Le sujet ci-dessous fait également l'objet d'une lecture longue, à transmettre éventuellement aux responsables informatiques ou aux membres intéressés - Clubs Efficient Email Communication
Auparavant, la configuration du courrier dans Klubs est également importante dans ce contexte : -Configuration du courrier dans Klubs
Au sein des clubs, le courrier électronique est la forme de communication avec les membres.
Pour l'envoi des courriers des Klubs, nous travaillons avec un système de courrier transactionnel. Ce service distinct garantit un taux de distribution élevé et fournit également des informations sur le suivi et la traçabilité.
La délivrabilité des courriers électroniques, également connue sous le nom d'aptitude à la transmission du courrier, désigne la capacité d'un message électronique à être délivré avec succès dans la boîte de réception du destinataire, plutôt que dans le dossier spam ou de ne pas arriver du tout. Ce processus fait intervenir plusieurs facteurs au niveau de différents acteurs
- Club
- qualité de la liste d'adresses électroniques
- mise en place du courrier
- mise en page du courrier (personnalisation)
- Interaction avec le courrier
- Expéditeur - Clubs
- formatage du courrier
- la réputation de l'expéditeur
- paramètres du serveur de messagerie d'envoi
- Récepteur
- Paramètres du spam
- utilisateur final
- serveur de traitement du courrier
Informations générales
Voici quelques liens autour de cette question :
Club
Qualité de la liste de diffusion
Compte tenu des listes de membres, la liste de diffusion devrait être assez fiable en termes de besoins en courrier. Vérifiez régulièrement les adresses postales de vos membres et certainement celles de vos listes de prospects.
Limitez les adresses de messagerie basées sur des rôles, telles que info@, support@, admin@. Demandez à vos membres une adresse de messagerie reconnaissable, de préférence avec un nom et un prénom.
Mise en place du courrier
Les filtres anti-spam prêtent également attention à la configuration du courrier, puis à l'adresse de l'expéditeur et à l'adresse de l'expéditeur de la réponse.
- N'utilisez pas d'adresses de courrier électronique basées sur le rôle ici et certainement pas no-reply@.
Formatage du courrier
Les courriers identiques sont à éviter. La personnalisation est donc de mise.
- Personnalisation des emails avec des shortcodes (#firstname), en particulier le sujet
Et évitez absolument d'utiliser la fonction Klubs mail pour les courriers et les sujets sensibles au SPAM :
- Les choses en rapport avec l'argent ou le fait de gagner de l'argent ;
- Ne pas inclure d'astérisques ** ni de caractères € EURO ;
- N'allongez pas la ligne d'objet
Car le contenu du courrier est à éviter :
- "Cliquez ici" ou "Regardez ici bientôt" ;
- Les choses en rapport avec l'argent ou le fait de gagner de l'argent ;
L'éditeur de courrier de Klubs vous offre de nombreuses possibilités, mais voici quelques points à prendre en considération :
- Veiller à ce que les liens hypertextes pointent vers des sites web dignes de confiance
- Ne mettez pas l'URL entière dans le courriel, mais créez un lien dans un morceau de texte.
- A éviter ! !!!! ou ? ???, mots en MAJUSCULES, ou polices de caractères différentes
- Images : largeur optimale de 600 px, et fichiers de petite taille (chargement du courrier sur 4G)
- Ne pas utiliser de code html compliqué pour la mise en forme
Interaction avec le courrier
Pour la réputation du serveur de messagerie (voir également ci-dessous), ce qui se passe avec les courriels reçus est important.
Si les destinataires interagissent beaucoup avec les courriels, par exemple en les ouvrant et en cliquant sur les liens, la réputation du serveur de messagerie s'en trouve renforcée. Inversement, la réputation diminue lorsque l'interaction est faible. La réputation diminue également lorsque les destinataires d'un courriel le marquent comme SPAM.
C'est pourquoi il est très important de prêter attention à la liste de diffusion lors de l'envoi d'une lettre d'information. Vous voulez un fichier aussi actif que possible ; les destinataires doivent être réellement intéressés par les courriels que vous envoyez. Cela garantit une interaction maximale et donc un effet positif sur la réputation.
De ce point de vue, il n'est donc pas souhaitable d'envoyer plusieurs fois une lettre d'information contenant le même contenu.
- Une mise en forme du courrier qui entraîne une forte interaction
- Éviter les courriels répétitifs
Expéditeur - Clubs
Formatage du courrier
L'essentiel est que quelqu'un puisse se désabonner d'une lettre d'information. Si vous cachez un peu l'option de désinscription, les filtres anti-spam s'en aperçoivent souvent.
Par défaut, Klubs propose une option de désabonnement.
Réputation de l'expéditeur
Il s'agit de la fiabilité en ligne du serveur de messagerie à partir duquel les courriels sont envoyés. Les systèmes de réception du courrier électronique (Google, Microsoft Hotmail/Outlook, Telenet, ...) suivent la réputation des serveurs de courrier électronique. Lorsque la réputation est élevée, le courrier électronique est simplement distribué dans la boîte de réception. Si elle est faible, l'e-mail peut se retrouver dans la boîte de courrier indésirable (SPAM).
Il peut même entraîner l'inscription d'un serveur de courrier électronique sur une liste noire et, par conséquent, l'impossibilité de l'acheminer.
La réputation d'un serveur d'envoi de courrier électronique se construit et évolue donc au fil du temps.
Pour construire une réputation, il est important d'augmenter progressivement le volume des courriels envoyés par un serveur.
Au sein des Klubs, nous travaillons avec un gestionnaire de courrier externe et fiable, et nous continuons à protéger cette réputation.
Paramètres du serveur de messagerie d'envoi
Uniquement à l'adresse d'un club spécifique, par exemple president@yourclub.be
Les composants concernés
SPF (Sender Policy Framework) Cette norme précise qui est autorisé à envoyer des courriers électroniques en votre nom ;
DKIM (Domain Keys Identified Mail) Apporte un cachet d'authenticité à votre courrier électronique ;
DMARC : (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) Indique ce qu'il convient de faire lorsque vous recevez des courriers électroniques anormaux ;
La mise en place nécessite ensuite des ajustements dans le DNShttps://support.klubs.be/knowledge-base/mail-set-up/
Récepteur
Paramètres du spam
Le fait que le courrier n'arrive pas à destination a beaucoup à voir avec les paramètres de spam du destinataire.
Outlook, Hotmail, presque tous les comptes de messagerie de Microsoft, sont très sensibles au spam. À cela s'ajoute le problème de la vérification des comptes d'entreprise ou des fournisseurs disposant de filtres anti-spam spécifiques.
Voici quelques informations sur les différents problèmes de distribution du courrier :
- Outils anti-spam Outlook
- Telenet anti-spam
- Envisagez de faire changer l'adresse de courrier sensible au spam pour une version plus facile, @gmail.
Utilisateur final
Pour résoudre les problèmes de distribution du courrier, quelques suggestions à l'intention de l'utilisateur final :
Expéditeur sûr définit l'adresse de messagerie par défaut de klubs (voir courrier reçu) comme expéditeur sûr.
Clubs dans les contacts placez l'adresse de courrier des clubs par défaut (voir courrier reçu) dans vos contacts en tant qu'expéditeur sûr.
Vérifier la boîte aux lettres Spam désigne le courrier, dans la boîte aux lettres Spam, comme expéditeur sûr.
Serveur de traitement du courrier
Dans des cas exceptionnels, il est nécessaire de mettre en liste blanche l'adresse mail de l'expéditeur auprès du serveur du destinataire. Si vous le jugez nécessaire, contactez-nous pour en parler à votre Domain Name Manager.
Les normes suivantes sont alors prises en compte :
DMARC : (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) Indique ce qu'il convient de faire lorsque vous recevez des courriers électroniques anormaux.
SPF (Sender Policy Framework) Cette norme précise qui est autorisé à envoyer des courriers électroniques en votre nom ;
DKIM (Domain Keys Identified Mail) Apporte un cachet d'authentification à votre courrier électronique ;