Onderstaande topic ook in een techische Long Read, eventueel door te sturen naar IT verantwoordelijke of geïnteresseerde leden – Klubs Efficiënte E-mail Communicatie
Niet afgeleverde mails
Voor het versturen van de mails vanuit Klubs werken we met een transactioneel mail systeem. Hiervoor ook een specifieke Mail set-up. Deze aparte service garandeert een hoge delivery. Bijkomend worden alle mails gepersonaliseerd met stortcodes (#firstname), vooral het subject, om deze delivery nog te verhogen. Het niet aankomen van mails heeft niets/niet veel te maken met de afzender, meer met de spam instellingen bij de ontvanger.
Een deel van de problematiek ligt bij de ontvanger Outlook, Hotmail, bijna alle Microsoft mail accounts, hebben een zeer hoge spam gevoeligheid. Bijkomend ook de problematiek van controle bij company accounts of Providers met specifieke Anti-Spam filters.
Hieronder wat achtergrond info rond verschillende mail delivery issues:
Voor de oplossing van Mail Delivery issues enkele suggesties:
Safe Sender zet het standaard klubs mail adres (zie ontvangen mail) als safe sender
Klubs in Contacts zet het standaard klubs mail adres (zie ontvangen mail) als safe sender
Check Spam mailbox duidt de mail aan als Safe Sender
Admin Oplossingen
Een apart support topic rond Mail Delivery, dan speciaal voor Admins. – Mail Delivery Admin
Klubs support
Verder werden er binnen Klubs nog een aantal support tools ingebouwd in het platform.
Login info
Vanuit het detail profiel van elke lid kunnen nieuwe login gegevens gestuurd worden per mail. – Verstuur nieuwe logingegevens per e-mail naar …
Na het sturen van deze mail verschijnt ook nog de activatie link. Deze kan dan apart vanuit de persoonlijke mail of via WhatsApp gestuurd worden. Denkelijk met een hogere delivery.
E-mail Tracking
Verder is er een uitgebreide e-mail tracking om na te gaan of de (niet afgeleverde) mail effectief gestuurd werd. Bijvoorbeeld check of het betreffende lid ook in de ledengroep of mailing selectie zat. – Support – E-mail tracking
E-mail copy
Voor specifieke mails (lidmaatschapshernieuwing, …) kan ook een bijkomend mail adres gevoegd worden. Deze mails kunnen dan vanuit deze CC mailbox opnieuw gestuurd worden.
Bij het jaareinde zijn er een aantal clubs die al hun jaarlidmaatschappen vernieuwen. Binnen Klubs is er nu de mogelijkheid voor Hernieuwing van meerdere lidmaatschappen.
Via de menu button – Lidmaatschappen Hernieuwing – is er ook de mogelijkheid om meerdere lidmaatschappen tegelijk te hernieuwen en dit op basis van op basis van type, datum of andere parameters. Dit gebeurt in 4 stappen
Selectie – van de te hernieuwen lidmaatschappen
Parameters – bepalen van de parameters van de nieuwe lidmaatschappen
Communicatie – opmaak van de mail rond deze hernieuwing
Bevestiging – overzicht voor de effectieve verlenging
Zeker bij de hernieuwingen van de lidmaatschappen maar ook doorheen het jaar krijg je als admin de vraag rond vergeten paswoorden. Hiervoor is een renew functionaliteit voorzien op het ledenprofiel – Gebruikersaccount / Logingegevens
Tenzij toegelaten, zie Privacy Verklaring, en de nodige “consent” is er een beperking betreffende het doorgeven van contactgegevens tussen leden.
Settings
Module
Daarom is er de specifieke module – Connecties.
Om gebruik te kunnen maken van Connecties dient deze module eerst geactiveerd te worden in de Settings.
De Connecties module geeft je club de mogelijkheid om leden te laten connecteren en dit volledig GDPR compliant. Er wordt geen mail gestuurd van de afzender direct naar de connectie, maar dit gebeurt via de club.
Club mail naar de geadresseerde met vraag om te connecteren
Goedkeuring (consent) voor deze connectie
Zichtbaarheid van de contactgegevens (mail, telefoon nr, …)
Deze connectie mogelijkheid is er specifiek op aanwezigheidslijst van de activiteiten om dan eventueel na de activiteit een lid op te zoeken en te connecteren. Geen nood meer aan het uitwisselen van business cards.
E-mail teksten
Binnen de Connectie module worden verschillende e-mail teksten gebruikt.
Deze zijn reeds default klaar gezet, maar optimaal is deze te reviewen, dan wel aan te passen, specifiek voor je club.
Menu – Connecties
In het specifieke menu – Connecties kunnen leden nieuwe connecties aanmaken of bestaande consulteren of beheren.
Deze connecties gebeuren GDPR compliant. Er wordt geen mail gestuurd van de afzender direct naar de connectie, maar dit gebeurt via de club.
De functionaliteiten spreken voor zich
Nieuwe connectie – nieuwe connectie maken
Goedkeuren – een nieuwe connectie toelaten (of weigeren)
Berichten – een direct bericht sturen naar je connectie
Activiteiten – Connectie
De connectie mogelijkheid is er specifiek op aanwezigheidslijst van de activiteiten om dan eventueel na de activiteit een lid op te zoeken en te connecteren. Geen nood meer aan het uitwisselen van business cards.
Alle noodzakelijke maatregelen binnen GDPR zijn standaard ingebouwd in Klubs. Enkele van deze maatregelen:
Consent of uitdrukkelijke en geïnformeerde toestemming voor alle opgeslagen gegevens
Bescherming van de ledengegevens in een beveiligde omgeving
Beveiliging naar goed vermogen van de gegevens tegen verlies, diefstal, ongeautoriseerde toegang en wijziging door niet-gebruikers
Uitbesteding aan derden (o.a. hosting, transactionele mailing, IT infrastructuur) aan professionele partijen met uitstekende referenties en garanties qua gegevensbescherming
Geëncrypteerd bijhouden van wachtwoorden, uiteraard niet consulteerbaar door club administrators
Beperking van de toegang tot gevoelige informatie tot daartoe gemachtigde personen
Klubs wordt jaarlijks geauditeerd door een Data Processing Officer
De mogelijkheid om anoniem te blijven binnen de vereniging (persoonsgegevens niet in de ledenlijst), anonieme inschrijving op activiteiten
Opt-out op alle elektronische mailings
Duidelijke procedures (beperking gemachtigde personen) bij het opladen van beeldmateriaal
Vergeet-mij procedure, deels afhankelijk van de clubbeheerder
Mogelijkheid om een inquiry request uit te voeren met daarin alle gegevens die wij over een lid verzameld hebben.
Ontwikkeld in Corona tijd, maar zeker herbruikbaar, is een volledige platform voor het opzetten en wettelijk correct houden van een Algemene Vergadering. Deze Add-on dient eventueel nog elke keer specifiek te worden opgezet per club.
Een volledig systeem, natuurlijk GDPR compliant en reeds enkele malen uitgetest en met audit door een gerechtsdeurwaarder. Met volgende functionaliteiten:
Registratie vooraf, controle op stemrecht
Beheer van volmachten
Beheer agenda en documentatie
Stemformulier
Administratie en opvolging van de stemprocedure
Screenshots – voorbeelden
Persoonlijke Login
Agenda en Documentatie
Stemformulier
Administratie en opvolging
Met een aparte login voor het toezicht en officialisering door een deurwaarder, dan pas later beschikbaar voor het bestuur.
Naast de reguliere instellingen, die per functionele module georganiseerd zijn, is er nu een sectie met Geavanceerde Opties. De geavanceerde opties kennen twee types:
Settings die na opstart gewijzigd kunnen worden; Bepaalde geavanceerde configuraties kunnen na de initiële installatie aangepast worden.
Settings die optimaal bij setup ingesteld kunnen worden; Deze fundamentele instellingen dienen tijdens de setup geconfigureerd te worden, zoals: Omgangsvormen, Aanwezigheidsregister en Tijdsregistratie bij activiteiten en zeker de Multi-club setup.
Voor deze fundamentele instelling raden wij u ten zeerste aan contact op te nemen met support@klubs.be voor een correcte configuratie.
We overlopen graag de meest bruikbare instellingen:
Ledenbeheer
Ledenprofiel- Modulaire weergave
Beheer van ledenprofiel van eenvoudig (Persoonlijke info) tot compleet (bijkomend Bedrijfsinfo, Expertise, Facturatie)
Omgangsvormen
De meeste clubs beschikken over voldoende persoonsgegevens op het profiel met de vermelding van Voornaam en Naam. Echter, sommige verenigingen, met name die met een aanzienlijk aantal leden met adellijke namen, wensen een meer formele benadering. Dit is ook in Nederland gebruikelijk en worden namen afwijkend genoteerd, dan wel gealfabetiseerd op hoofdnaam, dus bijvoorbeeld: Noordwijk, van den.
Formeel: Prefix, Voornaam, Tussenvoegsel, Naam (Titre, Prénom, Particule, Nom)
Het ledenprofiel integreert de formele omgangsvormen in de weergave van de ledeninformatie. De aanspreking gebeurt met de volledige naam (en titel) maar oplijsting gebeurt enkel op de hoofdcomponent van de familienaam
Corporate Ledenbeheer
In sommige verenigingen, of eerder federaties, is het ledenbeheer niet individueel, maar eerder op het niveau van een bedrijf – Corporate Ledenbeheer.
Namen Weergave
Weergaven van namen in de verschillende ledenlijsten:
Voornaam Naam
Naam Voornaam
Financiële opvolging
Financiële opvolging binnen Klubs, dan specifiek voor verenigingen zonder boekhouding integratie. Dit dan vooral via de aparte rapportering – Financiële Opvolging.
RSVP Buttons – “Ja – Misschien – Nee” Beheer van de beschikbare knoppen op de uitnodiging
Inschrijvingen – Flow
Inschrijvingen – Configuratie afgestemd op de platformervaring van je leden Via algemene pagina dan wel rechtstreeks naar het inschrijvingsformulier
Bij de laatste setting wordt de algemene detailpagina van de activiteit overgeslagen, waardoor men direct op het inschrijvingsformulier terechtkomt. Dit vereenvoudigt de procedure en voorkomt de vergissing dat leden denken ingeschreven te zijn na het klikken op de knoppen in de e-mails.
Participatiebeheer
Het participatiebeheer van een activiteit werd gesplitst in verschillende lijsten.
Genodigden RSVP Lijst met de uitnodingen en de RSVP status
Inschrijvingen De status van de inschrijvingen, annulaties, wachtlijst
Aanwezigheid – Handige aanwezigheidslijst te gebruiken tijdens de activiteit – Met Mobile view en attendance slider – Tijdsregistratie optie (timing selectie setting)
Facturatie Volledige facturatie interface met totalen voor Leden en Gasten
Club set-up
Multi-Club structuur
Dit is zo’n setting die direct bij de start correct moet ingesteld worden. Dan wel als Multi-cub of Koepelvereninging
Benaming
Mogelijkheid om de specifieke afdelingen te benoemen als afdeling, tribe, regio, …
Het grootste deel van de communicatie met de leden verloopt via mail, nog steeds het meest efficiente en snelste communicatiemiddel. Binnen Klubs gebruiken we het Pull-principe. Voor elke actie die een lid moet uitvoeren wordt hij als het ware naar het platform toe getrokken.
Hieronder een overzicht van de e-mail teksten en de indicatie waar ze gebruikt worden. – Overzicht e-mail teksten
Ledenbeheer
Registratie – mail naar lid
Registratie procedure mail na registratie van een nieuw lid
Registratie – mail naar club administrator
Registratie procedure mail naar de beheerder (ter info, voor goedkeuring) na registratie van een nieuw lid
Registratie – mail met goedkeuring naar lid
Registratie procedure mail naar lid, na goedkeuring door admin
Wachtwoord vergeten
Login scherm – Wachtwoord vergeten mail bij login scherm – wachtwoord vergeten
Bevestiging wachtwoord gewijzigd
Procedure – Wachtwoord vergeten mail confirmatie na wachtwoord wijziging
Activiteiten
Uitnodiging
Activiteit Admin / Communicatie mail met uitnodiging voor activiteit naar (selectie) leden of prospects
Inschrijving activiteit – Inschrijver
Activiteit user / Inschrijving mail na inschrijving activiteit – naar lid inschrijver
Inschrijving activiteit – Gast
Activiteit user / Inschrijving gast mail na inschrijving activiteit – naar gast inschrijver
Inschrijving activiteit – Wachtlijst Lid
Activiteit user / Inschrijving wachtlijst (Wachtlijstbeheer) mail na inschrijving activiteit op de wachtlijst – naar lid of gast
Inschrijving via admin – Lid
Activiteit admin / Lijst Aanwezigen – +Lid mail na inschrijving activiteit door Admin – naar lid
Inschrijving via admin – Guest
Activiteit admin / Lijst Aanwezigen – +Gast mail na inschrijving activiteit door Admin – naar genodigde
Deel uitnodiging activiteit
Activiteit user / Deel activiteit mail met informatie activiteit na uitnodiging door lid
Activiteit – Confirmatie
Activiteit Admin / Communicatie mail voor Confirmatie activiteit – naar doelgroep selectie
Uitschrijven activiteit
Activiteit user / Uitschrijven mail na uitschrijven activiteit – naar lid inschrijver
Met hier 2 versies afhankelijk of het Uitschrijven gebeurt buiten dan wel binnen de Annulatieperiode. Dit om dan voor een aparte afhandeling of een specifieke melding te maken qua aanrekening van kosten.
Communicatie – Bedanking
Activiteit Admin / Communicatie mail voor Bedanking activiteit – naar doelgroep selectie
Communicatie – Evaluatie
Activiteit Admin / Communicatie mail voor Evaluatie activiteit – naar doelgroep selectie
Administratie
Lidmaatschap hernieuwing
Lidmaatschappen – Renew (Lidmaatschap Hernieuwingen) Mail bij hernieuwing lidmaatschap en doorsturen naar boekhouding
Als Vereniging worden persoonsgegevens beheerd en verwerkt. Hierdoor ontstaat de die verwerkt verantwoordingsplicht (accountability). Het opstellen van verwerkersovereenkomst is hier onderdeel van. De Vereniging is verantwoordelijk voor de gegevens en is hierin de verwerkingsverantwoordelijke (controller). Klubs verwerkt ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens en is hierin de verwerker (processor).
De verwerkersovereenkomst is de overeenkomst tussen verantwoordelijke en verwerker, waarin wordt vastgelegd hoe de verwerker met de persoonsgegevens moet omgaan. De verwerkingsverantwoordelijke die persoonsgegevens laat verwerken door een verwerker, heeft de verplichting een verwerkersovereenkomst te hebben met de verwerker.
Dit geldt ook als de verwerker bijvoorbeeld een dochteronderneming van het verantwoordelijke bedrijf is, of in het buitenland gevestigd is. Steeds wanneer een verantwoordelijke het verwerken van persoonsgegevens ‘uitbesteedt’, is een schriftelijke overeenkomst vereist.
Klubs BV, gevestigd te Fortveld 2 b14, 2110 Antwerpen, ingeschreven onder KBO nr BE 0751.959.935, hier rechtsgeldig vertegenwoordigd door Jan Renaer, bestuurder.
Hierna genoemd “Klubs”
Waarbij de voorgaande partijen samen ook de “Partijen” genoemd worden of, afzonderlijk, een “Partij” genoemd worden.
Wordt in acht genomen hetgeen volgt:
Partijen hebben een Overeenkomst gesloten rond het gebruik van het Software Platform Klubs. Bijkomend wensen ze een Verwerkingsovereenkomst afsluiten in het kader van de GDPR en privacywetgeving.Deze bijlagen vormen een onlosmakelijk geheel met deze overeenkomst. De afwijkingen die eventueel in de overeenkomst zijn vastgelegd, prevaleren boven de informatie in de bijlagen.
Derde Partijen
Document Data
Derde Partijen
Webhosting
Combell
IT-infrastructuur
Pandafish
Transactie mails
Mailgun
Mailings
MailChimp
Boekhouding – Enkelvoudig boekhoudschema
Penningmeester
Boekhouding – Volledig boekhoudschema
Yuki
Online Betalingen
Mollie
Privacy Verklaring
Verwerkers verklaring van Klubs
Klubs hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en het respect voor de privacy.
In deze verwerkers verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens binnen Klubs worden verzameld en hoe Klubs omgaat met persoonsgegevens. Klubs doet er alles aan om de privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Klubs houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of Global Data Protection Regulation (GDPR).
Dit brengt met zich mee dat:
persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming met de doelstellingen waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelstellingen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacy verklaring.
de verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt
uitdrukkelijke toestemming gevraagd wordt als Klubs deze nodig heeft voor de verwerking van persoonsgegevens
er passende technische en organisatorische maatregelen genomen worden zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is
geen persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt
Doel van de verwerking
Persoonsgegevens worden door Klubs beheerd en verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :
voor het voeren van een efficiënte clubbeheer en in het bijzonder de ledenadministratie
voor de organisatie van en beheer van activiteiten
voor het versturen van transactiemails en mailings
Voor de bovenstaande doelstellingen kan Klubs de volgende persoonsgegevens beheren en verwerken:
Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail, foto, relaties met andere leden
Business gegevens: bedrijf, functie, adres, BTW nr
Kenmerken in relatie tot specifieke interessegebieden
Klubs gebruikt de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor ze de gegevens heeft verkregen.
Verstrekking aan derden
De gegevens die aan ons overgegeven worden ter verwerking kunnen aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
het verzorgen van de ledenadministratie
het verzorgen van de internet omgeving (webhosting)
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, software, app, …)
het versturen van transactie mails (bevestigingen, confirmaties, …)
het verzorgen en verspreiden van mailings
het houden van de boekhouding
het verwerken van online betalingen
Klubs geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maakt Klubs de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.
Geheimhouding
Klubs zal de verstrekte gegevens niet openbaar maken of aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Bijvoorbeeld gegevens opgevraagd door de Politie in het kader van een onderzoek.
Tevens kan Klubs persoonsgegevens delen met derden indien de Vereniging ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. De Vereniging heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Klubs verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) worden verwerkt indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
Beveiliging van de gegevens
Klubs heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo heeft Klubs bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
alle personen die namens Klubs van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan
al onze systemen hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid
als daar aanleiding toe is worden persoonsgegevens gepseudonimiseerd en is er data encryptie
back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
Procedures voor het regelmatig testen en evalueren van deze maatregelen
medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Bewaartermijn
Klubs bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
rechten omtrent uw Persoonsgegevens
Personen waarvan de gegevens verwerkt worden door Klubs hebben recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven.
Daartoe is er een aparte GDPR rapportering voorzien. Binnen de Klubs tool kan op éénvoudige manier de verwekte persoonsgegevens getoond en gerapporteerd worden. Hier is ook voorzien in een transactie voor het recht op vergeten te worden.
Contactname gebeurt steeds via de Vereniging. Om de identiteit te controleren gebeurt dit op basis van een kopie van de identiteitskaart.
Lidmaatschappen kunnen komen te vervallen doorheen het jaar. Dit gezien lidmaatschappen kunnen starten doorheen het jaar. Maar ook gezien lidmaatschappen variërende periodes kunnen hebben.
Maar vooral het financiële aspect van deze hernieuwingen maakt dat dit de nodige aandacht verdient. En hier helpt Klubs met:
Beheer – overzicht van de lidmaatschappen met status indicatie
Hernieuwing individueel, per lid
Hernieuwing meerdere lidmaatschappen op basis parameters
Verwerking
Beheer
Basis hier is de lijst – Lidmaatschappen, met indicatie indien een lidmaatschap binnenkort komt te vervallen of reeds vervallen is.
Overzicht
Een taak is het regelmatig nazien van deze lijst met de todo’s gebaseerd op de indicaties:
Met een klik op de Renew button wordt het lidmaatschap hernieuwd.
Bij deze hernieuwing kan gewijzigd worden qua type (afhankelijk van leeftijd of andere indicatie) en ook qua einddatum. Verder nog enkele financiële en communicatie indicaties.
Indien het Lidmaatschap niet vernieuwd wordt, krijgt het lid de status – Verlopen. Zie hiervoor ook super topic rond Leden Status.
Financiële opvolging
Deze wordt ook in deze lijst bijgehouden: Facturatie en Betaling. Desgevallend wordt een factuur voorbereid en doorgestuurd naar de specifieke Boekhouding. Verdere info rond de financiële opvolging binnen Klubs van Lidmaatschappen. – support topic Financiële verwerking en Financiële procedure
Mail Communicatie
Bij elke hernieuwing wordt een mail gestuurd, zie voorbeeld hierboven. Mail layout te wijzigen bij de settings.
Hernieuwing meerdere lidmaatschappen
Via de menu button – Lidmaatschappen Hernieuwen – is er ook de mogelijkheid om meerdere lidmaatschappen tegelijk te hernieuwen en dit op basis van op basis van type, datum of andere parameters. Dit gebeurt in 4 stappen
Selectie – van de te hernieuwen lidmaatschappen
Parameters – bepalen van de parameters van de nieuwe lidmaatschappen
Communicatie – opmaak van de mail rond deze hernieuwing
Bevestiging – overzicht voor de effectieve verlenging
Selectie
De eerste stap is de selectie van de te hernieuwen lidmaatschappen. Deze selectie van gelijkaardige lidmaatschappen is nodig, gezien bij deze procedure meerdere lidmaatschappen worden hernieuwd, dan allemaal met dezelfde parameters qua type (bedrag) en periode.
Type lidmaatschap
Vervaldatum
Via de individuele tickmarks kan hier nog een verdere verfijning gebeuren.
Parameters
Voor alle geselecteerde Lidmaatschappen worden hier de parameters ingesteld:
Type lidmaatschap
Einddatum: specifieke ingaven (Vast) dan wel automatische berekening op basis van het lidmaatschapstype (Variabel).
Kostprijs: specifieke ingaven (Vast) dan wel automatische berekening op basis van het lidmaatschapstype (Variabel).
Communicatie
Beheer van de communicatie van deze hernieuwing met indicatie om mail te sturen, dan wel om de standaard mail te wijzigen.
De standaard mail wordt gehaald uit de Settings – E-mail teksten. (E-mail teksten / Administratie / Lidmaatschap hernieuwing)
Bevestiging
In de laatste stap een overzicht voor de effectieve verlenging met indicatie van de verschillende gekozen parameters.
Verwerking
Hierna volgt nog de verdere verwerking van deze hernieuwingen.
Communicatie
Bij elke hernieuwing wordt een mail gestuurd naar het lid met info over deze hernieuwing.
De standaard mail wordt gehaald uit de Settings – E-mail teksten. (E-mail teksten / Administratie / Lidmaatschap hernieuwing)
Status
Elk lid kan zijn status opvolgen via zijn profiel: Lidmaatschappen. of – https://demo.klubs.be/mymembership (waar demo vervangen dient te worden door uw Klubs domeinnaam)
Online Betaling
Bij de keuze voor online betaling wordt is er de mogelijkheid om online te betalen via de button op het Lidmaatschap scherm. Na de betaling wordt de betalingsindicatie op betaald gezet.
Boekhouding
Indien gebruik gemaakt wordt van een boekhoudpakket wordt bij elke hernieuwing, via de interface, een concept factuur opgemaakt. Deze kan, na nazicht, dan finaal aangemaakt en verstuurd worden vanuit de boekhoudsoftware.
Opvolging gebeurt hier binnen de boekhouding door het opvolgen van de te ontvangen facturen, dan wel de laattijdige een, geautomatiseerde, herinnering te sturen.
Bij niet betaling van de lidmaatschapsfactuur, eventuele credit-nota, en verwijderen van het lid door wijzigen Lid status naar verlopen.
Bij een aantal clubs loopt de lidmaatschapsperiode tot het einde van het werkjaar (31 december). Maar de hernieuwingen worden pas in het nieuwe werkjaar aangemaakt (voor een correcte boekhoud datum).
Dit betekent dat de leden de dag na het aflopen van hun lidmaatschap, dan in het nieuwe werkjaar, geen toegang meer hebben tot het platform.
Grace Period
Daarom werd op clubniveau een Grace Period setting toegevoegd. Dit geeft de leden in deze tussentijd toch nog toegang tot het platform, tot de lidmaatschapshernieuwingen door de admin werden doorgevoerd.
