Na de correcte financiële verwerking van je lidmaatschappen (aanmaken, hernieuwen) en de activiteiten (afrekening kosten) dienen deze nog verder opgevolgd te worden voor betaling, herinneringen, eventueel (bij niet betaling) ledensstatus Verlopen.
De procedure qua opvolging is afhankelijk van de gebruikte administratieve methode
- Online Betalingen
- Manuele opvolging
Online Betalingen
Bij online betalingen is er voornamelijk een eenvoudiger opvolging van de betalingen, en dus ook de mogelijke herinnerigen.
De mogelijke boekingen blijven identiek, afhankelijk van het gekozen boekhoudsysteem.
Lidmaatschappen
Follow-up van de betalingen:
Bij de uitnodiging voor het lidmaatschap en bij de hernieuwing wordt per mail een betaaluitnodiging gestuurd. Bij akkoord kan het lid de betaling, via Mollie, uitvoeren.
- Manuele Opvolging
Bijhouden in Klubs via Indicatie “gefactureerd” en “betaald” op het lidmaatschap
Bij niet betaling verwijderen van het lid door wijzigen Lid status - Boekhouding
Bij niet betaling van de lidmaatschapsfactuur, eventuele credit-nota, en verwijderen van het lid door wijzigen Lid status naar verlopen.
Activiteiten
Tijdens de inschrijving wordt de online betalingsprocedure uitgevoerd en is de inschrijving maar finaal na effectieve betaling.
- Manuele Opvolging
Automatische indicatie “betaald” bij aanwezigheidslijst op de activiteit - Boekhouding
Identieke opvolging als hieronder, maar met factuur reeds voldaan
Manuele Opvolging
Lidmaatschappen
Follow-up van de betalingen:
- De hernieuwingsmail kan in cc gestuurd worden naar de Admin, opvolging via deze mail
- Bijhouden in Klubs via Indicatie “gefactureerd” en “betaald” op het lidmaatschap
Activiteiten
Follow-up van de betalingen:
- Export van de facturatie lijst bij Activiteiten / Facturatie
- Betalingscontrole via de bankstaten en indicatie “betaald” op de aanwezigheidslijst
Reporting Financials
De open betalingen voor alle activiteiten en lidmaatschappen handig bij elkaar:
– Reporting / Financial
