Leden kunnen ingebracht worden in Klubs op een 2-tal manieren.
- Admin Invoer
- Import functiie
Admin Invoer
De admin invoer laat toe om een Lid toe te voegen en direct het Lidmaatschap te creëren en een communicatie te sturen rond dit lidmaatschap.
– Admin – Member / Add Member
Import Functie
Via de Leden Import functie kan een bulk import van leden in Klubs aangemeld worden.
Met volgende mogelijkheden:
- Leden / Prospects: import van zowel Leden als Prospects
- Profiel info: import van profiel info van de leden
- Memberships: automatische creatie van Lidmaatschappen (periode, pricing, …)
- Ledengroepen: multiple Ledengroepen per lid mogelijk
Voorbereiding
Om de bulk import optimaal voor te bereiden, volg graag de Implementation Wizard.
Specifieke aandacht om de Lidmaatschap Types vooraf te bepalen en op te zetten.
En dan ook de exacte naamgeving te gebruiken in de import file.
Import file
Breng de te importeren leden samen in een Import file met een specifieke Klubs Template.
- Wijzig niets aan de Headings (dit zijn de match fields voor de import)
- De voorbeeld lijnen (Pieter Peeters, Jan Janssens) kunnen worden weggehaald
- Gebruik identieke Lidmaatschaptypes als deze eerder opgezet in je club platform
- Multiple ledengroepen per lid mogelijk, gescheiden met een dash (-)
- Datum formaat is yyyy-mm-dd
Sla je ledenlijst vervolgens op als een .csv (Comma Seperated Value) file en klaar voor de import.
(Administration > Member Management > Import).
Beperking
Voor het versturen van de mails vanuit Klubs werken we met een transactioneel mail systeem. Voor de optimaal verwerking van de latere communicatie functies, volgende beperkingen:
- Gepersonaliseerd: imports zonder Naam en Voornaam worden niet geïmporteerd
- Role Based mail adressen: deze dienen beperkt te worden
(Bepaalde mail adressen worden geassocieerd met hoge bouncepercentages en spamklachten. Het betreft dan bijvoorbeeld de Role-Base mail adressen zoals info@, support@, admin@admin. Het gebruik van dit soort mail adressen kan dan ook de mail delivery van het e-mailsysteem negatief beïnvloeden.)
Gebruik
Indien er toch onregelmatigheden waren bij de import wordt dit gemeld in een error melding.
Deze kunnen dan specifiek per lid aangepast worden.
Na deze import dienen de leden nog geactiveerd te worden. Dit kan via een mail naar de intussen geïmporteerde leden. Een introductie mail voorbeeld staat klaar in Mail Campaign) of kan ook via de link https://xxxx.klubs.be/activate (waar xxxx te vervangen is door jouw Klubs domeinnaam).
Lidmaatschappen kunnen nadien nog gewwijzigd worden via de bulk aanpassing – Lidmaatschap Hernieuwen