Dans Klubs, nous avons mis en place un outil de sélection de lignes. Celui-ci permet aux administrateurs d'effectuer rapidement des actions sur plusieurs enregistrements à la fois.
Les actions de workflow disponibles dépendent du contexte et varient en fonction de l'environnement : affichage :
Les membres
Effectuer des actions de workflow dans la liste des membres – ajouter à un groupe de membres / modifier le statut d'un membre
Groupe de membres
Statut de membre
L'adhésion
Effectuer des actions de workflow au sein des abonnements – modifier le statut d'un abonnement
Statut du paiement
Modifier la date de fin
Supprimer (?)
ou ajouter à un groupe de membres / modifier le statut de membre
Groupe de membres (synchronisation du type d'adhésion avec le groupe de membres)
Statut de membre (par exemple, de « non payé » à « expiré »)
Présence
Gérer la liste de présence – modifier le statut de présence
Se désabonner
Statut du paiement
À facturer
ou ajouter à un groupe de membres / modifier le statut de membre
Groupe de membres
Statut de membre (ajouter des invités à la liste des prospects)
Certaines associations délivrent des certificats d'adhésion.
Mise en place
Pour les certificats, une configuration simple dans les paramètres avancés :
Arrière-plan – Certificat « » : format jpeg, 1920 x 1080 px
Titre – ou vide si pré-imprimé , par exemple « Certificate Membership »
Texte d'information Le texte effectif du certificat, avec les codes courts suivants : – Association – #club_name – Type d'adhésion – #membership – Date de début de l'adhésion – #start_date – Date de fin de l'adhésion – #valid_until – Entreprise – #company
Couleur du texte pour le titre, le nom et le texte d'information : avec sélection multicolore
Utilisation
Les certificats valides peuvent être téléchargés depuis le profil du membre. (yourclub.klubs.be/myprofile). Sous-menu = Mes adhésions
Dans Klub, vous travaillez avec des mandats de gestion. Ceux-ci vous permettent de déterminer précisément qui peut effectuer quelles actions au sein du club. Au lieu de cocher manuellement chaque paramètre, vous pouvez utiliser des rôles prédéfinis pour attribuer rapidement les droits appropriés aux membres de votre conseil d'administration.
Mandats de gestion
Un mandat est un ensemble de droits spécifiques (autorisations). Klubs propose les mandats standard suivants, qui correspondent aux fonctions au sein d'un comité de club :
Mandats disponibles
Dans le menu Rôles d'administrateur, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Mandat
Focus
Principaux droits
Gestion du club
Contrôle total
Accès à tous les paramètres, à la gestion des utilisateurs et aux intégrations.
Coordination
Direction quotidienne
Gestion des membres, des activités et de la communication.
Gestion des membres
Rôle de secrétaire
Création de membres, gestion des adhésions et modification des profils.
Activités
Responsable événementiel
Création d'activités, suivi des présences et communication.
Financier
Trésorier
Facturation, rapports financiers et cotisations.
Consultation
Lecture seule / Consultation
Consultation des membres et des rapports sans modifications.
Rôles
Il s'agit alors des droits au niveau du menu ou même de la fonction pour un rôle spécifique. Ceux-ci sont classés dans les grands modules d'une plateforme de gestion de club.
Gestion des membres
Gestion des activités
Opérationnel
Marketing
Rapport
Mise en place
Chaque administrateur peut attribuer des mandats de gestion dans son profil de membre. Les paramètres par défaut peuvent alors être affinés en fonction de rôles spécifiques.
Rapports
Au sein des institutions, un aperçu des rôles attribués. (Uniquement pour l'administrateur du Club ou les mandataires ayant le rôle Gestion des utilisateurs).
La Fédération peut être davantage séparée pour une structuration et une communication plus optimales avec les départements et les fonctionnaires.
Départements
Au sein du club principal, des départements peuvent être créés dans une structure d'entreprise .
Ici, tous les départements, à l'exception du multi-club, sont repris en tant qu'entité corporative.
Départements – Fonctionnaires
Les responsables du département (présidents, secrétaires, trésoriers, etc.) peuvent ensuite être ajoutés en tant que membres à ce niveau principal au sein de leur département (structure d'entreprise).
Cela donne une image claire des départements au sein de la structure de la Fédération.
Départements – Fonctions
De plus, des groupes de membres peuvent être configurés pour utiliser les différentes fonctions au sein des départements séparément pour la communication.
Utilisation
Une configuration au sein du club principal avec une structure d'entreprise et des groupes de membres offre les possibilités suivantes :
aperçu des membres du conseil par département
regroupement des fonctions via des groupes de membres, pour une communication séparée
membres supplémentaires, par exemple pour l'Assemblée générale de la Fédération
Communications
La Fédération offre également la possibilité de communiquer avec tous les membres affiliés.
Rapports
Reporting spécifique, ensuite pour les Types d'Adhésion, liés à la Fédération.
Étant donné que ces membres spécifiques sont également membres de l'association faîtière, une communication distincte est également prévue dans le cadre des campagnes par e-mail.
Rapports
Rapports des membres de tous les départements avec cette adhésion spécifique à la Fédération, à la fois sous forme de liste et de téléchargement.
Les sections peuvent organiser leurs propres activités, réservées à leurs membres. Les activités organisées par la Fédération ou par les sections peuvent être mises à la disposition de toutes les sections.
Et cela à deux niveaux :
Activités fédérales : organisées par la Fédération pour toutes les sections
Inter-Département : organisé par un département, accessible à tous les départements
Pour ce faire, il suffit d'indiquer cette possibilité pour chaque activité (dans les paramètres d'activité).
L'activité apparaîtra alors dans le calendrier des activités des différents départements, avec la mention « Organisé par un autre département » ou « Organisé par la fédération ».
Si, au sein d'une fédération, les sections peuvent consulter les membres des autres sections (voir Paramètres de la fédération), ceux-ci apparaissent dans la liste des membres.
Environnement de l'utilisateur
Pour les membres qui sont affiliés à plusieurs sections, un sélecteur pratique est disponible en haut du menu, permettant de passer facilement d'un Multi-club à l'autre.
L'identification se fait en utilisant la même adresse email au sein des différents clubs.
Fédération – Types d'adhésion
Au sein d'une fédération, un type d'adhésion spécifique peut être mis en place, lié au niveau de la fédération :
Type d'adhésion au niveau départemental, avec accès aux services de la Fédération
Indication de la contribution pour l'association faîtière
Une fédération est une organisation faîtière qui regroupe différents clubs, associations ou organisations partageant un objectif ou un intérêt commun. Elle offre un soutien, une coordination et une défense des intérêts à ses membres affiliés et peut proposer des services ou des moyens pour renforcer le fonctionnement des clubs.
Spécifiquement pour les fédérations, au sein des clubs, suivi de :
Structure hiérarchique : fédération et divisions
Gestion des membres
Adhésions – Cotisation fédérale
Gestion des activités – Activités fédérales et interdépartementales
Communications
Rapports
Configuration de la fédération
Dans la configuration de la fédération, différents paramètres sont disponibles dans les paramètres avancés. Une partie de ceux-ci peut être gérée par l'administrateur de la fédération. En outre, l'administrateur du club peut modifier les paramètres supplémentaires une seule fois ; cela se fait alors en concertation, en fonction de la structure de la fédération spécifique.
Fédération – Sections
Dans Klubs, la structure hiérarchique est divisée en Main (principal), la fédération, et Sub (secondaire), les sections.
La mise en place du club principal est donc importante, car un certain nombre d'éléments sont adoptés ici dans chaque département.
Départements
Les sections sont des entités distinctes (multi-clubs) qui peuvent fonctionner indépendamment les unes des autres. Et ce, en termes de :
Paramètres séparés par club : image de marque, liste des membres, paramètres des membres, suivi de la comptabilité, paramètres des activités, ...
Des communications totalement distinctes : branding, textes d'e-mail, mailings, ...
Suivi comptable séparé éventuel
...
De plus, le Koepel ou club principal est également un multi-club, avec une gestion indépendante.
Départements – Mise en place
L'ajout de départements se fait en fonction de la configuration du club principal, où des éléments spécifiques peuvent être adoptés.
Lorsque les questions suivantes sont importantes :
Types d'adhésion Cela est particulièrement vrai pour les types d’adhésion liés au niveau de la fédération ;
Champs méta sur le profil du membre Il s'agit de la gestion conjointe d'informations de profil spécifiques ;
Maintien de la structure organisationnelle (entreprise / membres)
La fonctionnalité Multi-Club vous permet d'avoir une structure à plusieurs niveaux (principale et secondaire) et donc plusieurs clubs au sein d'une même installation Klubs. Avec deux structures possibles :
Association du dôme
Fédération
Association du dôme
Une association faîtière regroupe différentes entités sous une organisation commune, par exemple différents pays ou sections au sein d'une association d'anciens élèves, car elles ont une image de marque, des activités et des lieux d'événements spécifiques.
La fonctionnalité multi-club offre les possibilités suivantes :
Paramètres séparés par club : image de marque, liste des membres, paramètres des membres, suivi de la comptabilité, paramètres des activités, ...
Des communications totalement distinctes : branding, textes d'e-mail, mailings, ...
Suivi comptable séparé éventuel
Signature unique pour la gestion générale
Gestion centrale du GDPR au niveau du dôme
Possibilité d'activités, d'installations et d'échanges multi-clubs
Utilisation
Grâce au sélecteur pratique situé en haut du menu, vous passez facilement d'un Multi-club à l'autre.
Groupes de membres
La différence avec les groupes de membres (au sein d'un club) ?
Les groupes de membres sont alors principalement utilisés pour les invitations destinées à des groupes cibles spécifiques (au sein d'un club).
Paramètres avancés: outre les paramètres habituels par module fonctionnel, une section Options avancées est désormais disponible. Assistance ,membres corporatifs,multi-clubs, etc.
Abonnements: pour les associations qui proposent des séries de cours ou des abonnements Support – Abonnements
Notifications lors de la désinscription: désormais par e-mail séparé, pendant ou en dehors de la période d'annulation Support – Activités Communication
Et bien d'autres mises à jour et versions « sous le capot », telles que
#shortcodes : ajout de champs à remplir (#price_members, #activityid, …, notamment pour les activités
Téléchargement : extension et révision des téléchargements : liste des activités, liste des membres, adhésions, etc.
Type d'activité – Organisation externe : pas de boutons RSVP, autres aspects pratiques
E-mails tests : possibilité d'envoyer des e-mails tests à des adresses e-mail spécifiques.
Déclaration de confidentialité : création d'une version spécifique pour les clubs
Conditions générales : possibilité de publier les conditions générales
Paramètres TVA : option supplémentaire – Non soumis à la TVA
Activités Questions supplémentaires : modification complète, suppression, modification de l'ordre
Aperçu 2026
En 2026, prévu et certainement mis en œuvre (étant donné qu'il est déjà partiellement testé dans certains clubs pilotes).
Billit Intégration de Billit pour les factures Peppol, mais aussi comme passerelle vers une quarantaine de logiciels de comptabilité.
Paiements en ligne Extension des paiements en ligne avec Wordline Saferpay et Wordline Direct (GoPay/Ogone)
Association faîtière Poursuite de l'expansion avec les activités faîtières, la structure fédérale, les rapports des membres,
Autorité Élaboration des rôles et des autorités pour la fédération / le sous-club, puis par fonctions opérationnelles
Enquêtes La fonction d'évaluation des activités est désormais un module distinct, avec une communication, des groupes cibles, etc. distincts.
Boutique en ligne Une boutique en ligne complète pour les membres, avec un traitement financier intégral.
Gestion de la participation En particulier l'enregistrement des présences via un code QR ou un identifiant
Newsletter Modification de l'éditeur pour l'intégration d'une mise en page HTML complète
Et quelques mises à jour Under the Hood
Hébergement : sur un serveur Klubs distinct, pour plus de sécurité et de stabilité
Serveur : mise à niveau de la configuration du serveur (stack LEMP)
Rapports sur les e-mails : rapports détaillés sur les communications par e-mail, aperçu des e-mails effectivement envoyés
Rapport du club : localisation des membres via Google Maps, pyramide des âges, etc.
Nous sommes heureux devous annoncer que toutes les mises à jour prévues pour l'année prochaine resteront disponibles au même prix que précédemment. C'est notre cadeau pour la nouvelle année.
Avis TrustPilot
Vous avez une expérience positive avec Klubs ? Faites-le-nous savoir en laissant un avis sur TrustPilot. Cela nous aidera à continuer à nous développer et à optimiser encore davantage notre logiciel pour les associations comme la vôtre. Votre avis est donc très important et utile pour nous. –N'hésitez pas à laisser un avis surTrustPilot.
