Pour plus d'informations sur la comptabilité de votre club, veuillez vous référer à un article de fond sur l'administration, la comptabilité, le statut de la TVA et les notes de débit.Clubs - Comptabilité et administration
En matière de comptabilité et de facturation, Klubs dispose d'une interface avec un logiciel de comptabilité :
(par ordre décroissant d'intégration).
- Yuki : pour une comptabilité double complète
- Trésorier : pour la comptabilité simple
- Billit : outil de facturation (conforme Peppol) et passerelle vers une quarantaine de logiciels de comptabilité
Cette intégration est, pour tous ces éléments, assez complète :
- Facturation des adhésions
- Facturation des activités : lignes distinctes pour les membres et les invités
- Différents paramètres pour l'intégration avec les Klubs
Suivi – Principe de confiance
Pour l'intégration entre Klubs et le système comptable, on utilise le principe de confiance. Ceci est conçu pour réduire au minimum la charge administrative pour les gestionnaires de clubs en partant du principe de la bonne foi du membre.
Dès qu'un abonnement est renouvelé ou qu'une inscription à une activité est finalisée, le système génère immédiatement une facture. Nous partons du principe que l'obligation de paiement est remplie par défaut.
Le suivi financier complet, y compris le statut des paiements et l'envoi d'éventuels rappels, s'effectue exclusivement dans le système comptable. Il n'y a pas de retour automatique de l'état des paiements vers Klubs.
Grâce à cette méthode, en tant qu'administrateur, vous n'avez pas besoin de vérifier individuellement chaque membre dans deux systèmes. Vous ne devez intervenir qu'en cas d'exceptions (telles que des défauts de paiement structurels).
Si, contre toute attente, un membre renonce à son inscription ou ne s'acquitte pas du paiement, nous traiterons cela comme une exception manuelle :
- Dans la comptabilité, une note de crédit est établie pour contre-passer la facture en suspens.
- Dans Klubs, la transaction correspondante est supprimée afin que les listes de membres et les statistiques d'activité restent à jour.
Cette méthode évite la double saisie des données et garantit que la comptabilité reste le pilier de votre suivi financier, tandis que Klubs se concentre sur la gestion des membres.
Comptabilité en partie double – Yuki
Lors de l'utilisation d'un logiciel comptable pour la tenue d'une comptabilité complète en partie double, des agendas sont utilisés.
Pour chaque transaction (affiliation, facturation d'activités), un projet de facture est créé pour être facturé par Klubs via l'interface comptable.
Toutes les données nécessaires (client, informations de facturation, TVA, etc.) sont fournies ici par Klubs.
Dans la comptabilité en partie double, une écriture est immédiatement créée dans un journal lorsqu'une facture est créée. Cette écriture est ensuite annulée lorsque le paiement est reçu.
Pour plus d'informations sur Yuki et les prix - https://yuki.be/pricing/ondernemer/
Mise en place
La mise en place s'effectue selon les étapes suivantes
1. Mise en place de Yuki
Pour la mise en place de Yuki, il est préférable de se faire assister par un comptable. Mise en place du schéma comptable, présentation des factures, comptes analytiques et projets, ...
2. Intégration des clubs
Dans les clubs, un lien rapide après les prochains réglages :
- Yuki : clé API et ID d'administration (à partir de la configuration de Yuki)
- Comptes généraux pour les différentes écritures comptables
Vérifiez également les institutions financières: taux de TVA et tarification TVA.
Traitement des adhésions
La création, le renouvellement d'une adhésion individuelle et le renouvellement groupé donnent lieu à une facturation et à un suivi dans la comptabilité :
Suivi des paiements :
- Entièrement intégré à la comptabilité grâce à la fonction Rappels
- En cas de non-paiement de la facture d'adhésion, de toute note de crédit, et de radiation du membre par le changement du statut de membre en statut expiré.
Pour les adhésions conformes à la TVA, le pourcentage de TVA peut encore devoir être ajusté pour les factures étrangères (TVA transférée).
Traitement Activités
Pour le traitement comptable des activités, il existe la préparation dans Klubs (gestion des participations : présences et facturation).
– Traitement financier
Suivi des paiements
- Le suivi se fait ici au sein du service comptable par le suivi des factures à recevoir ou l'envoi de rappels automatisés tardifs.
- En cas de non-paiement de la facture, (en cas de facturation à l'avance) se désinscrire de l'activité, ou appliquer la procédure du club.
Comptabilité simple – Trésorier
Lorsqu'on utilise un logiciel de comptabilité en partie simple, toutes les écritures sont principalement basées sur les recettes réelles.
Une transaction de Klubs est transmise via l'interface et un projet de facture est créé.
Toutes les données nécessaires (client, informations de facturation, TVA, etc.) sont fournies ici par Klubs.
Désormais également doté d'une fonctionnalité complète :
- Intégration bancaire : récupération des fichiers bancaires (CODA) et traitement semi-automatique
- Gestion des débiteurs : factures impayées, rappels, etc.
Pour plus d'informations sur Penningmeester et les tarifs, rendez-vous surhttps://www.penningmeester.be/.
Mise en place
1. Configuration du trésorier
Vous pouvez réaliser vous-même la configuration du trésorier, mais faites-la vérifier par un comptable si nécessaire.
2. Intégration des clubs
Dans les clubs, un lien rapide après les prochains réglages :
- Trésorier : clé API
- Comptes généraux pour les différentes écritures comptables
Vérifiez également les institutions financières: taux de TVA et tarification TVA.
Traitement
Le traitement s'effectue de la même manière que ci-dessus pour la comptabilité en partie double.
Comptabilité Gateway – Billit
Billit est un outil de facturation numérique conforme à la norme Peppol.
Lors d'une transaction effectuée par un club, celle-ci est transmise et enregistrée via l'interface, et une facture provisoire est établie. La facture est complète, avec la mise en page du club (logo, couleurs, etc.) et comprend également un code QR pour le paiement.
Désormais également doté d'une fonctionnalité complète :
- Intégration bancaire : récupération des fichiers bancaires (CODA) et traitement semi-automatique
- Gestion des débiteurs : factures impayées, rappels, etc.
Pour plus d'informations sur Billit et ses tarifs, rendez-vous surhttps://www.billit.eu/en-int/product/integrations/.
Mise en place
1. Configuration de Billit
Vous pouvez réaliser vous-même la configuration Billit.
2. Intégration des clubs
Dans les clubs, un lien rapide après les prochains réglages :
- Billit : identifiant d'entreprise et clé API
- Comptes généraux pour les différentes écritures comptables
Vérifiez également les institutions financières: taux de TVA et tarification TVA.
Traitement
Le traitement s'effectue de la même manière que ci-dessus pour la comptabilité en partie double.
Passerelle
Avec Billit, une passerelle vers une quarantaine de logiciels de comptabilité.
