Lidmaatschappen kunnen komen te vervallen doorheen het jaar. Dit gezien lidmaatschappen kunnen starten doorheen het jaar. Maar ook gezien lidmaatschappen variërende periodes kunnen hebben.
Maar vooral het financiële aspect van deze hernieuwingen maakt dat dit de nodige aandacht verdient. En hier help Klubs met:
- Beheer – overzicht van de lidmaatschappen met status indicatie
- Hernieuwing individueel, per lid
- Hernieuwing meerdere lidmaatschappen op basis parameters
- Verwerking
Beheer
Basis hier is de lijst – Lidmaatschappen, met indicatie indien een lidmaatschap binnenkort komt te vervallen of reeds vervallen is.
Overzicht
Een taak is het regelmatig nazien van deze lijst met de todo’s gebaseerd op de indicaties:
- [Renew – blauwe button]: indicatie – vervalt binnenkort (3 maand)
- [Renew – rode button]: is reeds vervallen
Hernieuwing Individueel
Met een klik op de Renew button wordt het lidmaatschap hernieuwd.
Bij deze hernieuwing kan gewijzigd worden qua type (afhankelijk van leeftijd of andere indicatie) en ook qua einddatum.
Verder nog enkele financiële en communicatie indicaties.
Indien het Lidmaatschap niet vernieuwd wordt, krijgt het lid de status – Verlopen. Zie hiervoor ook super topic rond Leden Status.
Financiële opvolging
Deze wordt ook in deze lijst bijgehouden: Facturatie en Betaling. Desgevallend wordt een factuur voorbereid en doorgestuurd naar de specifieke Boekhouding.
Verdere info rond de financiële opvolging binnen Klubs van Lidmaatschappen.
– support topic Financiële verwerking en Financiële procedure
Mail Communicatie
Bij elke hernieuwing wordt een mail gestuurd, zie voorbeeld hierboven.
Mail layout te wijzigen bij de settings.
Hernieuwing meerdere lidmaatschappen
Via de menu button – Lidmaatschappen Hernieuwen – is er ook de mogelijkheid om meerdere lidmaatschappen tegelijk te hernieuwen en dit op basis van op basis van type, datum of andere parameters. Dit gebeurt in 4 stappen
- Selectie – van de te hernieuwen lidmaatschappen
- Parameters – bepalen van de parameters van de nieuwe lidmaatschappen
- Communicatie – opmaak van de mail rond deze hernieuwing
- Bevestiging – overzicht voor de effectieve verlenging
Selectie
De eerste stap is de selectie van de te hernieuwen lidmaatschappen. Deze selectie van gelijkaardige lidmaatschappen is nodig, gezien bij deze procedure meerdere lidmaatschappen worden hernieuwd, dan allemaal met dezelfde parameters qua type (bedrag) en periode.
- Type lidmaatschap
- Vervaldatum
Via de individuele tickmarks kan hier nog een verdere verfijning gebeuren.
Parameters
Voor alle geselecteerde Lidmaatschappen worden hier de parameters ingesteld:
- Type lidmaatschap
- Einddatum: specifieke ingaven (Vast) dan wel automatische berekening op basis van het lidmaatschapstype (Variabel).
- Kostprijs: specifieke ingaven (Vast) dan wel automatische berekening op basis van het lidmaatschapstype (Variabel).
Communicatie
Beheer van de communicatie van deze hernieuwing met indicatie om mail te sturen, dan wel om de standaard mail te wijzigen.
De standaard mail wordt gehaald uit de Settings – E-mail teksten.
(E-mail teksten / Administratie / Lidmaatschap hernieuwing)
Bevestiging
In de laatste stap een overzicht voor de effectieve verlenging met indicatie van de verschillende gekozen parameters.
Verwerking
Hierna volgt nog de verdere verwerking van deze hernieuwingen.
Communicatie
Bij elke hernieuwing wordt een mail gestuurd naar het lid met info over deze hernieuwing.
De standaard mail wordt gehaald uit de Settings – E-mail teksten.
(E-mail teksten / Administratie / Lidmaatschap hernieuwing)
Status
Elk lid kan zijn status opvolgen via zijn profiel: Lidmaatschappen.
of – https://demo.klubs.be/mymembership
(waar demo vervangen dient te worden door uw Klubs domeinnaam)
Online Betaling
Bij de keuze voor online betaling wordt is er de mogelijkheid om online te betalen via de button op het Lidmaatschap scherm.
Na de betaling wordt de betalingsindicatie op betaald gezet.
Boekhouding
Indien gebruik gemaakt wordt van een boekhoudpakket wordt bij elke hernieuwing, via de interface, een concept factuur opgemaakt. Deze kan, na nazicht, dan finaal aangemaakt en verstuurd worden vanuit de boekhoudsoftware.
Opvolging gebeurt hier binnen de boekhouding door het opvolgen van de te ontvangen facturen, dan wel de laattijdige een, geautomatiseerde, herinnering te sturen.
Bij niet betaling van de lidmaatschapsfactuur, eventuele credit-nota, en verwijderen van het lid door wijzigen Lid status naar verlopen.
Meer info rond de Financiële opvolging in de support topics:
– https://support.klubs.be/kb-category/financials/
Timing
Bij een aantal clubs loopt de lidmaatschapsperiode tot het einde van het werkjaar (31 december).
Maar de hernieuwingen worden pas in het nieuwe werkjaar aangemaakt (voor een correcte boekhoud datum).
Dit betekent dat de leden de dag na het aflopen van hun lidmaatschap, dan in het nieuwe werkjaar, geen toegang meer hebben tot het platform.
Grace Period
Daarom werd op clubniveau een Grace Period setting toegevoegd. Dit geeft de leden in deze tussentijd toch nog toegang tot het platform, tot de lidmaatschapshernieuwingen door de admin werden doorgevoerd.