Releases

Release April 2026

Na de mijlpaal van begin 2026 met de lancering van Authority Management en de introductie van Klubs V3, houden we het momentum vast.
Deze April-release brengt een mix van optimalisaties “onder de motorkap” en krachtige nieuwe functionele toevoegingen, ontworpen om de werking van je club nog verder te stroomlijnen.

Webshop: Merchandisebeheer

Klubs bevat nu een volledig geïntegreerde Webshop voor de verkoop van clubmerchandise of “Regalia”.

  • Productbeheer: Beheer eenvoudig producten, categorieën, afbeeldingen en prijzen.
  • Volledig Procesbeheer: Beheer het volledige traject, van de financiële transactie tot de levering en opvolging, binnen één interface.

Knowledge Base – Webshop

Dashboard Configurator

Voortbouwend op de V3-architectuur is de Dashboard Configurator flexibeler dan ooit.

  • Aangepaste Landingpagina: Gebruik het “Configurator”-icoon (⚙️) om je weergave op maat te maken.
  • Nieuwe Widgets: Kies uit Activiteiten, Blogberichten, (nieuwe) Ledenlijsten en Verjaardagen.
  • Responsieve Controle: Selecteer individueel welke widgets op mobiele apparaten moeten worden getoond.
  • Probeer het uit: Log in en ontdek vandaag nog je nieuwe, geoptimaliseerde werkplek.

Knowledge Base – Dashboard Configurator

Ledenfuncties & Governance

Ter ondersteuning van het bestuur van moderne verenigingen en federaties hebben we een uitgebreid systeem voor Functiebeheer gelanceerd.

  • Standaardfuncties Definiëren: Creëer een uniforme set rollen (bijv. Voorzitter, Penningmeester, Secretaris) die consistent kan worden toegepast over je gehele federatie of clubnetwerk.
  • Toewijzing aan Ledenprofielen: Koppel deze functies rechtstreeks aan individuele ledenprofielen voor een betere organisatorische helderheid.
  • Gecentraliseerde Goedkeuring: Grotere organisaties kunnen nu een goedkeuringsprocedure implementeren voor rollen die op subclub-niveau zijn toegewezen.
  • Binnenkort beschikbaar: In onze volgende update kun je met één klik communicatie verzenden die specifiek gericht is op deze rollen.

Regelselectie (Line Selector)

Om de navigatie binnen lange lijsten (leden, bestellingen of activiteiten) te verbeteren, hebben we de Line Selector geïntroduceerd.

  • Bulkacties: Voer eenvoudig acties uit op meerdere records tegelijkertijd.
  • Gefilterde Weergaven: Voer massa-updates of specifieke selecties uit met slechts een paar klikken, wat de administratieve tijd drastisch vermindert.

Knowledge Base – Line Selector

Aanwezigheidsregistratie: De cirkel is rond

Hoewel Klubs al gedetailleerde aanwezigheidsregistratie bood, hebben we de workflow nu voltooid met een closed-loop procedure.

  • QR-code Integratie: Elke bevestiging bevat nu een unieke QR-code.
  • Snelle Check-in: Het scannen van deze code bij de registratiebalie logt direct het exacte tijdstip van aankomst en vertrek.
  • Data-integriteit: Dit zorgt voor een snel, foutloos registratieproces met een hoge precisie.
  • Binnenkort beschikbaar: Deze gegevens zullen naadloos doorstromen naar de aanstaande rapportagemodule voor Aanwezigheidsattesten.

Knowledge Base – Participation Management, Aanwezigheidsregistratie QR Code

Downloads: Systeemeigen XLS-structuur

We hebben onze download-engine volledig vernieuwd. Door over te stappen van het eerdere CSV-formaat naar een systeemeigen (native) XLS-structuur, is de data-extractie robuuster geworden.

  • Solide Structuur: Elimineert problemen met regelovergangen of gebroken opmaak in grote datasets.
  • Schone Codering: Speciale tekens en symbolen worden nu perfect behouden.
  • Native Compatibiliteit: Bestanden openen direct in Excel zonder dat handmatige stappen zoals “Gegevens importeren” of het aanpassen van scheidingstekens nodig zijn.

Codering

Om onze steeds diversere en expressievere gemeenschap te ondersteunen, hebben we het platform in alle editors geüpgraded naar UTF8-codering.

  • Speciale tekens: Volledige ondersteuning voor internationale tekens en symbolen.
  • Emoticons: Je kunt nu emoji’s gebruiken in je communicatie en activiteitsomschrijvingen om de berichtgeving van je club een moderne, persoonlijke touch te geven.

Read more

Review 2025 en preview 2026

Bij deze start van het nieuwe jaar een review (2025) en een preview (2026)

Review 2025

In 2025 toch terug een aantal nieuwe functionaliteiten en bijkomende integraties:

En verder nog veel “under the hood” updates en releases zoals

  • #shortcodes: toevoeging invulvelden (#price_members, #activityid, …, dan vooral bij activiteiten
  • Download: uitbreiding en review van downloads: activiteitenlijst, Ledenlijst, Lidmaatschappen, …
  • Activiteiten Type – Externe Organisatie: geen rsvp buttons, andere practicals
  • Test Mails: mogelijkheid voor het sturen van testmails naar specifieke mail adressen
  • Privacy Statement: creation of a specific club version
  • General Terms and Conditions: option to publish the general terms and conditions
  • VAT Settings: addtional option – Not subject to VAT
  • Activities Extra Questions: full Edit, delete, change order

Preview 2026

In 2026, gepland en zeker ook geïmplementeerd (gezien nu reeds ten dele in test bij enkele try-out clubs).

  • Billit
    Integratie van Billit voor de Peppol facturen, en dan tevens ook als GateWay naar een 40-tal boekhoudpakketten
  • Online Payments
    Uitbreiding van de Online Payments met Wordline Saferpay en Wordline Direct (GoPay/Ogone)
  • Koepelvereniging
    Verdere uitbreiding met Koepel activiteiten, Federatie Corporate structuur, Ledenrapportering, 
  • Authority
    Uitwerken van Roles en Authorities voor Federatie / Sub Club, later dan per operationele functies
  • Surveys
    De evaluatiefuncite bij activiteiten nu als een aparte module, met aparte communicatie, doelgroepen, …
  • Webshop
    Een full blown webshop voor de leden, met een volledige financiële afhandeling
  • Participatiebeheer
    Vooral dan de attendance registratie via QR code of ID
  • Newsletter
    Aanpassen van de editor voor het integreren van full html opmaak

En ook enkele Under the Hood updates

  • Hosting: op een aparte Klubs server, voor meer security en stabiliteit
  • Server: upgrade van de Server configuratie (LEMP-stack)
  • Mail rapportering: gedetailleerde rapportering van de mail communicatie, view van de effectief gestuurde mail
  • Club rapportering: ledenlocatie via Google Maps, Leeftijdspyramide, …

Met veel plezier kunnen we meedelen dat alle geplande upgrades van volgend jaar beschikbaar blijven tegen dezelfde licentiekosten als voorheen.
Ons geschenk aan jullie voor het nieuwe jaar.

Review TrustPilot

Heb je een positieve ervaring met Klubs? Laat het ons dan weten via een review op TrustPilot. Het helpt ons verder te groeien en onze software nog meer te optimaliseren voor verenigingen als die van jou. Jouw mening is dan ook erg belangrijk en nuttig voor ons.
– Schrijf graag een review op TrustPilot

Read more

Media Library – Nieuwsbrieven

Als eerste nieuwe release in 2025 was er de Media Library.

In de Media Library worden de verschillende types media uit Klubs samengebracht om dan aan te bieden aan de leden. De reeds eerdere Activiteiten Media (foto reportages) maar ook club media (documenten, video, …) en nieuwsbrieven (via de Mail Campagnes).

Nieuwsbrieven

Recent finaliseerden we de Nieuwsbrieven functionaliteit:

  • Indicatie van een Mail Campagne als Nieuwsbrief
  • Na het versturen beschikbaarheid van de link
  • Opname in de Media Library

Om de Media Library te activeren:

  • Set-up via de Administratie: menu Media Library
  • Publicatie dan via: Instellingen / Modules – Media bibliotheek voor foto & video

All info op de Support site: Media Library

Read more

Review 2024, Preview 2025

Review 2024

In 2024 toch terug een aantal nieuwe functionaliteiten en bijkomende integraties:

Preview 2025

In 2025, gepland en zeker ook geïmplementeerd (gezien nu reeds ten delen in test bij enkele try-out clubs).

  • Media Library
    Een apart bibliotheek (beelden, documenten, video’s) voor de club media, activiteiten rapportages, vergadering verslagen, newsletters, …
  • Activiteiten Listing
    Externe listing (voor publieke site, social media, …) met de activiteiten. Beheer van deze publieke activiteiten, publieke inschrijvingen
  • Inschrijvingsmodule
    Verdere checks en controles op: gasten, wachtlijsten, save the date, historic pricing, …
  • Webshop
    Een eenvoudige webshop (voor clubkledij, specifiek materiaal), voor de leden, met een volledige financiële afhandeling

En vooral de nu reeds beschikbare extra functionaliteiten aan dezelfde licentiekost als het startplatform van de vorige jaren. Ofte meer voor hetzelfde geld.

Alles op onze support site, via de hierboven aangegeven links.

Read more

Mail Delivery & Mails Effcientie

Misschien niet echt een Release topic, maar wel interessante info voor zowel gebruikers als admins rond een belangrijk club topic, namelijk mail communicatie.

Mail set-up

Er zijn twee mogelijke opties:

  • klubs verzendadres – yourclub@klubs.be
    zoals vlerickalumni@klubs_support
  • club verzendadres – president@yourclub.be
    zoals info@concorde-philotaxe.be

Full info – Mail set-up

En verenigingen evolueren, dus graag review van dit topic, en eventuele aanpassingen / set-up records naar admin@klubs.be.


Mail Delivery – Users

Nogal wat clubs krijgen te maken met leden die mails niet aankrijgen in hun mailbox. Hier een korte uitleg en ook een Long Read rond deze problematiek.
(Die meestal niet bij de club set-up of Klubs gelegen is).

Full info – Mail Delivery Users


Mail Delivery – Admin

Een Long Read rond mail delivery met een aanpak vanuit de club, de afzender – Klubs, en de ontvangen, de leden.

Full info – Mail Delivery Admin

Read more

Release – Voorjaar 2024 N°2

Geweldig nieuws! De laatste KLUBS release, een kleine 2 maand na de vorige, bevat nu nog meer functionaliteiten, met als doel minder administratie, en meer focus op de leden.

Evaluaties

En de focus op de leden is nu ook echt geïmplementeerd in Klubs met de Enquete functionaliteit.
Is het niet uiterst interessant voor de clubwerking om na een activiteit een evaluatie te kunnen houden bij de aanwezige leden.

Evaluation - Form -Graphic-representation 600.png

En daarom een uitgebreide evaluatie functionaliteit:Verschillende evaluatie forms (voor verschillende doelgroepen)

  • Leden of publieke evaluaties
  • Beperking (per lid) qua aantal evaluaties
  • Uitgebreide vraagstelling (Text, Number, Yes / No, Choice, Range)
  • Resultaten: Grafische representatie en Download

Test het uit, full support info op – Support Knowledge Base


Sponsoring

Bij Klubs zijn we zeker mercantiel en hebben aandacht voor de financiën van je club. Een mogelijkheid hier is Sponsoring.

Sponsor - per Activiteit .png

Om deze sponsors nog betere visibiliteit te geven is het vanaf nu mogelijk om per activiteit de mail header, footer (met sponsor logo) en de sponsor link aan te passen.


Onboarding

Via de Leden Import functie kan een bulk import van leden in Klubs aangemeld worden.

Leden - Import support 600.png


Met volgende mogelijkheden:

  • Leden / Prospects: import van zowel Leden als Prospects
  • Profiel info: import van profiel info van de leden
  • Memberships: automatische creatie van Lidmaatschappen (periode, pricing, …)
  • Ledengroepen: multiple Ledengroepen per lid mogelijk

Read more

Release – Voorjaar 2024

In afwachting van een volgende grote release (Inschrijvingen Activiteiten, Onboarding, Surveys) hier enkele voorjaar releases.

Inschrijven – Extra Persoon

Bij het Inschrijven van een extra persoon (na een eerdere inschrijven van het lid) liep deze handeling wat fout. Het lid schreef zichzelf hier, meestal, zelf ook nog eens in.


De functionaliteit achter deze button is nu gewijzigd en verduidelijkt, zie screenshot:

Informatie
Bovenaan indicatie van de reeds eerdere inschrijving: lid en gast.

Extra Persoon
Daaronder de functionaliteit voor de extra inschrijving.

Meta-Fields – Sort

Met de sort mogelijkheid kan je de meta-velden nu ook rangschikken om de vraagstelling duidelijker te maken.
Eventueel, bij uitbreiding, een structuur van de extra velden op te zetten.

Grace Period

Bij een aantal clubs loopt de lidmaatschapsperiode tot het einde van het werkjaar (31 december).
Maar de hernieuwingen worden pas in het nieuwe werkjaar aangemaakt (voor een correcte boekhoud datum).
Dit betekent dat de leden de dag na het aflopen van hun lidmaatschap, dan in het nieuwe werkjaar, geen toegang meer hebben tot het platform.

Daarom werd op clubniveau een Grace Period setting toegevoegd. Dit geeft de leden in deze tussentijd toch nog toegang tot het platform, tot de lidmaatschapshernieuwingen door de admin werden doorgevoerd.

Read more

Certificaten

Sommige verenigingen sturen na het bijwonen van een activiteit een (officieel) Certificaat aan de aanwezigen.

Certificate of Attendance

Dit is nu gemakkelijk op te zetten in de Activiteiten Communicatie. En dan vooral te personaliseren met de Extra Profiel velden.

Read more

Releases Year end 2023

Op het einde van het jaar een herneming van een aantal verbeteringen, releases die we recent toevoegden aan het platform.

Download lijsten

Alle download lijsten werden herzien en up-to-date aangepast: toevoegen nieuwe velden, updates voor de leesbaarheid, naamgeving. Check ze anders:

  • Ledenlijst: Administratie / Ledenbeheer – Download
  • Activiteit Aanwezigen: Administratie / Activiteit / Lijst Aanwezigen
  • Activiteiten – Deelname: Rapporten / Activiteiten – Alle aanwezigen per activiteit

Met vooral bij de lijst aanwezigen toevoeging van aanwezig/uitgeschreven/wachtlijst maar ook RSVP status, extra profiel velden, activiteiten meta-velden, …

Leden aantallen

Bij verschillende lijsten worden het aantal actieve leden in een aparte kolom bijgevoegd.
Bijkomend ook de link naar een lijst met de betreffende leden.

Communicatie – Doelgroep Betaald

Alhoewel er bij de activiteiten communicatie reeds een tien-tal doelgroep selecties bestaan (Ledengroepen, RSVP status, Inschrijvingen, …) kregen we de suggestie voor nog een bijkomende.
– Ingeschreven leden die nog niet betaald hebben.

Deze hebben we dan ook bijgevoegd. Handig voor het opvolgen van betalingen met een aparte communicatie en doelgroep.

User Interface – Toggle switch

Om de aanpassing (Yes/No) in een lijst vlotter te laten verlopen hebben we een aantal Toggle switches toegevoegd:

  • Activiteiten Media: Foto’s & Documenten – Downloadbaar
  • Activiteiten Aanwezigen: Betaald status

Activiteit Aanwezigen – Guest Indicatie

Op de aanwezigheidslijst (leden platform) werd een gebruikersvriendelijke indicatie toegevoegd voor de gasten.

Uitschrijven na Annulatietermijn

Bij de activiteiten staan er een aantal beheers termijnen waarvan 2 wat verdere uitleg hoeven:

  • Inschrijven tot: na deze datum kan je niet meer inschrijven
  • Annulatietermijn: Indien je uitschrijft binnen deze termijn kunnen eventueel kosten aangerekend worden

Een voorbeeld maakt nog meer duidelijk. Na de inschrijvingstermijn (Inschrijven tot) is de activiteit afgesloten omdat je de catering moet bestellen. Evenwel laat je de leden nog uitschrijven (wegens ziekte) om het aantal stoelen / indekking tafel nog te kunnen aanpassen.

Indien een lid uitschrijft binnen de annulatietermijn krijgt hij een aparte mail (Mail Teksten – Uitschrijven Activiteit). Hierin kan je dan de annulatie voorwaarden vermelden (kosten, …).

Om op de hoogte te blijven van deze bijzondere uitschrijvingen kan je deze mails specifiek naar de admin laten sturen. Dit door het vermelden van een e-mail adres in de Bijkomende E-mail Adressen, onderaan deze Mail tekst.

Mailing Personalisatie

Bij de Marketing Mail Campagnes werden een aantal personalisaties (stortcodes) toegevoegd zoals de velden van het profiel, maar ook de profiel meta-velden. En dit voor zowel de header als binnen het onderwerp van de mail.

Read more