Communiqués

Rétrospective 2025 et aperçu 2026

En ce début d'année, voici une rétrospective (2025) et un aperçu (2026).

Rétrospective 2025

En 2025, plusieurs nouvelles fonctionnalités et intégrations supplémentaires feront leur apparition :

Et bien d'autres mises à jour et versions « sous le capot », telles que

  • #shortcodes : ajout de champs à remplir (#price_members, #activityid, …, notamment pour les activités
  • Téléchargement : extension et révision des téléchargements : liste des activités, liste des membres, adhésions, etc.
  • Type d'activité – Organisation externe : pas de boutons RSVP, autres aspects pratiques
  • E-mails tests : possibilité d'envoyer des e-mails tests à des adresses e-mail spécifiques.
  • Déclaration de confidentialité : création d'une version spécifique pour les clubs
  • Conditions générales : possibilité de publier les conditions générales
  • Paramètres TVA : option supplémentaire – Non soumis à la TVA
  • Activités Questions supplémentaires : modification complète, suppression, modification de l'ordre

Aperçu 2026

En 2026, prévu et certainement mis en œuvre (étant donné qu'il est déjà partiellement testé dans certains clubs pilotes).

  • Billit
    Intégration de Billit pour les factures Peppol, mais aussi comme passerelle vers une quarantaine de logiciels de comptabilité.
  • Paiements en ligne
    Extension des paiements en ligne avec Wordline Saferpay et Wordline Direct (GoPay/Ogone)
  • Association faîtière
    Poursuite de l'expansion avec les activités faîtières, la structure fédérale, les rapports des membres, 
  • Autorité
    Élaboration des rôles et des autorités pour la fédération / le sous-club, puis par fonctions opérationnelles
  • Enquêtes
    La fonction d'évaluation des activités est désormais un module distinct, avec une communication, des groupes cibles, etc. distincts.
  • Boutique en ligne
    Une boutique en ligne complète pour les membres, avec un traitement financier intégral.
  • Gestion de la participation
    En particulier l'enregistrement des présences via un code QR ou un identifiant
  • Newsletter
    Modification de l'éditeur pour l'intégration d'une mise en page HTML complète

Et quelques mises à jour Under the Hood

  • Hébergement : sur un serveur Klubs distinct, pour plus de sécurité et de stabilité
  • Serveur : mise à niveau de la configuration du serveur (stack LEMP)
  • Rapports sur les e-mails : rapports détaillés sur les communications par e-mail, aperçu des e-mails effectivement envoyés
  • Rapport du club : localisation des membres via Google Maps, pyramide des âges, etc.

Nous sommes heureux devous annoncer que toutes les mises à jour prévues pour l'année prochaine resteront disponibles au même prix que précédemment.
C'est notre cadeau pour la nouvelle année.

Avis TrustPilot

Vous avez une expérience positive avec Klubs ? Faites-le-nous savoir en laissant un avis sur TrustPilot. Cela nous aidera à continuer à nous développer et à optimiser encore davantage notre logiciel pour les associations comme la vôtre. Votre avis est donc très important et utile pour nous.
N'hésitez pas à laisser un avis surTrustPilot.

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Médiathèque - Bulletins d'information

La première nouveauté de 2025 a été la médiathèque.

La Médiathèque rassemble les différents types de médias des Clubs pour les proposer ensuite aux membres. Les médias d'activités (reportages photos) mais aussi les médias des clubs (documents, vidéos, ...) et les newsletters (via les campagnes de mailings).

Bulletins d'information

Nous avons récemment finalisé la fonctionnalité des lettres d'information :

  • Indication d'une campagne de courrier en tant que lettre d'information
  • Après l'envoi de la disponibilité du lien
  • Inclusion dans la médiathèque

Pour activer la médiathèque :

  • Configuration via le menu Administration : Médiathèque
  • Publiez ensuite via : Paramètres / Modules - Médiathèque pour les photos et les vidéos

Toutes les informations sur le site Support : Médiathèque

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Bilan 2024, Avant-première 2025

Revue 2024

Néanmoins, en 2024, un certain nombre de nouvelles fonctionnalités et d'intégrations supplémentaires sont de retour :

Avant-première 2025

D'ici 2025, planifié et définitivement mis en œuvre (déjà partiellement à l'essai dans certains clubs d'essai).

  • Médiathèque
    Une bibliothèque séparée (images, documents, vidéos) pour les médias du club, les rapports d'activité, les rapports de réunion, les bulletins d'information, ...
  • Listing des activités
    Listing externe (pour site public, médias sociaux, ...) avec les activités. Gestion de ces activités publiques, abonnements publics
  • Module d'enregistrement
    Vérifications et contrôles supplémentaires sur : les invités, les listes d'attente, les save the date, les prix historiques, ...
  • Webshop
    Une boutique en ligne simple (pour les vêtements du club, du matériel spécifique), pour les membres, avec une gestion financière complète.

Et surtout les fonctionnalités supplémentaires déjà disponibles aujourd'hui au même coût de licence que la plateforme de départ des années précédentes. Ou plus pour le même prix.

Toutes ces informations sont disponibles sur notre site d'assistance, via les liens fournis ci-dessus.

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Distribution du courrier et efficacité du courrier

Il ne s'agit peut-être pas vraiment d'un sujet de libération, mais des informations intéressantes pour les utilisateurs et les administrateurs sur un sujet important pour le club, à savoir la communication par courrier électronique.

Mise en place du courrier

Deux options sont possibles :


  • Adresse de livraison des klubs - yourclub@klubs.be comme vlerickalumni@klubs_support

  • adresse d'expédition du club - president@yourclub.be, par exemple info@concorde-philotaxe.be

Full info - Mise en place du courrier

Les associations évoluant, nous vous invitons à revoir ce sujet, ainsi que tous les ajustements/enregistrements de configuration à l'adresse admin@klubs.be.


Distribution du courrier - Utilisateurs

Un certain nombre de clubs doivent faire face à des membres qui ne reçoivent pas leur courrier dans leur boîte aux lettres.
Voici une brève explication et une lecture approfondie de ce problème (qui ne se trouve généralement pas dans les locaux du club).

Full info - Utilisateurs de la distribution du courrier


Distribution du courrier - Admin

Une longue lecture sur la distribution du courrier avec une approche du club, de l'expéditeur - les clubs - et du destinataire, les membres.

Full info - Administrateur de la distribution du courrier

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Publication - Printemps 2024 N°2

Excellente nouvelle ! La dernière version de KLUBS, un peu moins de deux mois après la précédente, comprend encore plus de fonctionnalités, dans le but de réduire l'administration et de se concentrer davantage sur les membres.

Évaluations


L'accent mis sur les membres est désormais également mis en œuvre dans les Klubs grâce à la fonctionnalité d'enquête. N'est-il pas extrêmement intéressant pour les opérations des clubs de pouvoir mener une évaluation avec les membres présents après une activité.

Evaluation - Formulaire -Graphique-représentation 600.png

Différents formulaires d'évaluation (pour différents groupes cibles)

  • Évaluations des membres ou du public
  • Limite (par membre) en termes de nombre d'évaluations
  • Question élargie (texte, nombre, oui/non, choix, plage)
  • Résultats : Représentation graphique et téléchargement

Testez-le, l'assistance complète est disponible sur - Support Knowledge Base


Sponsoring

Chez Klubs, nous sommes très mercantiles et attentifs aux finances de votre club. Le sponsoring est l'une des possibilités qui s'offrent à vous.

Parrain - par activité .png

Pour donner à ces sponsors une meilleure visibilité, il est désormais possible de personnaliser l'en-tête, le pied de page (avec le logo du sponsor) et le lien du sponsor pour chaque activité.


Embarquement

Une importation en masse de membres dans les Klubs peut être notifiée via la fonction Importation de membres.

Membres - Soutien à l'importation 600.png


Avec les caractéristiques suivantes :

  • Membres / Prospects : importation de membres et de prospects
  • Informations sur le profil : importation des informations sur le profil des membres
  • Adhésions : création automatique d'adhésions (période, prix, ...)
  • Groupes de membres : possibilité de créer plusieurs groupes de membres par membre

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Publication - Printemps 2024

En attendant la prochaine version majeure (Activités d'inscription, Onboarding, Enquêtes), voici quelques versions de printemps.

Inscription - Personne supplémentaire

Lors de l'inscription d'une personne supplémentaire (après une inscription antérieure du membre), cette opération s'est un peu mal déroulée. En général, le membre s'est également inscrit lui-même.


La fonctionnalité de ce bouton a été modifiée et clarifiée, voir la capture d'écran :


Information Indication supérieure de l'inscription précédente : membre et invité.


Personne supplémentaire En dessous se trouve la fonctionnalité pour l'enregistrement supplémentaire.

Méta-champs - Tri


Avec l'option de tri, vous pouvez désormais également classer les champs méta pour rendre la requête plus claire et éventuellement, par extension, mettre en place une structure de champs supplémentaires.

Délai de grâce



Pour un certain nombre de clubs, la période d'affiliation s'étend jusqu'à la fin de l'année de travail (31 décembre). Or, les renouvellements ne sont créés que dans la nouvelle année de travail (pour une date comptable correcte). Cela signifie que les membres ne peuvent plus accéder à la plate-forme le lendemain de l'expiration de leur affiliation, puis dans la nouvelle année de travail.

Par conséquent, un paramètre de délai de grâce a été ajouté au niveau du club. Cela permet aux membres d'accéder à la plateforme pendant cette période intermédiaire, jusqu'à ce que l'administrateur mette en place un système de renouvellement des membres.

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Certificats

Certaines associations envoient un certificat (officiel) aux participants après avoir assisté à une activité.

Certificat de participation

Il est désormais facile de configurer cette fonction dans la communication d'activités. Il est ensuite possible de le personnaliser à l'aide des champs du profil additionnel.

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Libérations Fin de l'année 2023

À la fin de l'année, une reprise d'un certain nombre d'améliorations et de versions que nous avons récemment ajoutées à la plateforme.

Listes de téléchargements

Toutes les listes de téléchargement ont été révisées et mises à jour : ajout de nouveaux champs, mises à jour pour la lisibilité, dénomination. Vérifiez-les différemment :

  • Liste des membres : Administration / Gestion des membres - Télécharger
  • Participants à l'activité : Administration/Activité/Participants de la liste
  • Activités - Présence : Rapports/Activités - Tous les participants par activité

Avec notamment l'ajout d'une liste de participants présents/non inscrits/en attente, mais aussi le statut RSVP, des champs de profil supplémentaires, des champs méta d'activité, ...

Nombre de membres


Pour plusieurs listes, le nombre de membres actifs est indiqué dans une colonne séparée, ainsi que le lien vers la liste des membres concernés.

Communication - Groupe cible Payé


Bien que dix sélections de groupes cibles existent déjà dans la communication d'activité (Groupes de membres, Statut RSVP, Abonnements, ...), nous avons reçu la suggestion d'en ajouter une autre : les membres inscrits qui n'ont pas encore payé.

Nous les avons donc joints. Utile pour le suivi des paiements avec des communications et un ciblage distincts.

Interface utilisateur - Interrupteur à bascule

Pour faciliter l'ajustement (Oui/Non) dans une liste, nous avons ajouté des interrupteurs à bascule :

  • Activités Media : Photos et documents - Téléchargeables
  • Activités Participants : Statut payé

Participants à l'activité - Indication des invités

Sur la liste de présence (plateforme des membres), une indication conviviale a été ajoutée pour les invités.

Désinscription après la période d'annulation

Parmi les activités, il y a un certain nombre d'échéances de gestion, dont deux nécessitent quelques explications supplémentaires :

  • S'inscrire jusqu'à : il n'est plus possible de s'inscrire après cette date
  • Période d'annulation : Si vous vous désinscrivez pendant cette période, des frais peuvent être facturés le cas échéant.

Un exemple permet d'y voir plus clair. Après la date limite d'inscription (s'inscrire jusqu'au), l'activité est fermée parce que vous devez commander le service de restauration. Toutefois, vous autorisez encore les membres à se désinscrire (pour cause de maladie), ce qui vous permet d'ajuster le nombre de chaises et la table de couverture.

Si un membre se désinscrit pendant la période d'annulation, il recevra un e-mail séparé (Mail Texts - Activité de désinscription). Dans cet e-mail, vous pouvez mentionner les conditions de résiliation (frais, etc.).

Pour être informé de ces désinscriptions particulières, vous pouvez faire envoyer ces messages spécifiquement à l'administrateur. Pour ce faire, il vous suffit d'indiquer une adresse électronique dans la section Adresses électroniques supplémentaires, au bas du texte du courrier.

Personnalisation du courrier

Les campagnes de marketing par courrier ont ajouté un certain nombre de personnalisations (codes de dépôt) telles que les champs de profil, ainsi que les champs méta de profil. Et ce, à la fois dans l'en-tête et dans l'objet du courrier.

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Clubs v2

Comme nous l'avions déjà annoncé au printemps, le module Communication a fait l'objet d'un travail acharné cet été. Et avec lui, l'achèvement de Klubs v2.

Les activités impliquent une multitude de communications telles que des invitations, des rappels, des confirmations, ... et tout cela à l'intention de différents groupes cibles tels que les membres ou les groupes de membres, les participants, ...

Avec le nouveau module de communication, les fonctionnalités suivantes sont disponibles

  • Tous les types de communication : invitation, rappel, confirmation, remerciement, ...
  • Sélection étendue des groupes cibles : groupes de membres, membres/invités/public, statut RSVP, type d'adhésion
  • Editeur de texte : utilisation de tous les codes de vidage (champs de profil, champs méta, ...)
  • Historique de la communication : révision et réutilisation
  • Rapports : en particulier les actions de l'utilisateur (livrés, ouverts, clics)

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