La gestion de la participation couvre l'ensemble du flux de participation d'un membre à une activité et passe par les étapes suivantes, ainsi que par les différentes listes de l'activité :
- Invités RSVP
Liste des invitations et statut des RSVP - Inscriptions
Statut des inscriptions, des annulations, des listes d'attente - Présence - également avec la vue mobile et le curseur de présence
Liste de présence pratique à utiliser pendant l'activité - Facturation
Interface de facturation complète avec les totaux pour les membres et les invités
Au bas de cette rubrique, vous trouverez également une procédure concernant les listes d'attente.
Et un type distinct : Activité - Organisation externe.
Invités RSVP
Après avoir envoyé une invitation, vous pouvez suivre le statut des invités ici, avec une indication de leur statut RSVP.
Avec une option d'édition pratique pour l'administrateur dans la colonne RSVP.
Entrées
Après l'enregistrement, les invités peuvent être suivis en termes de statut avec les participants.
Et ceci en deux vues :
Administration
L'administration pure des abonnements avec indication des informations d'administration : moment de l'enregistrement, désinscription possible, deux curseurs(Facturation et Paiement) et Actions (Info et Supprimer).
Informations sur les membres
La deuxième vue (onglet Informations sur le membre) fournit des informations supplémentaires sur le membre, notamment à partir des champs méta.
Les champs qui apparaissent ici sont déterminés par le bouton Gestion des membres :
- Administration / Gestion des membres - Affichage
Présences
La liste de présence est alors plus susceptible d'être utilisée pendant l'activité elle-même pour enregistrer les participants.
Cette liste comprend également une vue mobile, pratique à utiliser sur un smartphone ou une tablette.
Cette liste est contrôlée à partir des paramètres avancés.
Avec la possibilité de suivre avec précision le temps d'entrée et de sortie.
Et aussi vérifier la présence d'un QR scan (ID, ...)
Gestion des listes d'attente
Au sein des Klubs, les activités sont gérées par une liste d'attente.
[L'utilisation des listes d'attente est gérée par le biais d'un paramètre avancé.]
Si le nombre d'inscriptions est limité (nombre déterminé dans les Paramètres de l'événement - Nombre total de places disponibles), seul ce nombre de personnes peut s'inscrire.
En cas d'inscriptions supplémentaires, elles seront placées sur la liste d'attente et ces participants recevront un avis ainsi qu'un courrier séparé contenant des informations sur leur inscription sur la liste d'attente.
Ceci est clairement indiqué dans la liste de synthèse des activités, voir le tableau de la dernière ligne :
- 20 : nombre de places disponibles
- 43 : nombre d'inscriptions - donc vraisemblablement sur liste d'attente
Toutefois, il est entendu que l'administrateur du club reste maître de ce qu'il fait de la liste d'attente. Vous pouvez le faire en allant dans l'administration de l'activité et en regardant la liste des présences.
S'il y a une liste d'attente, elle apparaîtra en bas du tableau.Vous pouvez également modifier cette liste d'attente, par exemple, pour les participants qui indiquent qu'ils ne veulent/peuvent plus figurer sur la liste d'attente.Modifier via le bouton ⓘ, supprimer via le bouton 🗑.
Si vous souhaitez déplacer une personne de la liste d'attente vers la liste des participants, vous pouvez l'ajouter manuellement en cliquant sur le bouton Ajouter un participant.
Activité - Organisation externe
Pour les activités publiées à l'intention des membres, mais pour lesquelles l'inscription se fait par l'intermédiaire d'une organisation externe, cela peut être indiqué dans les paramètres de l'activité (Indication - Inscriptions par l'intermédiaire d'une organisation externe ?)
Il en résulte que les boutons RSVP n'apparaissent pas sur le courrier d'invitation et que le bouton d'abonnement à l'activité est omis. Il y a également des indications sur les détails pratiques de l'activité.
Les détails de l'activité doivent alors inclure les procédures d'enregistrement, par l'intermédiaire de l'organisation externe.