En tant qu'association, les données personnelles sont gérées et traitées. C'est ce qui crée la responsabilité du responsable du traitement.
La rédaction d'un accord de sous-traitance en fait partie. L'association est responsable des données et est le responsable du traitement. Klubs traite les données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement et est lesous-traitant (processeur).
L'accord de sous-traitance est l'accord entre le responsable du traitement et le sous-traitant qui définit la manière dont le sous-traitant doit traiter les données à caractère personnel. Le responsable du traitement qui fait traiter des données à caractère personnel par un sous-traitant est tenu de conclure un accord de sous-traitance avec ce dernier.
Cela s'applique même si le sous-traitant est, par exemple, une filiale de l'entreprise responsable ou s'il est basé à l'étranger. Chaque fois qu'un responsable de traitement "sous-traite" le traitement de données à caractère personnel, un accord écrit est nécessaire.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d'accord de sous-traitance -Clubs Processor Agreement-2022.pdf
Clubs - Contrat de Traitement de Données
Parties et préambule
Entre D'une part
L'association, ....
Ci-après dénommée "l'Association"
D'autre part
Klubs BV, établie à Fortveld 2 b14, 2110 Anvers, enregistrée sous le numéro KBO BE 0751.959.935, légalement représentée par Jan Renaer, administrateur.
Ci-après dénommés "Clubs"
Les parties susmentionnées sont également désignées ensemble comme les "parties" ou, individuellement, comme une "partie".
Observez ce qui suit :
Les parties ont conclu un accord concernant l'utilisation de la plate-forme logicielle Klubs, et souhaitent en outre conclure un accord de traitement dans le cadre du GDPR et de la législation sur la protection de la vie privée. En outre, elles souhaitent conclure un accord de traitement dans le cadre du GDPR et de la législation relative à la protection de la vie privée. Les dérogations prévues dans le contrat prévalent sur les informations contenues dans les annexes.
Tiers
| Données du document | Tiers |
| Hébergement web | Combell |
| Infrastructure informatique | Pandafish |
| Courriers de transaction | Arme à feu |
| Mailings | MailChimp |
| Comptabilité - Système de comptabilité en partie simple | Trésorier |
| Comptabilité - schéma comptable complet | Yuki |
| Paiements en ligne | Mollie |
Déclaration de confidentialité
Déclaration de Traitement de Données
Klubs s'engage à protéger les données personnelles et à respecter la vie privée.
Dans cette déclaration du sous-traitant, nous souhaitons fournir des informations claires et transparentes sur les données collectées au sein de Klubs et sur la manière dont Klubs traite les données personnelles. Klubs met tout en œuvre pour garantir le respect de la vie privée et traite donc les données personnelles avec soin. Dans tous les cas, Klubs respecte les lois et règlements applicables, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou le Règlement mondial sur la protection des données (RGPD).
Cela implique
- les données à caractère personnel sont traitées conformément aux finalités pour lesquelles elles ont été fournies. Ces finalités et les types de données à caractère personnel sont décrits dans la présente déclaration de confidentialité.
- le traitement des données à caractère personnel est limité aux données qui sont minimalement nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont traitées
- le consentement explicite est demandé si Klubs l'exige pour le traitement des données à caractère personnel
- des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont prises pour assurer la sécurité des données à caractère personnel
- aucune donnée personnelle ne sera transmise à d'autres parties, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels elles ont été fournies
Finalité du traitement
Les données à caractère personnel sont détenues et traitées par Klubs aux fins et pour les motifs juridiques suivants :
- pour une gestion efficace des clubs et, en particulier, des membres
- pour l'organisation et la gestion des activités
- pour l'envoi d'e-mails et de courriers transactionnels
Aux fins susmentionnées, Klubs peut gérer et traiter les données à caractère personnel suivantes :
- Données d'identité personnelle : nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, photo, relations avec les autres membres.
- Données d'identité : numéro de carte d'identité, numéro de registre national
- Caractéristiques personnelles : sexe, date de naissance, lieu de naissance, nationalité
- Données commerciales : entreprise, fonction, adresse, numéro de TVA.
- Caractéristiques par rapport à des domaines d'intérêt spécifiques
Klubs n'utilise les données collectées qu'aux fins pour lesquelles elle les a obtenues.
Divulgation à des tiers
Les données qui nous sont transmises pour traitement peuvent être communiquées à des tiers si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs décrits ci-dessus.
Par exemple, nous faisons appel à un tiers pour :
- s'occuper de l'administration des membres
- la prise en charge de l'environnement internet (hébergement)
- s'occuper de l'infrastructure informatique (y compris le réseau informatique, les logiciels, les applications, etc.)
- l'envoi d'e-mails de transaction (confirmations, confirmations, ...)
- la préparation et la distribution des courriers
- la tenue de la comptabilité
- traitement des paiements en ligne
Klubs ne transfère jamais de données à caractère personnel à des tiers avec lesquels nous n'avons pas conclu d'accord de traitement.
Klubs prend les dispositions nécessaires avec ces parties (sous-traitants) pour assurer la sécurité des données à caractère personnel.
Le secret
Klubs ne divulguera ni ne transmettra les données fournies à des tiers, sauf si la loi l'exige ou l'autorise. Par exemple, les données demandées par la police dans le cadre d'une enquête.
En outre, les Klubs peuvent partager des données à caractère personnel avec des tiers si l'Association donne son accord (par écrit). L'association a le droit de retirer ce consentement à tout moment, sans préjudice de la légalité du traitement avant son retrait.
Klubs ne fournit pas de données personnelles à des parties situées en dehors de l'UE.
Les données personnelles des mineurs (personnes âgées de moins de 16 ans) sont traitées si le parent ou le représentant légal donne son consentement écrit.
Sécurité des données
Klubs a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre tout traitement illicite. Par exemple, Klubs a pris les mesures suivantes ;
- toutes les personnes qui peuvent avoir accès à vos données pour le compte de Klubs sont tenues de les garder secrètes
- tous nos systèmes ont une politique en matière de nom d'utilisateur et de mot de passe
- s'il y a lieu, les données personnelles sont pseudonymisées et les données sont cryptées
- des sauvegardes des données à caractère personnel afin de les restaurer en cas d'incidents physiques ou techniques
- Procédures de test et d'évaluation réguliers de ces mesures
- les employés sont informés de l'importance de la protection des données à caractère personnel.
Période de conservation
Klubs ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été fournies ou exigées par la loi.
droits concernant vos données personnelles
Les personnes dont les données sont traitées par Klubs ont le droit d'accéder à leurs données personnelles, de les corriger ou de les supprimer.
À cette fin, un rapport GDPR distinct est fourni. Dans l'outil Klubs, les données personnelles conçues peuvent être affichées et déclarées de manière simple. Une transaction pour le droit à l'oubli est également fournie ici.
Le contact se fait toujours par l'intermédiaire de l'association. La vérification de l'identité se fait sur la base d'une copie de la carte d'identité.
Délégué à la protection des données - DPD
Klubs a conclu un accord avec un DPD.