Bij activiteiten hoort een veelvoud aan communicatie zoals uitnodigingen, reminder, confirmaties, … en dan dit allemaal naar verschillende doelgroepen zoals leden of ledengroepen, aanwezigen, …
Om dit wat bruikbaar en overzichtelijk te maken is deze communicatie gebundeld in een aparte communicatie functionaliteit.
Tevens worden ook alle versies van de communicatie bijgehouden, voor latere referentie.
Communicatie Type
Voor de Activiteiten Communicatie zijn er 2 grote types:
Mail Campagnes
Gestuurd naar een grotere groep:
- Uitnodiging
Gestuurd naar alle leden of ledengroep - Herinnering
Gestuurd naar genodigden die nog niet ingeschreven zijn - Bevestiging
Gestuurd naar de geregistreerde personen - Bedanking
Gestuurd naar de geregistreerde personen - Evaluatie
Evaluatie form na (of voor) de activiteit - Overige
Meldingen
Automatisch gestuurd na een specifieke actie van een lid
- Inschrijving
Notificatie mail gestuurd direct na de inschrijving - Uitschrijving
Notificatie mail gestuurd direct na de Uitschrijving (buiten annulatie termijn) - Uitschrijving
Notificatie mail gestuurd direct na de Uitschrijving (binnen annulatie termijn)
Met voor de Uitschrijving 2 versies afhankelijk of het Uitschrijven gebeurt buiten dan wel binnen de Annulatieperiode.
Dit om dan voor een aparte afhandeling of een specifieke melding te maken qua aanrekening van kosten.
Communicatie Content
Voor elk type communicatie bestaan er standaard teksten die dan gebruikt worden voor de initiële opmaak van de mail – E-mail Teksten.
Deze opmaak (teksten, images, …) kunnen dan aangepast worden per activiteit.
En ook kan de tekst van de automatische individuele meldingen hier aangepast worden, dan specifiek voor een activiteit.
Dan bijvoorbeeld voor de melding van aparte betalingsinfo voor deze specifieke activiteit.
Communicatie Opmaak
Voor de opmaak is er de Tekst Editor voor het invoegen van tekst, images en vooral voor de formattering.
Personalisatie van de communicatie kan via het gebruik van de Shortcodes.
En hier kunnen verschillende Shortcodes gebruikt worden:
- Profiel info: Naam, e-mail, bedrijf, BTW nr, …
- Meta velden: vrije velden laten je toe het leden profiel verder aan te vullen – Meta velden
- Activiteit Meta velden: aanvullende info per activiteit – Activiteit Meta velden
Communicatie Doelgroep selectie
Uitnodiging
Mail met uitnodiging voor een activiteit:
- Alle leden
- Bepaalde Ledengroep
- Lidmaatschapstype
- …
Reminder
Mail naar de eerder uitgenodigde leden op deze activiteit, met voor de reminder doelgroep selectie op basis van:
- Algemeen: leden die nog niet ingeschreven zijn
- RSVP: Misschien, “geen reactie”
- …
Evenwel dit enkel indien er vooraf een Uitnodiging werd gestuurd.
Met dan voor de Reminder dezelfde selectie, bijvoorbeeld Ledengroep, als bij de eerdere Uitnodiging.
Bevestiging
Bevestiging naar de aanwezigen, ter confirmatie
- Alle aanwezigen, eventueel leden en gasten apart
- Specifiek de inschrijvingen via de publieke link
- …
Bedanking / Evaluatie
Mail achteraf met een korte bedenking of een evaluatie met enkele vragen.
- Alle aanwezigen, eventueel leden en gasten apart
- Specifiek de inschrijvingen via de publieke link (voor ledenwerving)
- …
Communicatie Verzending
Ten slotte, net zoals bij de Mail Campagnes, de mogelijkheid om een test mail te sturen een review voor de finale activiteiten communicatie.
En ook additionele mogelijkheid voor het sturen van een Individuele mail naar een specifiek lid of ingeschreven persoon.
Communicatie Historiek
Per activiteit wordt ook de volledige communicatie historiek bijgehouden. Voor latere referentie. En dus nu de mogelijkheid om gestuurde mailings te hergebruiken.
Communicatie Rapportering
Voor elke communicatie kan in detail de rapportering worden bekeken. Dit om leden te informeren rond al dan niet verzonden / aangekomen mails.
Bekijk hier zeker ook apart support topic rond Mail Delivery.
- Mail indicatie: Type Mailing, Subject, Sent from
- Verzend info: Verzonden, Timing
- User acties: Afgeleverd, Geopend, Geklikt (attendance buttons)