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Facturation mensuelle

clubs_support2023-04-24


La facturation mensuelle permet de regrouper tous les coûts d'un membre sur une facture mensuelle (non seulement les activités, mais aussi les consommations de bars, si ce module est installé).

Ce paramètre n'est accessible qu'à l'administrateur des Klubs.

Procédure

Au début d'un nouveau mois, le mois précédent (activités et barres) peut être facturé ensemble à chaque fois :

  • facturation mensuelle pour l'ensemble du mois précédent (du 1er au dernier jour)
  • toutes les factures ou individuellement par membre

Traitement

La facturation est alors effectuée par le biais du traitement financier normal (Yuki ou Trésorier) avec une ligne de facturation pour chaque transaction.

Il faut ensuite veiller à ce que le traitement soit correct, comme dans le cas de la facturation individuelle :

  • Code TVA
  • Compte du grand livre.
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Suivi du soutien

clubs_support2023-03-11

Pour rationaliser un peu notre support, nous avons une adresse e-mail séparée support@klubs.be. Nous mettrons désormais en place un logiciel complet d'assistance à la clientèle.

Et non, ce n'est pas parce que nous recevons beaucoup de demandes d'assistance, mais plutôt pour mieux les suivre et surtout plus rapidement.

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Gestion des membres d'entreprises

clubs_support2023-02-24

Dans certaines associations, ou plutôt fédérations, la gestion des membres n'est pas individuelle, mais plutôt au niveau de l'entreprise.

 [L'utilisation de la gestion des membres de l'entreprise est gérée par le biais d'un paramètre avancé.]

Les clubs peuvent également être mis en place pour la gestion des membres de l'entreprise. La liste des membres s'affiche alors sous la forme d'une liste d'entreprises avec, à côté, les membres de l'association au sein de l'entreprise.

Le profil individuel des membres reste identique avec les données personnelles, les données de l'entreprise et les données de facturation.

Ce paramètre n'est accessible qu'à l'administrateur des Klubs.

Liste des entreprises

De plus, dans le module de gestion, il y a une liste d'entreprises avec l'indication des informations sur l'entreprise et le nombre de membres au sein de l'entreprise.

Coordonnées de l'entreprise

Il est également possible de spécifier d'autres informations sur l'entreprise.

Dans le domaine de la gestion des membres de l'entreprise, par entreprise :

  • Nom de l'entreprise
  • ID
  • Logo
  • Type d'entreprise

Type d'entreprise

Possibilité de gérer séparément les types d'entreprises.

Avec indication du nombre d'entreprises par type, en cliquant sur le numéro, on accède directement à la liste des entreprises concernées.

Lien vers l'entreprise

Lors de l'activation d'un nouveau membre (Révision de l'adhésion), il est possible d'attribuer une entreprise.

Avec les caractéristiques suivantes :

  • Affectation à une entreprise de la liste
  • Ajouter automatiquement une nouvelle entreprise à la liste.

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Intégration de MailChimp

clubs_support2023-02-14

Utilisez MailChimp pour envoyer de grandes campagnes de publipostage et créer des pages d'atterrissage.

Mise en place

Avant d'utiliser l'intégration MailChimp, le lien API doit être configuré.

Cela nécessite un certain nombre de clés et d'identifiants.
Vous pouvez les trouver dans les informations de votre compte MailChimp (pour ce faire, cliquez sur le logo de votre compte, en bas à gauche de MailChimp ou surMailChimp API Keys).


  • Clé API Génération d'une clé API

  • MailChimp Domaine la combinaison de chiffres et de lettres à l'arrière, après le "-"

  • ID de la liste Dans l'audience spécifique, allez dans Paramètres / Nom de l'audience / ID de l'audience

Utilisation

Dans l'aperçu Admin - Membres, vous pouvez synchroniser les contacts avec MailChimp via le bouton.


La synchronisation va donc ajouter de nouveaux membres et supprimer les membres supprimés (dans les Klubs) dans MailChimp également.

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Trésorier

clubs_support2023-02-05

La comptabilité est requise ou nécessaire pour un certain nombre de clubs (ASBL, ainsi que les associations proprement dites). Nous vous renvoyons ici à une longue lecture sur la comptabilité.

Ensuite, il convient d'accorder une attention particulière au trésorier, un système comptable unique qui fait exactement ce qu'il représente, à savoir le trésorier de votre association.

Ainsi, en plus du lien avec Yuki, pour la comptabilité en partie double, il existe désormais un lien avec Penningmeester, pour la comptabilité en partie simple. Mais avec une automatisation complète (lien bancaire) et des rapports détaillés.

Trésorier, lisez tous les détails ici ou demandez une démonstration.

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Invitations spécifiques

clubs_support2023-02-05

Activités publiques

Vous pouvez également inviter des prospects ou le grand public à une activité et suivre les inscriptions.

Mise en place

Créez une activité ordinaire avec toutes les informations : lieu, heure, agenda, ...
Rendez cette activité accessible au public et copiez le lien public.
Sauvegardez tous les paramètres que vous avez définis.

Utilisation

Vous pouvez maintenant utiliser cette activité, seule l'invitation est spécifique.

  • Invitation par courrier ou campagne par courrier
  • Invitation via les médias sociaux ou par courrier personnel

Utilisez l'url copiée (... klubs.be/activity_detail?id=3)

Inscription

L'inscription se fait sur une page web séparée, spécifique à cette activité, mais avec l'identité de votre propre club.

Suivi

Suivi par l'administration, comme pour les autres activités :

  • Enregistrement complet : données personnelles, informations de facturation, éventuellement champs méta.
  • La participation est indiquée séparément : inscription par lien public
  • Possibilité de payer à l'avance via l'activité Mollie
  • Après l'inscription, une confirmation d'inscription est également envoyée par courrier électronique
  • La facturation régulière où ce client / prospect est facturé correctement.
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Profil - Photo

soutien_aux_clubs2023-01-12

Pour modifier la photo d'un membre, procédez comme suit :

  • Cliquez sur le nom d'un membre
  • Cliquez ensuite sur l'icône 👤 en haut à gauche
  • Dans la fenêtre qui s'affiche, choisissez une photo sur votre ordinateur et enregistrez-la.

Pour la mise en page des photos de profil, nous nous référons à l'outil Canva
Outil d'image

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