klubs_support – Page 12

Klubs – Support

Voor de business club De Kamers (Antwerpen, Gent) werd bij de opstart (2016 en 2018) een performant leden en administratie platform ontwikkeld.
Door deze digitalisatie werd het beheer van de 500 leden en 150 jaarlijkse activiteiten geautomatiseerd. Hiervoor was slechts 1/2 FTE nodig voor het beheer, tegenover 2 FTE’s voor een soortgelijke business club.

Deze versie, Klubs Classic, werd reeds enkele keren gedupliceerd als club platform voor o.a. PropellerClub Port of Antwerp en Fierce Ladies.

Tijdens de Corana start, in 2020, en de verlaagde activiteit binnen De Kamers, werd de vrij gekomen tijd gebruikt om het Klubs platform te herwerken naar de huidige versie.
Met directe een platform set-up: multiclub, multi-language, responsive (desktop, App), modulaire API’s (Transaction mails, Mollie, boekhouding, …), …

Resulterend in de oprichting van Klubs bv in de zomer van 2020.

Waar bij de start in 2020 en 2021, vooral gewerkt werd aan het ontwikkelen van het platform met dan vanaf 2021 en 2022 een zeer geleidelijke ontplooiing in de markt. Start-up met slechts 1 à 2 installaties per maand, om de integratie binnen de club en de clubomgeving (ledenbeheer, boekhouding, …) goed te kunnen opvolgen.

Dit resulterend in een groot aantal features and options, zoals te vinden in de Releases notes.
– https://support.klubs.be

Alhoewel Klubs dus slechts een paar jaar bestaat, is dit toch gebaseerd op enkele jaren ervaring in het verenigingsleven, van beide oprichters, en een gedegen informatica business achtergrond (Pandafish). Proeve hiervan de achtergrond documenten rond belangrijke Verenigingstopics zoals Club Structuur, Sponsoring, GDPR, …
– https://support.klubs.be/documentatie/

Leden kunnen ingebracht worden in Klubs op een 2-tal manieren.

Admin Invoer
Import functiie

Admin Invoer

De admin invoer laat toe om een Lid toe te voegen en direct het Lidmaatschap te creëren en een communicatie te sturen rond dit lidmaatschap.
– Admin – Member / Add Member

Import Functie

Via de Leden Import functie kan een bulk import van leden in Klubs aangemeld worden.

Met volgende mogelijkheden:

Leden / Prospects: import van zowel Leden als Prospects
Profiel info: import van profiel info van de leden
Memberships: automatische creatie van Lidmaatschappen (periode, pricing, …)
Ledengroepen: multiple Ledengroepen per lid mogelijk

Voorbereiding

Om de bulk import optimaal voor te bereiden, volg graag de Implementation Wizard.

Specifieke aandacht om de Lidmaatschap Types vooraf te bepalen en op te zetten.
En dan ook de exacte naamgeving te gebruiken in de import file.

Import file

Breng de te importeren leden samen in een Import file met een specifieke Klubs Template.

Wijzig niets aan de Headings (dit zijn de match fields voor de import)
De voorbeeld lijnen (Pieter Peeters, Jan Janssens) kunnen worden weggehaald
Gebruik identieke Lidmaatschaptypes als deze eerder opgezet in je club platform
Multiple ledengroepen per lid mogelijk, gescheiden met een dash (-)
Datum formaat is yyyy-mm-dd

Sla je ledenlijst vervolgens op als een .csv (Comma Seperated Value) file en klaar voor de import.
(Administration > Member Management > Import).

Beperking

Voor het versturen van de mails vanuit Klubs werken we met een transactioneel mail systeem. Voor de optimaal verwerking van de latere communicatie functies, volgende beperkingen:

Gepersonaliseerd: imports zonder Naam en Voornaam worden niet geïmporteerd
Role Based mail adressen: deze dienen beperkt te worden
(Bepaalde mail adressen worden geassocieerd met hoge bouncepercentages en spamklachten. Het betreft dan bijvoorbeeld de Role-Base mail adressen zoals info@, support@, admin@admin. Het gebruik van dit soort mail adressen kan dan ook de mail delivery van het e-mailsysteem negatief beïnvloeden.)

Gebruik

Indien er toch onregelmatigheden waren bij de import wordt dit gemeld in een error melding.
Deze kunnen dan specifiek per lid aangepast worden.

Na deze import dienen de leden nog geactiveerd te worden. Dit kan via een mail naar de intussen geïmporteerde leden. Een introductie mail voorbeeld staat klaar in Mail Campaign) of kan ook via de link https://xxxx.klubs.be/activate (waar xxxx te vervangen is door jouw Klubs domeinnaam).

Lidmaatschappen kunnen nadien nog gewwijzigd worden via de bulk aanpassing – Lidmaatschap Hernieuwen