicite donné précédemment dans le cadre du présent avis de confidentialité
- Lorsque les données ont été traitées ou obtenues de manière illicite
- Lorsque le législateur exige la suppression des données
En cas de suppression des données, KLUBS se réserve le droit de réduire les noms des personnes à des initiales et de limiter les adresses électroniques au format a@g*.c(étant alexander@gmail.com) afin de fournir des statistiques et des preuves de la suppression. Toutes les autres données personnelles ne seront pas rendues anonymes mais seront supprimées.
9. Comment puis-je exercer mes droits ?
Dans la plate-forme, les utilisateurs peuvent exercer leurs droits via la boîte à outils profil / vie privée. En cas d'échec, l'administrateur du club peut toujours être contacté.
10. Plaintes
En cas de plainte concernant le traitement des données personnelles par KLUBS ou le club lui-même, l'utilisateur peut déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données à l'adresse https://www.privacycommission.be.
11. Délégué à la protection des données
KLUBS est assisté dans cette tâche par un délégué à la protection des données certifié. Il peut également être consulté à tout moment via dpo@klubs.be. Le traitement des données a également été signalé à l'Autorité belge de protection des données.