Het grootste deel van de communicatie met de leden verloopt via mail, nog steeds het meest efficiente en snelste communicatiemiddel. Binnen Klubs gebruiken we het Pull-principe. Voor elke actie die een lid moet uitvoeren wordt hij als het ware naar het platform toe getrokken.
Hieronder een overzicht van de e-mail teksten en de indicatie waar ze gebruikt worden.
– Overzicht e-mail teksten
Ledenbeheer
Registratie – mail naar lid
Registratie procedure
mail na registratie van een nieuw lid
Registratie – mail naar club administrator
Registratie procedure
mail naar de beheerder (ter info, voor goedkeuring) na registratie van een nieuw lid
Registratie – mail met goedkeuring naar lid
Registratie procedure
mail naar lid, na goedkeuring door admin
Wachtwoord vergeten
Login scherm – Wachtwoord vergeten
mail bij login scherm – wachtwoord vergeten
Bevestiging wachtwoord gewijzigd
Procedure – Wachtwoord vergeten
mail confirmatie na wachtwoord wijziging
Activiteiten
Uitnodiging
Activiteit Admin / Communicatie
mail met uitnodiging voor activiteit naar (selectie) leden of prospects
Inschrijving activiteit – Inschrijver
Activiteit user / Inschrijving
mail na inschrijving activiteit – naar lid inschrijver
Inschrijving activiteit – Gast
Activiteit user / Inschrijving gast
mail na inschrijving activiteit – naar gast inschrijver
Inschrijving activiteit – Wachtlijst Lid
Activiteit user / Inschrijving wachtlijst (Wachtlijstbeheer)
mail na inschrijving activiteit op de wachtlijst – naar lid of gast
Inschrijving via admin – Lid
Activiteit admin / Lijst Aanwezigen – +Lid
mail na inschrijving activiteit door Admin – naar lid
Inschrijving via admin – Guest
Activiteit admin / Lijst Aanwezigen – +Gast
mail na inschrijving activiteit door Admin – naar genodigde
Deel uitnodiging activiteit
Activiteit user / Deel activiteit
mail met informatie activiteit na uitnodiging door lid
Activiteit – Confirmatie
Activiteit Admin / Communicatie
mail voor Confirmatie activiteit – naar doelgroep selectie
Uitschrijven activiteit
Activiteit user / Uitschrijven
mail na uitschrijven activiteit – naar lid inschrijver
Met hier 2 versies afhankelijk of het Uitschrijven gebeurt buiten dan wel binnen de Annulatieperiode.
Dit om dan voor een aparte afhandeling of een specifieke melding te maken qua aanrekening van kosten.
Communicatie – Bedanking
Activiteit Admin / Communicatie
mail voor Bedanking activiteit – naar doelgroep selectie
Communicatie – Evaluatie
Activiteit Admin / Communicatie
mail voor Evaluatie activiteit – naar doelgroep selectie
Administratie
Lidmaatschap hernieuwing
Lidmaatschappen – Renew (Lidmaatschap Hernieuwingen)
Mail bij hernieuwing lidmaatschap en doorsturen naar boekhouding
Virtual Club
Topics: nieuw topic
Forum – Topic toevoegen
Topics: antwoord op topic
Forum – Topic antwoord
Topics: activiteit standaard tekst
Activiteit admin / Creëer Topic
Connect: connectie maken
Connecties – Connectie toevoegen
Connect: connectie geslaagd
Procedure Connectie – Na goedkeuring
Connect: nieuw bericht
Connecties – Boodschap sturen
Connect: herinnering
Connecties – Connectie herinneren