Release Note

Geweldig nieuws! De laatste KLUBS release, een kleine 2 maand na de vorige, bevat nu nog meer functionaliteiten, met als doel minder administratie, en meer focus op de leden.

Evaluaties

En de focus op de leden is nu ook echt geïmplementeerd in Klubs met de Enquete functionaliteit.
Is het niet uiterst interessant voor de clubwerking om na een activiteit een evaluatie te kunnen houden bij de aanwezige leden.

En daarom een uitgebreide evaluatie functionaliteit:Verschillende evaluatie forms (voor verschillende doelgroepen)

• Leden of publieke evaluaties
• Beperking (per lid) qua aantal evaluaties
• Uitgebreide vraagstelling (Text, Number, Yes / No, Choice, Range)
• Resultaten: Grafische representatie en Download

Test het uit, full support info op – Support Knowledge Base

Sponsoring

Bij Klubs zijn we zeker mercantiel en hebben aandacht voor de financiën van je club. Een mogelijkheid hier is Sponsoring.

Om deze sponsors nog betere visibiliteit te geven is het vanaf nu mogelijk om per activiteit de mail header, footer (met sponsor logo) en de sponsor link aan te passen.

Onboarding

Via de Leden Import functie kan een bulk import van leden in Klubs aangemeld worden.

Met volgende mogelijkheden:

• Leden / Prospects: import van zowel Leden als Prospects
• Profiel info: import van profiel info van de leden
• Memberships: automatische creatie van Lidmaatschappen (periode, pricing, …)
• Ledengroepen: multiple Ledengroepen per lid mogelijk

In afwachting van een volgende grote release (Inschrijvingen Activiteiten, Onboarding, Surveys) hier enkele voorjaar releases.

Inschrijven – Extra Persoon

Bij het Inschrijven van een extra persoon (na een eerdere inschrijven van het lid) liep deze handeling wat fout. Het lid schreef zichzelf hier, meestal, zelf ook nog eens in.

De functionaliteit achter deze button is nu gewijzigd en verduidelijkt, zie screenshot:

Informatie
Bovenaan indicatie van de reeds eerdere inschrijving: lid en gast.

Extra Persoon
Daaronder de functionaliteit voor de extra inschrijving.

Meta-Fields – Sort

Met de sort mogelijkheid kan je de meta-velden nu ook rangschikken om de vraagstelling duidelijker te maken.
Eventueel, bij uitbreiding, een structuur van de extra velden op te zetten.

Grace Period

Bij een aantal clubs loopt de lidmaatschapsperiode tot het einde van het werkjaar (31 december).
Maar de hernieuwingen worden pas in het nieuwe werkjaar aangemaakt (voor een correcte boekhoud datum).
Dit betekent dat de leden de dag na het aflopen van hun lidmaatschap, dan in het nieuwe werkjaar, geen toegang meer hebben tot het platform.

Daarom werd op clubniveau een Grace Period setting toegevoegd. Dit geeft de leden in deze tussentijd toch nog toegang tot het platform, tot de lidmaatschapshernieuwingen door de admin werden doorgevoerd.

Op het einde van het jaar een herneming van een aantal verbeteringen, releases die we recent toevoegden aan het platform.

Download lijsten

Alle download lijsten werden herzien en up-to-date aangepast: toevoegen nieuwe velden, updates voor de leesbaarheid, naamgeving. Check ze anders:

• Ledenlijst: Administratie / Ledenbeheer – Download
• Activiteit Aanwezigen: Administratie / Activiteit / Lijst Aanwezigen
• Activiteiten – Deelname: Rapporten / Activiteiten – Alle aanwezigen per activiteit

Met vooral bij de lijst aanwezigen toevoeging van aanwezig/uitgeschreven/wachtlijst maar ook RSVP status, extra profiel velden, activiteiten meta-velden, …

Leden aantallen

Bij verschillende lijsten worden het aantal actieve leden in een aparte kolom bijgevoegd.
Bijkomend ook de link naar een lijst met de betreffende leden.

Communicatie – Doelgroep Betaald

Alhoewel er bij de activiteiten communicatie reeds een tien-tal doelgroep selecties bestaan (Ledengroepen, RSVP status, Inschrijvingen, …) kregen we de suggestie voor nog een bijkomende.
– Ingeschreven leden die nog niet betaald hebben.

Deze hebben we dan ook bijgevoegd. Handig voor het opvolgen van betalingen met een aparte communicatie en doelgroep.

User Interface – Toggle switch

Om de aanpassing (Yes/No) in een lijst vlotter te laten verlopen hebben we een aantal Toggle switches toegevoegd:

• Activiteiten Media: Foto’s & Documenten – Downloadbaar
• Activiteiten Aanwezigen: Betaald status

Activiteit Aanwezigen – Guest Indicatie

Op de aanwezigheidslijst (leden platform) werd een gebruikersvriendelijke indicatie toegevoegd voor de gasten.

Uitschrijven na Annulatietermijn

Bij de activiteiten staan er een aantal beheers termijnen waarvan 2 wat verdere uitleg hoeven:

• Inschrijven tot: na deze datum kan je niet meer inschrijven

• Annulatietermijn: Indien je uitschrijft binnen deze termijn kunnen eventueel kosten aangerekend worden

Een voorbeeld maakt nog meer duidelijk. Na de inschrijvingstermijn (Inschrijven tot) is de activiteit afgesloten omdat je de catering moet bestellen. Evenwel laat je de leden nog uitschrijven (wegens ziekte) om het aantal stoelen / indekking tafel nog te kunnen aanpassen.

Indien een lid uitschrijft binnen de annulatietermijn krijgt hij een aparte mail (Mail Teksten – Uitschrijven Activiteit). Hierin kan je dan de annulatie voorwaarden vermelden (kosten, …).

Om op de hoogte te blijven van deze bijzondere uitschrijvingen kan je deze mails specifiek naar de admin laten sturen. Dit door het vermelden van een e-mail adres in de Bijkomende E-mail Adressen, onderaan deze Mail tekst.

Mailing Personalisatie

Bij de Marketing Mail Campagnes werden een aantal personalisaties (stortcodes) toegevoegd zoals de velden van het profiel, maar ook de profiel meta-velden. En dit voor zowel de header als binnen het onderwerp van de mail.

Zoals reeds in het voorjaar aangekondigd, is deze zomer hard gewerkt aan de Communicatie module. En hiermee ook de afwerking van Klubs v2.

Bij activiteiten hoort een veelvoud aan communicatie zoals uitnodigingen, reminder, confirmaties, … en dit dan allemaal naar verschillende doelgroepen zoals leden of ledengroepen, aanwezigen, …

Met de nieuwe communicatie module volgende functionaliteiten

• Alle communicatie types: uitnodiging, herinnering, bevestiging, bedanking, …
• Uitgebreide doelgroep selectie: ledengroepen, leden/gasten/public, RSVP status, lidmaatschaptype
• Tekst editor: gebruik van alle stortcodes (profiel velden, meta-velden, …)
• Communicatie historiek: review en hergebruik
• Rapportering: vooral dan de user acties (afgeleverd, geopend, clicks)

Alles nog na te lezen in het Support topic – Activiteiten Communicatie

Terwij we naarstig verder werken aan enkele grotere updates (o.a. Activiteiten Communicatie) deze maand toch enkele kleinere wijzigingen onder de motorkap van het Klubs platform.

Maandfacturatie

De maandfacturatie geeft u de mogelijkheid om alle kosten van een lid samen te brengen en een maandelijkse factuur.
(niet enkel de activiteiten, maar ook de Bars consumpties, indien deze module geïnstalleerd is)

Zie hierover het specifieke Support topic – Maandfacturatie

Profiel Veld – Toelichting

Net zoals bij de extra vragen bij een activiteit nu ook een Toelichting bij de meta-fields van het profiel.
Dit om de vraag, bij de registratie, te verduidelijken.

Meer op Support – Profiel Meta-velden

Activiteiten Meta-fields – Leden/Publiek

Gezien het verschillende karakter van een inschrijving voor een activiteit door een lid dan wel via de publieke link, werden ook de extra vragen aangepast.

Vanaf nu is het mogelijk aan te geven of de extra vragen gesteld worden bij de inschrijving van een lid dan wel bij de inschrijving via de publieke link.

Meer op Support – Activiteiten Meta-velden

Bij de blog items is er een externe link toegeveoged op het blogimage.

Zodoende kan er een per blog item een Sponsor logo worden ingevoegd, dan wel gelinkt met de website van de sponsor.

Voor onze twee koppelingen (Yuki en Penningmeester) hebbenwe de settings wat verder uitgewerkt.

Met voor beide een indicatie van de gebruikte Grootboeken, dan wel de Sales Category.
En ook een test voor de status van de koppeling.

Voor een aantal clubs (VZW’s, maar ook feitelijke verenigingen) is een boekhouding nodig of noodzakelijk. We verwijzen hier graag naar een long read rond Boekhouding.

En dan vooral aandacht voor Penningmeester een enkelvoudige boekhouding die exact doet waar het voor staat, de Penningmeester voor je vereniging.

Naast de koppeling met Yuki, voor dubbel boekhouden, dus nu ook de koppeling met Penningmeester, voor enkelvoudig boekhouden. Maar wel met een volledige automatisatie (bank koppeling) en uitgebreide rapportering.

Penningmeester, Lees er hier alles over of vraag een demo aan.

Binnen Klubs de mogelijkheid voor het opzetten van een aantal specifieke uitnodigingen zoals:

• Leden: bestuursmeetings, specifieke doelgroepen
• Prospects: publieke activiteiten

Lees er meer over in de Support.

Bij het jaareinde zijn er een aantal clubs die al hun jaarlidmaatschappen vernieuwen. Binnen Klubs is er nu de mogelijkheid voor Hernieuwing van meerdere lidmaatschappen.

Via de menu button – Lidmaatschappen Hernieuwing – is er ook de mogelijkheid om meerdere lidmaatschappen tegelijk te hernieuwen en dit op basis van op basis van type, datum of andere parameters. Dit gebeurt in 4 stappen

• Selectie – van de te hernieuwen lidmaatschappen
• Parameters – bepalen van de parameters van de nieuwe lidmaatschappen
• Communicatie – opmaak van de mail rond deze hernieuwing
• Bevestiging – overzicht voor de effectieve verlenging

De volledige werkwijze op de support page:
– https://support.klubs.be/knowledge-base/lidmaatschap-hernieuwingen/