De financiële verwerking van je club is er vooral voor de jaarlijkse lidmaatschappen en de verwerking van de kosten van de activiteiten.
Hiervoor zijn er in Klubs een aantal voorzieningen getroffen. En wel om dit intern dan wel via een externe boekhoudsoftware op te volgen.
Voor verduidelijking rond de administratie en de boekhouding van je club verwijzen we naar een Long Read rond administratie, boekhouding, BTW statuut, debet-nota’s.
Klubs – Boekhouding en Administratie
Financiële set-up
De Klubs financiële set-up bestaat uit het aangeven van het BTW percentage voor lidmaatschappen en activiteiten en ook de Prijszetting.
1. BTW percentage
Hier bepaald u welk BTW percentage van toepassing is op de aanrekening van Lidmaatschappen of Activiteiten. Sommige clubs hebben namelijk een BTW vrijstelling voor lidgelden (o.a. sportclubs).
2. Prijzen indicatie
Afhankelijk van de type leden binnen je club is er een aparte prijszetting
- Inclusief BTW – voor privé lidmaatschappen
Zoals gewone consumentenprijzen. - Exclusief BTW – voor business lidmaatschappen
Tussen bedrijven geldt de regel dat vermelde prijzen exclusief btw zijn.
Deze indicatie (inclusief / exclusief BTW en de indicatie van het BTW percentage) wordt getoond op de detail info van de activiteit als deel van Juridische Context.
Financiële Verwerking
Lidmaatschappen
1. Lidmaatschappen status
Nazicht van de status:
- [Renew]: mogelijkheid om dit lidmaatschap te vernieuwen (indien Rood – lidmaatschap vervallen)
- Verdere indicaties (eventueel aan te passen): “Gefactureerd” en “Betaald”
2. Lidmaatschappen hernieuwing
Op het scherm van de lidmaatschap hernieuwing kan de financiële info voor dit lidmaatschap gewijzig worden:
- Type Lidmaatschap
- Geldigheidsduur
- Eventueel gratis lidmaatschap
- Betalingsinfo
- Communicatie opties
3. Opvolging
Follow-up van de betalingen:
- De hernieuwingsmail kan in cc gestuurd worden naar de Admin, opvolging via deze mail
- Bijhouden in Klubs via Indicatie “gefactureerd” en “betaald” op het lidmaatschap
Activiteiten
1. Aanwezigheidslijst
Vooralleer over te gaan tot de facturatie van een activiteit is het belangrijk de aanwezigheidslijst na te gaan.
- Uitschrijven van de niet aanwezige personen
- Toewijzgen van de gasten aan het lid die instaat voor de facturatie
- Eventueel aangeven dat geen facturatie nodig is – wordt niet opgenomen in facturatielijst
- Mogelijkheid tot aanduiden dat deze activiteit reeds betaald werd (zie later)
2. Facturatie
Op het facturatiescherm alle info nodig voor een laatste check voor de facturatie:
- Lijst aangewezige leden en gasten
- Indicatie kosten leden en gasten
- Totalen: aanwezigen, bedrag leden en bedrag gasten
- Facturatie status: gefactureerd of te factureren
- Facturatie opties, via Boekhouding of download naar Excel
Optioneel ook een reset van de facturatielijst.
3. Facturatie gasten
Mogelijkheid om op de Aanwezigheidslijst aparte facturatieinfo aan te geven (Bedrijfsnaam, BTW nr) die dan mee opgenomen wordt in de facturatie.
4. Facturatie
Na het doorsturen naar de boekhouding of het downloaden van de facturatiesheet kan dan de effectieve facturatie afgewerkt worden.
Follow-up van de betalingen:
- Manueel: via controle bankstaten en indicatie “betaald” op de aanwezigheidslijst
- Via de functionaliteit Openstaande posten en de Herinneringen in de boekhouding.