Afin d'aider les instances dirigeantes des associations et fédérations modernes, nous avons lancé un système complet degestion des fonctions.
Il s'agit d'un module distinct qui doit donc être activé dans les paramètres.
Définir les fonctions standard
Créez un ensemble uniforme de fonctions (par exemple, président, trésorier, secrétaire) qui puisse être appliqué de manière cohérente dans l'ensemble de votre fédération ou de votre réseau de clubs.
Attribution aux profils des membres
Associez ces fonctions directement aux profils individuels des membres pour une meilleure clarté organisationnelle.
Indiquez les dates de début et de fin pour chaque fonction attribuée ;
Possibilité d'ajouter un champ de commentaire (éventuellement pour la validation)
Les différentes fonctions (actives) peuvent être consultées juste en dessous de la photo sur le profil
Approbation centralisée
Les grandes organisations peuvent désormais mettre en place une procédure d'approbation pour les rôles attribués au niveau des sous-clubs.
Fonctionnalité au niveau global pour l'approbation / le rejet
Possibilité d'ajouter un commentaire dans le champ
Aperçu de la liste des fonctions et de toutes les fonctions actuelles
Sortie – Bientôt disponible
Dans notre prochaine mise à jour, vous pourrez envoyer enun seul clic des communicationsspécialement destinées à ces rôles.
Après avoir franchi une étape importante début 2026 avec le lancement d'Authority Management et l'introduction de Klubs V3, nous continuons sur notre lancée. Cette version d'avril apporte à la fois des optimisations « sous le capot » et de nouvelles fonctionnalités puissantes, conçues pour rationaliser encore davantage le fonctionnement de votre club.
Boutique en ligne : Gestion des produits
Klubs dispose désormais d'une boutique en ligne entièrement intégrée pour la vente d'articles promotionnels du club ou de « Regalia ».
Gestion des produits : gérez facilement les produits, les catégories, les images et les prix.
Gestion complète du processus : gérez l'ensemble du processus, de la transaction financière à la livraison et au suivi, depuis une seule interface.
Afin d'aider les instances dirigeantes des associations et fédérations modernes, nous avons lancé un système complet de gestion des fonctions.
Définir les fonctions standard : créez un ensemble uniforme de rôles (par exemple, président, trésorier, secrétaire) pouvant être appliqués de manière cohérente dans l'ensemble de votre fédération ou de votre réseau de clubs.
Attribution aux profils des membres : associez ces fonctions directement aux profils individuels des membres pour une meilleure clarté organisationnelle.
Approbation centralisée : les grandes organisations peuvent désormais mettre en place une procédure d'approbation pour les rôles attribués au niveau des sous-clubs.
Bientôt disponible : lors de notre prochaine mise à jour, vous pourrez envoyer en un seul clic des messages destinés spécifiquement à ces rôles.
Sélection de ligne (Line Selector)
Afin d'améliorer la navigation dans les longues listes (membres, commandes ou activités), nous avons mis en place le sélecteur de ligne.
Opérations groupées : effectuez facilement des opérations sur plusieurs enregistrements à la fois.
Vues filtrées : effectuez des mises à jour en masse ou des sélections spécifiques en quelques clics seulement, ce qui réduit considérablement le temps consacré aux tâches administratives.
Enregistrement des présences : la boucle est bouclée
Bien que Klubs proposait déjà un système détaillé d'enregistrement des présences, nous avons désormais complété le processus par une procédure en boucle fermée.
Intégration du code QR : chaque confirmation contient désormais un code QR unique.
Enregistrement rapide : le scan de ce code au comptoir d'enregistrement enregistre immédiatement l'heure exacte de votre arrivée et de votre départ.
Intégrité des données : cela garantit un processus d'enregistrement rapide, sans erreur et d'une grande précision.
Bientôt disponible : ces données seront automatiquement transférées vers le futur module de rapport pour les attestations de présence.
Nous avons entièrement repensé notre moteur de téléchargement. En passant de l'ancien format CSV à une structure XLS native, l'extraction des données est désormais plus fiable.
Structure solide : élimine les problèmes liés aux sauts de ligne ou aux mises en page incohérentes dans les grands ensembles de données.
Codage propre : les caractères spéciaux et les symboles sont désormais parfaitement conservés.
Compatibilité native : ouvrez les fichiers directement dans Excel sans avoir à passer par des étapes manuelles telles que « Importer des données » ou la modification des séparateurs.
Codage
Afin de soutenir notre communauté de plus en plus diversifiée et expressive, nous avons mis à niveau la plateforme vers le codage UTF-8 dans tous les éditeurs.
Caractères spéciaux : prise en charge complète des caractères et symboles internationaux.
Émoticônes : vous pouvez désormais utiliser des emojis dans vos communications et vos descriptions d'activités afin d'apporter une touche moderne et personnelle aux publications de votre club.
Dans Klubs, nous avons mis en place un outil de sélection de lignes. Celui-ci permet aux administrateurs d'effectuer rapidement des actions sur plusieurs enregistrements à la fois.
Les actions de workflow disponibles dépendent du contexte et varient en fonction de l'environnement : affichage :
Les membres
Effectuer des actions de workflow dans la liste des membres – ajouter à un groupe de membres / modifier le statut d'un membre
Groupe de membres
Statut de membre
L'adhésion
Effectuer des actions de workflow au sein des abonnements – modifier le statut d'un abonnement
Statut du paiement
Modifier la date de fin
Supprimer (?)
ou ajouter à un groupe de membres / modifier le statut de membre
Groupe de membres (synchronisation du type d'adhésion avec le groupe de membres)
Statut de membre (par exemple, de « non payé » à « expiré »)
Présence
Gérer la liste de présence – modifier le statut de présence
Se désabonner
Statut du paiement
À facturer
ou ajouter à un groupe de membres / modifier le statut de membre
Groupe de membres
Statut de membre (ajouter des invités à la liste des prospects)
Certaines associations délivrent des certificats d'adhésion.
Mise en place
Pour les certificats, une configuration simple dans les paramètres avancés :
Arrière-plan – Certificat « » : format jpeg, 1920 x 1080 px
Titre – ou vide si pré-imprimé , par exemple « Certificate Membership »
Texte d'information Le texte effectif du certificat, avec les codes courts suivants : – Association – #club_name – Type d'adhésion – #membership – Date de début de l'adhésion – #start_date – Date de fin de l'adhésion – #valid_until – Entreprise – #company
Couleur du texte pour le titre, le nom et le texte d'information : avec sélection multicolore
Utilisation
Les certificats valides peuvent être téléchargés depuis le profil du membre. (yourclub.klubs.be/myprofile). Sous-menu = Mes adhésions
Dans Klub, vous travaillez avec des mandats de gestion. Ceux-ci vous permettent de déterminer précisément qui peut effectuer quelles actions au sein du club. Au lieu de cocher manuellement chaque paramètre, vous pouvez utiliser des rôles prédéfinis pour attribuer rapidement les droits appropriés aux membres de votre conseil d'administration.
Mandats de gestion
Un mandat est un ensemble de droits spécifiques (autorisations). Klubs propose les mandats standard suivants, qui correspondent aux fonctions au sein d'un comité de club :
Mandats disponibles
Dans le menu Rôles d'administrateur, vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Mandat
Focus
Principaux droits
Gestion du club
Contrôle total
Accès à tous les paramètres, à la gestion des utilisateurs et aux intégrations.
Coordination
Direction quotidienne
Gestion des membres, des activités et de la communication.
Gestion des membres
Rôle de secrétaire
Création de membres, gestion des adhésions et modification des profils.
Activités
Responsable événementiel
Création d'activités, suivi des présences et communication.
Financier
Trésorier
Facturation, rapports financiers et cotisations.
Consultation
Lecture seule / Consultation
Consultation des membres et des rapports sans modifications.
Rôles
Il s'agit alors des droits au niveau du menu ou même de la fonction pour un rôle spécifique. Ceux-ci sont classés dans les grands modules d'une plateforme de gestion de club.
Gestion des membres
Gestion des activités
Opérationnel
Marketing
Rapport
Mise en place
Chaque administrateur peut attribuer des mandats de gestion dans son profil de membre. Les paramètres par défaut peuvent alors être affinés en fonction de rôles spécifiques.
Rapports
Au sein des institutions, un aperçu des rôles attribués. (Uniquement pour l'administrateur du Club ou les mandataires ayant le rôle Gestion des utilisateurs).
La Fédération peut être davantage séparée pour une structuration et une communication plus optimales avec les départements et les fonctionnaires.
Départements
Au sein du club principal, des départements peuvent être créés dans une structure d'entreprise .
Ici, tous les départements, à l'exception du multi-club, sont repris en tant qu'entité corporative.
Départements – Fonctionnaires
Les responsables du département (présidents, secrétaires, trésoriers, etc.) peuvent ensuite être ajoutés en tant que membres à ce niveau principal au sein de leur département (structure d'entreprise).
Cela donne une image claire des départements au sein de la structure de la Fédération.
Départements – Fonctions
De plus, des groupes de membres peuvent être configurés pour utiliser les différentes fonctions au sein des départements séparément pour la communication.
Utilisation
Une configuration au sein du club principal avec une structure d'entreprise et des groupes de membres offre les possibilités suivantes :
aperçu des membres du conseil par département
regroupement des fonctions via des groupes de membres, pour une communication séparée
membres supplémentaires, par exemple pour l'Assemblée générale de la Fédération
Communications
La Fédération offre également la possibilité de communiquer avec tous les membres affiliés.
Rapports
Reporting spécifique, ensuite pour les Types d'Adhésion, liés à la Fédération.
Étant donné que ces membres spécifiques sont également membres de l'association faîtière, une communication distincte est également prévue dans le cadre des campagnes par e-mail.
Rapports
Rapports des membres de tous les départements avec cette adhésion spécifique à la Fédération, à la fois sous forme de liste et de téléchargement.
Les sections peuvent organiser leurs propres activités, réservées à leurs membres. Les activités organisées par la Fédération ou par les sections peuvent être mises à la disposition de toutes les sections.
Et cela à deux niveaux :
Activités fédérales : organisées par la Fédération pour toutes les sections
Inter-Département : organisé par un département, accessible à tous les départements
Pour ce faire, il suffit d'indiquer cette possibilité pour chaque activité (dans les paramètres d'activité).
L'activité apparaîtra alors dans le calendrier des activités des différents départements, avec la mention « Organisé par un autre département » ou « Organisé par la fédération ».
Si, au sein d'une fédération, les sections peuvent consulter les membres des autres sections (voir Paramètres de la fédération), ceux-ci apparaissent dans la liste des membres.
Environnement de l'utilisateur
Pour les membres qui sont affiliés à plusieurs sections, un sélecteur pratique est disponible en haut du menu, permettant de passer facilement d'un Multi-club à l'autre.
L'identification se fait en utilisant la même adresse email au sein des différents clubs.
Fédération – Types d'adhésion
Au sein d'une fédération, un type d'adhésion spécifique peut être mis en place, lié au niveau de la fédération :
Type d'adhésion au niveau départemental, avec accès aux services de la Fédération
Indication de la contribution pour l'association faîtière
Une fédération est une organisation faîtière qui regroupe différents clubs, associations ou organisations partageant un objectif ou un intérêt commun. Elle offre un soutien, une coordination et une défense des intérêts à ses membres affiliés et peut proposer des services ou des moyens pour renforcer le fonctionnement des clubs.
Spécifiquement pour les fédérations, au sein des clubs, suivi de :
Structure hiérarchique : fédération et divisions
Gestion des membres
Adhésions – Cotisation fédérale
Gestion des activités – Activités fédérales et interdépartementales
Communications
Rapports
Configuration de la fédération
Dans la configuration de la fédération, différents paramètres sont disponibles dans les paramètres avancés. Une partie de ceux-ci peut être gérée par l'administrateur de la fédération. En outre, l'administrateur du club peut modifier les paramètres supplémentaires une seule fois ; cela se fait alors en concertation, en fonction de la structure de la fédération spécifique.
Fédération – Sections
Dans Klubs, la structure hiérarchique est divisée en Main (principal), la fédération, et Sub (secondaire), les sections.
La mise en place du club principal est donc importante, car un certain nombre d'éléments sont adoptés ici dans chaque département.
Départements
Les sections sont des entités distinctes (multi-clubs) qui peuvent fonctionner indépendamment les unes des autres. Et ce, en termes de :
Paramètres séparés par club : image de marque, liste des membres, paramètres des membres, suivi de la comptabilité, paramètres des activités, ...
Des communications totalement distinctes : branding, textes d'e-mail, mailings, ...
Suivi comptable séparé éventuel
...
De plus, le Koepel ou club principal est également un multi-club, avec une gestion indépendante.
Départements – Mise en place
L'ajout de départements se fait en fonction de la configuration du club principal, où des éléments spécifiques peuvent être adoptés.
Lorsque les questions suivantes sont importantes :
Types d'adhésion Cela est particulièrement vrai pour les types d’adhésion liés au niveau de la fédération ;
Champs méta sur le profil du membre Il s'agit de la gestion conjointe d'informations de profil spécifiques ;
Maintien de la structure organisationnelle (entreprise / membres)
