Als eerste nieuwe release in 2025 was er de Media Library.
In de Media Library worden de verschillende types media uit Klubs samengebracht om dan aan te bieden aan de leden. De reeds eerdere Activiteiten Media (foto reportages) maar ook club media (documenten, video, …) en nieuwsbrieven (via de Mail Campagnes).
Nieuwsbrieven
Recent finaliseerden we de Nieuwsbrieven functionaliteit:
Indicatie van een Mail Campagne als Nieuwsbrief
Na het versturen beschikbaarheid van de link
Opname in de Media Library
Om de Media Library te activeren:
Set-up via de Administratie: menu Media Library
Publicatie dan via: Instellingen / Modules – Media bibliotheek voor foto & video
Om de Activiteiten die open staan voor niet-leden kenbaar te maken is er de Publieke Listing. Hierbij worden dan automatisch de betreffende activiteiten overgenomen voor publicatie op een publieke website of social media.
In 2025, gepland en zeker ook geïmplementeerd (gezien nu reeds ten delen in test bij enkele try-out clubs).
Media Library Een apart bibliotheek (beelden, documenten, video’s) voor de club media, activiteiten rapportages, vergadering verslagen, newsletters, …
Activiteiten Listing Externe listing (voor publieke site, social media, …) met de activiteiten. Beheer van deze publieke activiteiten, publieke inschrijvingen
Inschrijvingsmodule Verdere checks en controles op: gasten, wachtlijsten, save the date, historic pricing, …
Webshop Een eenvoudige webshop (voor clubkledij, specifiek materiaal), voor de leden, met een volledige financiële afhandeling
En vooral de nu reeds beschikbare extra functionaliteiten aan dezelfde licentiekost als het startplatform van de vorige jaren. Ofte meer voor hetzelfde geld.
Alles op onze support site, via de hierboven aangegeven links.
Misschien niet echt een Release topic, maar wel interessante info voor zowel gebruikers als admins rond een belangrijk club topic, namelijk mail communicatie.
Mail set-up
Er zijn twee mogelijke opties:
klubs verzendadres – yourclub@klubs.be zoals vlerickalumni@klubs_support
club verzendadres – president@yourclub.be zoals info@concorde-philotaxe.be
En verenigingen evolueren, dus graag review van dit topic, en eventuele aanpassingen / set-up records naar admin@klubs.be.
Mail Delivery – Users
Nogal wat clubs krijgen te maken met leden die mails niet aankrijgen in hun mailbox. Hier een korte uitleg en ook een Long Read rond deze problematiek. (Die meestal niet bij de club set-up of Klubs gelegen is).
Geweldig nieuws! De laatste KLUBS release, een kleine 2 maand na de vorige, bevat nu nog meer functionaliteiten, met als doel minder administratie, en meer focus op de leden.
Evaluaties
En de focus op de leden is nu ook echt geïmplementeerd in Klubs met de Enquete functionaliteit. Is het niet uiterst interessant voor de clubwerking om na een activiteit een evaluatie te kunnen houden bij de aanwezige leden.
En daarom een uitgebreide evaluatie functionaliteit:Verschillende evaluatie forms (voor verschillende doelgroepen)
Leden of publieke evaluaties
Beperking (per lid) qua aantal evaluaties
Uitgebreide vraagstelling (Text, Number, Yes / No, Choice, Range)
Bij Klubs zijn we zeker mercantiel en hebben aandacht voor de financiën van je club. Een mogelijkheid hier is Sponsoring.
Om deze sponsors nog betere visibiliteit te geven is het vanaf nu mogelijk om per activiteit de mail header, footer (met sponsor logo) en de sponsor link aan te passen.
Onboarding
Via de Leden Import functie kan een bulk import van leden in Klubs aangemeld worden.
Met volgende mogelijkheden:
Leden / Prospects: import van zowel Leden als Prospects
Profiel info: import van profiel info van de leden
Memberships: automatische creatie van Lidmaatschappen (periode, pricing, …)
Ledengroepen: multiple Ledengroepen per lid mogelijk
In afwachting van een volgende grote release (Inschrijvingen Activiteiten, Onboarding, Surveys) hier enkele voorjaar releases.
Inschrijven – Extra Persoon
Bij het Inschrijven van een extra persoon (na een eerdere inschrijven van het lid) liep deze handeling wat fout. Het lid schreef zichzelf hier, meestal, zelf ook nog eens in.
De functionaliteit achter deze button is nu gewijzigd en verduidelijkt, zie screenshot:
Informatie Bovenaan indicatie van de reeds eerdere inschrijving: lid en gast.
Extra Persoon Daaronder de functionaliteit voor de extra inschrijving.
Meta-Fields – Sort
Met de sort mogelijkheid kan je de meta-velden nu ook rangschikken om de vraagstelling duidelijker te maken. Eventueel, bij uitbreiding, een structuur van de extra velden op te zetten.
Grace Period
Bij een aantal clubs loopt de lidmaatschapsperiode tot het einde van het werkjaar (31 december). Maar de hernieuwingen worden pas in het nieuwe werkjaar aangemaakt (voor een correcte boekhoud datum). Dit betekent dat de leden de dag na het aflopen van hun lidmaatschap, dan in het nieuwe werkjaar, geen toegang meer hebben tot het platform.
Daarom werd op clubniveau een Grace Period setting toegevoegd. Dit geeft de leden in deze tussentijd toch nog toegang tot het platform, tot de lidmaatschapshernieuwingen door de admin werden doorgevoerd.
Activiteiten – Deelname: Rapporten / Activiteiten – Alle aanwezigen per activiteit
Met vooral bij de lijst aanwezigen toevoeging van aanwezig/uitgeschreven/wachtlijst maar ook RSVP status, extra profiel velden, activiteiten meta-velden, …
Leden aantallen
Bij verschillende lijsten worden het aantal actieve leden in een aparte kolom bijgevoegd. Bijkomend ook de link naar een lijst met de betreffende leden.
Communicatie – Doelgroep Betaald
Alhoewel er bij de activiteiten communicatie reeds een tien-tal doelgroep selecties bestaan (Ledengroepen, RSVP status, Inschrijvingen, …) kregen we de suggestie voor nog een bijkomende. – Ingeschreven leden die nog niet betaald hebben.
Deze hebben we dan ook bijgevoegd. Handig voor het opvolgen van betalingen met een aparte communicatie en doelgroep.
User Interface – Toggle switch
Om de aanpassing (Yes/No) in een lijst vlotter te laten verlopen hebben we een aantal Toggle switches toegevoegd:
Op de aanwezigheidslijst (leden platform) werd een gebruikersvriendelijke indicatie toegevoegd voor de gasten.
Uitschrijven na Annulatietermijn
Bij de activiteiten staan er een aantal beheers termijnen waarvan 2 wat verdere uitleg hoeven:
Inschrijven tot: na deze datum kan je niet meer inschrijven
Annulatietermijn: Indien je uitschrijft binnen deze termijn kunnen eventueel kosten aangerekend worden
Een voorbeeld maakt nog meer duidelijk. Na de inschrijvingstermijn (Inschrijven tot) is de activiteit afgesloten omdat je de catering moet bestellen. Evenwel laat je de leden nog uitschrijven (wegens ziekte) om het aantal stoelen / indekking tafel nog te kunnen aanpassen.
Indien een lid uitschrijft binnen de annulatietermijn krijgt hij een aparte mail (Mail Teksten – Uitschrijven Activiteit). Hierin kan je dan de annulatie voorwaarden vermelden (kosten, …).
Om op de hoogte te blijven van deze bijzondere uitschrijvingen kan je deze mails specifiek naar de admin laten sturen. Dit door het vermelden van een e-mail adres in de Bijkomende E-mail Adressen, onderaan deze Mail tekst.
Mailing Personalisatie
Bij de Marketing Mail Campagnes werden een aantal personalisaties (stortcodes) toegevoegd zoals de velden van het profiel, maar ook de profiel meta-velden. En dit voor zowel de header als binnen het onderwerp van de mail.
Zoals reeds in het voorjaar aangekondigd, is deze zomer hard gewerkt aan de Communicatie module. En hiermee ook de afwerking van Klubs v2.
Bij activiteiten hoort een veelvoud aan communicatie zoals uitnodigingen, reminder, confirmaties, … en dit dan allemaal naar verschillende doelgroepen zoals leden of ledengroepen, aanwezigen, …
Met de nieuwe communicatie module volgende functionaliteiten
Alle communicatie types: uitnodiging, herinnering, bevestiging, bedanking, …
Terwij we naarstig verder werken aan enkele grotere updates (o.a. Activiteiten Communicatie) deze maand toch enkele kleinere wijzigingen onder de motorkap van het Klubs platform.
Maandfacturatie
De maandfacturatie geeft u de mogelijkheid om alle kosten van een lid samen te brengen en een maandelijkse factuur. (niet enkel de activiteiten, maar ook de Bars consumpties, indien deze module geïnstalleerd is)
Net zoals bij de extra vragen bij een activiteit nu ook een Toelichting bij de meta-fields van het profiel. Dit om de vraag, bij de registratie, te verduidelijken.
Gezien het verschillende karakter van een inschrijving voor een activiteit door een lid dan wel via de publieke link, werden ook de extra vragen aangepast.
Vanaf nu is het mogelijk aan te geven of de extra vragen gesteld worden bij de inschrijving van een lid dan wel bij de inschrijving via de publieke link.
