Après le traitement financier correct de vos adhésions (création, renouvellement) et de vos activités (règlement des frais), celles-ci doivent encore faire l'objet d'un suivi pour le paiement, les rappels, éventuellement (en cas de non-paiement) le statut d'adhérent expiré.
La procédure de suivi dépend de la méthode administrative utilisée
- Paiements en ligne
- Suivi manuel
Paiements en ligne
Avec les paiements en ligne, il y a surtout un suivi plus simple des paiements, et donc des rappels éventuels. Les écritures possibles restent identiques, en fonction du système comptable choisi.
Adhésions
Suivi des paiements :
Une invitation à payer est envoyée par e-mail au moment de l'invitation et du renouvellement de l'adhésion. Après approbation, le membre peut effectuer le paiement, via Mollie.
Suivi manuel Maintenir dans les clubs via l'indication "facturé" et "payé" sur l'adhésion Si non payé, supprimer le membre en changeantson statut.
Comptabilité En cas de non-paiement de la facture d'adhésion, de toute note de crédit et de radiation d'un membre en changeant sonstatut en statut expiré.
Activités
Lors de l'inscription, la procédure de paiement en ligne est effectuée et l'inscription n'est définitive qu'après le paiement effectif.
Suivi manuel Indication automatique "payé" sur la liste de présence à l'activité
Comptabilité Suivi identique au suivant, mais avec une facture déjà payée
Suivi manuel
Adhésions
Suivi des paiements :
- Le courrier de renouvellement peut être envoyé en copie à l'administrateur, suivi par ce courrier.
- Suivi dans les clubs via l'indication "facturé" et "payé" sur l'adhésion
Activités
Suivi des paiements :
- Exportation de la liste de facturation sous Activités / Facturation
- Contrôle des paiements par le biais des relevés bancaires et de l'indication "payé" sur la liste de présence
Rapports financiers
Les paiements ouverts pour toutes les activités et les adhésions sont commodément regroupés : - Rapports / Finances
