Voor verduidelijking rond de boekhouding van je club verwijzen we naar een Long Read rond administratie, boekhouding, BTW statuut, debet-nota’s.
Klubs – Boekhouding en Administratie
Qua boekhouding en facturatie is er binnen Klubs een interface met een boekhoudsoftware:
(in dalende graad van Integratie)
- Yuki: voor een volledige, Dubbele Boekhouding
- Penningmeester: voor en Enkelvoudig Boekhouding
- Billit: facturatie tool (Peppol compliant) en Gateway naar een 40-tal boekhoudpakketten
Deze integratie is, voor al deze, vrij compleet:
- Facturatie van de Lidmaatschappen
- Facturatie van de Activiteiten: aparte lijnen voor lid en gast
- Diverse settings voor de integratie met Klubs
Opvolging – Vertrouwensprincipe
Bij de integratie tussen Klubs en het boekhoudsysteem hanteren wij het vertrouwensprincipe. Dit is zo gebouwd om de administratieve last voor clubbeheerders tot een minimum te beperken door uit te gaan van de goede trouw van het lid.
Zodra een lidmaatschap wordt verlengd of een inschrijving voor een activiteit wordt voltooid, genereert het systeem direct een factuur. We gaan er hierbij vanuit dat de betalingsverplichting standaard wordt voldaan.
De volledige financiële opvolging — inclusief de status van betalingen en het versturen van eventuele herinneringen — vindt uitsluitend plaats in het boekhoudsysteem. Er vindt geen automatische terugkoppeling van de betaalstatus naar Klubs plaats.
Door deze methode hoef je als beheerder niet elk lid individueel te controleren in twee systemen. Je hoeft enkel actie te ondernemen bij uitzonderingen (zoals structurele wanbetaling).
Mocht een lid onverhoopt toch afzien van de inschrijving of de betaling niet voldoen, dan behandelen we dit als een handmatige uitzondering:
- In de boekhouding wordt een creditnota opgemaakt om de openstaande factuur tegen te boeken.
- In Klubs word de bijbehorende transactie verwijderd, zodat de ledenlijsten en activiteitsstatistieken actueel blijven.
Deze werkwijze voorkomt dubbele data-entry en zorgt ervoor dat de boekhouding leidend blijft voor je financiële opvolging, terwijl Klubs de focus houdt op het ledenbeheer.
Dubbele Boekhouding – Yuki
Bij het gebruik van een boekhoudsoftware voor een volledige, dubbele, boekhouding wordt er gewerkt met dagboeken.
Voor elke transactie (lidmaatschap, activiteiten facturatie) wordt bij de facturatie vanuit klubs via de interface in de boekhouding een concept factuur opgemaakt. Deze kan, na nazicht, dan finaal aangemaakt en verstuurd worden.
Alle nodige gegevens (klant, facturatie info, btw, …) worden hier door Klubs meegegeven.
Bij een dubbele boekhouding wordt bij het aanmaken van een factuur direct een boeking gecreëerd in een dagboek. Dit wordt dan tegengeboekt bij de ontvangst van de betaling.
Voor meer info over Yuki en de pricing – https://yuki.be/pricing/ondernemer/
Set-up
De Setup gebeurt in volgende stappen
1. Yuki Setup
Voor de Yuki setup laat je je het best bijstaan door een accountant. Opzetten van het boekhoudschema, factuur layout, analystische rekeningen en projecten, …
2. Klubs Integratie
Binnen klubs een snelle koppeling na volgende settings:
- Yuki: API key en Administration ID (uit Yuki set-up)
- Grootboek rekeningen voor de verschillende boekingen
Kijk ook de Financiële instellingen na: BTW percentages en BTW prijszetting
Verwerking Lidmaatschappen
Zowel de aanmaak, de verlenging van een individueel lidmaatschap als de mass renewal resulteren in een facturatie en een opvolging in de boekhouding:
Follow-up van de betalingen:
- Volledig binnen de boekhouding met de Herinneringen functie
- Bij niet betaling van de lidmaatschapsfactuur, eventuele credit-nota, en verwijderen van het lid door wijzigen Lid status naar verlopen.
Bij BTW plichtige lidmaatschappen, dient het BTW percentage eventueel nog aangepast te worden voor buitenlandse facturen (btw verlegd).
Verwerking Activiteiten
Voor de boekhoudkundige verwerking van Activiteiten is er de Voorbereiding in Klubs (Participatiebeheer: Aanwezigheden en Facturatie).
– Financiële Verwerking
Follow-up van de betalingen
- Opvolging gebeurt hier binnen de boekhouding door het opvolgen van de te ontvangen facturen, dan wel de laattijdige een, geautomatiseerde, herinnering te sturen.
- Bij niet betaling van de factuur, (indien facturatie vooraf) uitschrijven uit de activiteit, dan wel de club procedure toepassen.
Enkelvoudige Boekhouding – Penningmeester
Bij het gebruik van een boekhoudsoftware voor een enkelvoudige boekhouding worden alle boekingen vooral gebaseerd op de effectieve ontvangsten.
Bij een transactie vanuit klubs wordt via de interface doorgestuurd en bijgehouden en een concept factuur opgemaakt. Deze kan, na nazicht, dan finaal aangemaakt en verstuurd worden.
Alle nodige gegevens (klant, facturatie info, btw, …) worden hier door Klubs meegegeven.
Ondertussen ook met een volledige functionaliteit:
- Bankintegratie: ophalen van de Bankbestanden (CODA) en semi-automatische verwerking
- Debiteuren beheer: opentstaande facturen, herinneringen, …
Voor meer info over Penningmeester en de pricing – https://www.penningmeester.be/
Set-up
1. Penningmester Setup
De Penningmeester setup kan je zelf realiseren, maar laat dit eventueel nakijken door een accountant.
2. Klubs Integratie
Binnen klubs een snelle koppeling na volgende settings:
- Penningmeesgter: API key
- Grootboek rekeningen voor de verschillende boekingen
Kijk ook de Financiële instellingen na: BTW percentages en BTW prijszetting
Verwerking
Verwerking gebeurt op dezelfde wijze als hierboven bij de Dubbele Boekhouding.
Boekhouding Gateway – Billit
Billit is een facturatie tool voor digitale facturatie en dus Peppol comliant.
Bij een transactie vanuit klubs wordt via de interface doorgestuurd en bijgehouden en een concept factuur opgemaakt. Factuur compleet met Club layout(logo, kleuren, …) en ook direct een QR code voor betaling.
Ondertussen ook met een volledige functionaliteit:
- Bankintegratie: ophalen van de Bankbestanden (CODA) en semi-automatische verwerking
- Debiteuren beheer: opentstaande facturen, herinneringen, …
Voor meer info over Billit en de pricing – https://www.billit.eu/en-int/product/integrations/
Set-up
1. Billit Setup
De Billit setup kan je zelf realiseren.
2. Klubs Integratie
Binnen klubs een snelle koppeling na volgende settings:
- Billit: Company ID en API key
- Grootboek rekeningen voor de verschillende boekingen
Kijk ook de Financiële instellingen na: BTW percentages en BTW prijszetting
Verwerking
Verwerking gebeurt op dezelfde wijze als hierboven bij de Dubbele Boekhouding.
Gateway
Met Billit een Gateway naar een 40-tal boekhoudpakketten.
