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Rétrospective 2025 et aperçu 2026

clubs_support2026-01-02

En ce début d'année, voici une rétrospective (2025) et un aperçu (2026).

Rétrospective 2025

En 2025, plusieurs nouvelles fonctionnalités et intégrations supplémentaires feront leur apparition :

Et bien d'autres mises à jour et versions « sous le capot », telles que

  • #shortcodes : ajout de champs à remplir (#price_members, #activityid, …, notamment pour les activités
  • Téléchargement : extension et révision des téléchargements : liste des activités, liste des membres, adhésions, etc.
  • Type d'activité – Organisation externe : pas de boutons RSVP, autres aspects pratiques
  • E-mails tests : possibilité d'envoyer des e-mails tests à des adresses e-mail spécifiques.
  • Déclaration de confidentialité : création d'une version spécifique pour les clubs
  • Conditions générales : possibilité de publier les conditions générales
  • Paramètres TVA : option supplémentaire – Non soumis à la TVA
  • Activités Questions supplémentaires : modification complète, suppression, modification de l'ordre

Aperçu 2026

En 2026, prévu et certainement mis en œuvre (étant donné qu'il est déjà partiellement testé dans certains clubs pilotes).

  • Billit
    Intégration de Billit pour les factures Peppol, mais aussi comme passerelle vers une quarantaine de logiciels de comptabilité.
  • Paiements en ligne
    Extension des paiements en ligne avec Wordline Saferpay et Wordline Direct (GoPay/Ogone)
  • Association faîtière
    Poursuite de l'expansion avec les activités faîtières, la structure fédérale, les rapports des membres, 
  • Autorité
    Élaboration des rôles et des autorités pour la fédération / le sous-club, puis par fonctions opérationnelles
  • Enquêtes
    La fonction d'évaluation des activités est désormais un module distinct, avec une communication, des groupes cibles, etc. distincts.
  • Boutique en ligne
    Une boutique en ligne complète pour les membres, avec un traitement financier intégral.
  • Gestion de la participation
    En particulier l'enregistrement des présences via un code QR ou un identifiant
  • Newsletter
    Modification de l'éditeur pour l'intégration d'une mise en page HTML complète

Et quelques mises à jour Under the Hood

  • Hébergement : sur un serveur Klubs distinct, pour plus de sécurité et de stabilité
  • Serveur : mise à niveau de la configuration du serveur (stack LEMP)
  • Rapports sur les e-mails : rapports détaillés sur les communications par e-mail, aperçu des e-mails effectivement envoyés
  • Rapport du club : localisation des membres via Google Maps, pyramide des âges, etc.

Nous sommes heureux devous annoncer que toutes les mises à jour prévues pour l'année prochaine resteront disponibles au même prix que précédemment.
C'est notre cadeau pour la nouvelle année.

Avis TrustPilot

Vous avez une expérience positive avec Klubs ? Faites-le-nous savoir en laissant un avis sur TrustPilot. Cela nous aidera à continuer à nous développer et à optimiser encore davantage notre logiciel pour les associations comme la vôtre. Votre avis est donc très important et utile pour nous.
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Renouvellement Parcours des membres

clubs_support2025-10-02


Renouvellement de l'adhésion à votre association

Il décrit les étapes typiques par lesquelles passent un membre et un administrateur d'association, depuis la demande initiale jusqu'au renouvellement annuel et au suivi financier.

S'inscrire en tant que membre

Vous pouvez ajouter de nouveaux membres à votre association de trois façons.

Au démarrage - Importation de membres

Lors de la création d'une association, vous pouvez télécharger des membres existants en masse via la fonction d'importation. Vous avez la possibilité d'envoyer immédiatement un e-mail de bienvenue et une invitation à se connecter.

Vous pouvez également utiliser une campagne de courrier général et demander aux membres d'activer leur compte via votre lien unique : yourclub.klubs.be/activate...

Via Admin - Saisie manuelle

En tant qu'administrateur, vous pouvez à tout moment ajouter manuellement de nouveaux membres dans les Klubs. Après les avoir ajoutés, vous pouvez immédiatement envoyer un e-mail de bienvenue avec une invitation à se connecter.

Via l'inscription

Au sein des Klubs, une procédure d'enregistrement complète avec sélection des champs obligatoires (y compris les champs de profil supplémentaires) et une procédure d'approbation.

Vous pouvez partager un lien d'inscription sur votre site web ou sur les médias sociaux. Les nouveaux membres remplissent eux-mêmes les champs obligatoires de leur profil. L'administrateur peut ensuite approuver ces inscriptions avant qu'elles ne deviennent définitives.

Renouvellement de l'adhésion

Processus de renouvellement

Dans ce cas, la continuité au sein de l'association est assurée et le processus de renouvellement est fondé sur l'idée que la plupart des membres renouvelleront leur adhésion. La direction ne doit se préoccuper que des exceptions (les membres qui ne renouvellent pas leur adhésion).

Vous pouvez effectuer le renouvellement en deux étapes.
(si vous souhaitez que les informations relatives à l'adhésion et à la facturation soient modifiées au préalable).

1° Procédure de renouvellement - Modification des informations
Lancer la procédure de renouvellement. Les membres reçoivent un e-mail les invitant à modifier leurs informations (si nécessaire). Cette étape ne transmet pas encore de factures à la comptabilité.
Exécuter la fonctionnalité de renouvellement, sans facturation, ou via une campagne de marketing.

2° Procédure Renouvellement - Facturation
Répéter la procédure de renouvellement. Cette fois, les données sont envoyées à la comptabilité et les factures sont créées.

Renouvellement des communications

Lors de chaque renouvellement, les membres reçoivent un e-mail contenant toutes les informations pertinentes. Le contenu de cet e-mail peut être modifié via Paramètres > Textes des e-mails > Administration > Renouvellement de l'adhésion.

Adhésion Règlement administratif

Avec tout ce qui précède, il existe une procédure générale basée sur la continuité, qui sera suivie par la majorité des membres (renouvellement, paiement de la facture) et dont seules les exceptions doivent être traitées séparément.

Communications

A chaque renouvellement, un courrier est envoyé au membre avec des informations sur ce renouvellement.
Le courrier par défaut est extrait de la rubrique Paramètres - Textes des courriels.
(Textes des courriels / Administration / Renouvellement de l'adhésion)

Suivi financier

Klubs assure un suivi financier automatisé.

Facture

Pour chaque transaction (adhésion, activités), Klubs crée un projet de facture dans la comptabilité via l'interface. Après l'avoir vérifiée, vous pouvez la finaliser et l'envoyer. Toutes les données nécessaires, telles que les informations relatives au client, à la facture et à la TVA, sont incluses par Klubs.

Réservation / Paiement

En comptabilité, lorsqu'une facture est créée, une écriture est immédiatement créée dans un journal. Cette écriture est ensuite annulée lorsque le paiement est reçu.

Suivi

Le suivi des paiements est effectué de manière semi-automatique en lisant les fichiers de paiement (cepa) et en faisant correspondre les paiements aux entrées ouvertes créées dans les agendas.

Pour les factures en souffrance, vous pouvez envoyer des rappels automatiques.

Exceptions au traitement

Si la facture d'adhésion n'est pas payée, vous pouvez changer le statut du membre en statut expiré et créer une note de crédit si nécessaire.

En savoir plus

Parcours d'accueil des membres

clubs_support2025-09-24


Adhésion à votre association

Il décrit les étapes typiques par lesquelles passent un membre et un administrateur d'association, depuis la demande initiale jusqu'au renouvellement annuel et au suivi financier.

S'inscrire en tant que membre

Vous pouvez ajouter de nouveaux membres à votre association de trois façons.

Au démarrage - Importation de membres

Lors de la création d'une association, vous pouvez télécharger des membres existants en masse via la fonction d'importation. Vous avez la possibilité d'envoyer immédiatement un e-mail de bienvenue et une invitation à se connecter.

Vous pouvez également utiliser une campagne de courrier général et demander aux membres d'activer leur compte via votre lien unique : yourclub.klubs.be/activate...

Via Admin - Saisie manuelle

En tant qu'administrateur, vous pouvez à tout moment ajouter manuellement de nouveaux membres dans les Klubs. Après les avoir ajoutés, vous pouvez immédiatement envoyer un e-mail de bienvenue avec une invitation à se connecter.

Via l'inscription

Au sein des Klubs, une procédure d'enregistrement complète avec sélection des champs obligatoires (y compris les champs de profil supplémentaires) et une procédure d'approbation.

Vous pouvez partager un lien d'inscription sur votre site web ou sur les médias sociaux. Les nouveaux membres remplissent eux-mêmes les champs obligatoires de leur profil. L'administrateur peut ensuite approuver ces inscriptions avant qu'elles ne deviennent définitives.

Renouvellement de l'adhésion

Processus de renouvellement

Dans ce cas, la continuité au sein de l'association est présumée ; le processus de renouvellement est fondé sur l'idée que la plupart des membres renouvelleront leur adhésion. La direction ne doit se préoccuper que des exceptions (les membres qui ne renouvellent pas leur adhésion).

Vous pouvez effectuer le renouvellement de l'adhésion en deux étapes :
(si vous souhaitez que les informations relatives à l'adhésion et à la facturation soient modifiées au préalable).

1° Procédure de renouvellement - Modification des informations
Lancer la procédure de renouvellement. Les membres reçoivent un e-mail les invitant à modifier leurs informations (si nécessaire). Cette étape ne transmet pas encore de factures à la comptabilité.
Exécuter la fonctionnalité de renouvellement, sans facturation, ou via une campagne de marketing.

2° Procédure Renouvellement - Facturation
Répéter la procédure de renouvellement. Cette fois, les données sont envoyées à la comptabilité et les factures sont créées.

Renouvellement des communications

Lors de chaque renouvellement, les membres reçoivent un e-mail contenant toutes les informations pertinentes. Le contenu de cet e-mail peut être modifié via Paramètres > Textes des e-mails > Administration > Renouvellement de l'adhésion.

Adhésion Règlement administratif

Avec tout ce qui précède, il existe une procédure générale basée sur la continuité, qui sera suivie par la majorité des membres (renouvellement, paiement de la facture) et dont seules les exceptions doivent être traitées séparément.

Communications

A chaque renouvellement, un courrier est envoyé au membre avec des informations sur ce renouvellement.
Le courrier par défaut est extrait de la rubrique Paramètres - Textes des courriels.
(Textes des courriels / Administration / Renouvellement de l'adhésion)

Suivi financier

Klubs assure un suivi financier automatisé.

Facture

Pour chaque transaction (adhésion, activités), Klubs crée un projet de facture dans la comptabilité via l'interface. Après l'avoir vérifiée, vous pouvez la finaliser et l'envoyer. Toutes les données nécessaires, telles que les informations relatives au client, à la facture et à la TVA, sont incluses par Klubs.

Réservation / Paiement

En comptabilité, lorsqu'une facture est créée, une écriture est immédiatement créée dans un journal. Cette écriture est ensuite annulée lorsque le paiement est reçu.

Suivi

Le suivi des paiements est effectué de manière semi-automatique en lisant les fichiers de paiement (cepa) et en faisant correspondre les paiements aux entrées ouvertes créées dans les agendas.

Pour les factures en souffrance, vous pouvez envoyer des rappels automatiques.

Exceptions au traitement

Si la facture d'adhésion n'est pas payée, vous pouvez changer le statut du membre en statut expiré et créer une note de crédit si nécessaire.

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Tableau de bord de l'administrateur

clubs_support2025-04-15

Pour l'administrateur du club, un tableau de bord séparé où sont répertoriés les principaux indicateurs clés de l'association :

  • Activités
    • Aperçu des activités professionnelles
    • Entrées récentes
    • Télécharger les participants par activité
  • Financier
    • Adhésions actives non payées
    • Activités d'inscriptions non payées
  • Rapport des membres
    • Évolution des adhésions – représentation graphique
    • Aperçu de l'adhésion par mois
    • Appartenances de type – nombres, représentation graphique
    • Statut des membres – chiffres, représentation graphique
    • Données démographiques des membres
  • Géographie
    • Répartition géographique – représentation graphique
  • Courriels
    • Courriers récemment envoyés
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Civilités

clubs_support2025-04-12

La plupart des clubs disposent de suffisamment de données personnelles sur le profil, indiquant le prénom et le nom.
Cependant, certaines associations, notamment celles qui comptent un nombre important de membres portant des noms nobles, préfèrent une approche plus formelle.
C'est également courant aux Pays-Bas, où les noms sont écrits différemment ou classés par ordre alphabétique du nom principal, par exemple : Noordwijk, van den.

Manières – Mise en place

Paramètres avancés

Dans les paramètres avancés, vous pouvez choisir entre

  • Par défaut – Prénom, Nom
  • Formel – Préfixe, Prénom, Deuxième prénom, Nom de famille
    (Titre, Prénom, Particule, Nom)

Profil du membre

Le profil du membre intègre l’étiquette formelle dans l’affichage des informations du membre.

Utilisation

Ces riches traditions apportent également avec elles un certain nombre de coutumes uniques dans la mise en œuvre des Klubs.

Adresse – Liste

L'adresse est faite avec le nom complet (et le titre), mais l'inscription se fait uniquement sur la composante principale du nom de famille

  • Salutation : préfixe, prénom, deuxième prénom, nom (Princesse Elisabeth de Belgique)
  • Inscription : nom de famille (Belgique ou Noordwijk, van den)

Adhésion familiale

Dans ces associations traditionnelles, une personne est membre, et le partenaire a alors automatiquement le statut de Membre Conjoint.
Mise en œuvre dans les Clubs ensuite :

  • Profil membre : les deux partenaires ont un profil membre distinct sous le même nom de « famille » que Monsieur / Madame avec le nom de naissance complet du partenaire dans les méta-champs si applicable ;
  • Adhésion : une adhésion est également créée pour ces partenaires pour la même période, mais la cotisation est généralement de 0,00 €.

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Abonnements

clubs_support2025-04-12

Certains clubs proposent des séries de leçons ou des abonnements où les séries séparées et complètes sont payées à l'avance.

Il est désormais possible d'assurer le suivi de cette question dans les Klubs.

Abonnements - Mise en place

L'adhésion

Un abonnement est établi comme une adhésion séparée avec le coût de l'abonnement.
Les membres qui ont souscrit à cet abonnement obtiennent une adhésion supplémentaire, en plus de leur adhésion standard au club.

Groupe de membres

En outre, un groupe de membres est également créé pour cet abonnement.
Avec les mêmes membres que ceux qui ont souscrit à l'abonnement.

Vérifier

Les aperçus de ces affiliations et groupes d'affiliés spécifiques peuvent être vérifiés si les chiffres correspondent.

Chaque membre peut également suivre l'évolution de son abonnement dans la rubrique "Abonnements" de son profil.

Traitement financier

Le traitement financier de ces cotisations suit la procédure standard pour les adhésions.

Utilisation

Les leçons de l'abonnement sont configurées comme des activités.
Avec ensuite des détails :

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Configurateur de tableau de bord

klubs_support6 avril 2025

Le tableau de bord est le point d'accès central à votre espace club. Grâce au configurateur de tableau de bord, vous déterminez vous-même quelles informations sont visibles et comment elles sont présentées. Vous pouvez ainsi facilement sélectionner et ajouter des widgets, ou adapter la mise en page à vos préférences personnelles.

Paramètres

Configurateur : en haut à droite du tableau de bord, une icône de configurateur (⚙) qui permet d'accéder à l'écran de configuration.

Sélection : Dans le panneau de configuration, vous trouverez un aperçu de tous les widgets disponibles (tels que la liste des activités, les discussions du forum ou la boutique en ligne). Choisissez les éléments que vous souhaitez afficher sur votre tableau de bord.
Disposition : Faites glisser les widgets sélectionnés vers la colonne souhaitée (à gauche ou à droite) pour déterminer l'ordre vertical.
Colonnes : Utilisez le curseur entre les colonnes pour ajuster le rapport de largeur entre elles. Vous pouvez ainsi, par exemple, accorder plus d'espace à l'écran aux informations les plus importantes.

Widgets

Les widgets disponibles :

  • Activités : Liste des activités
  • Blog : Aperçu du blog
  • Blog en vedette : Articles de blog en vedette
  • Forum : Discussions sur le forum
  • Membres : Liste des membres
  • Nouveaux membres : Derniers inscrits (10)
  • Anniversaires : Anniversaires à venir (10)
  • Boutique en ligne : Produits phares de la boutique en ligne

Adaptatif

Utilisez l'icône du smartphone (📱) située à côté des widgets (comme ci-dessus pour « Activités » ou « Blog Sticky ») pour déterminer quels éléments s'affichent sur les écrans mobiles. Les widgets ne comportant pas cette indication sont masqués sur les smartphones afin de gagner de la place.

En savoir plus

Médiathèque - Bulletins d'information

clubs_support2025-01-21

La première nouveauté de 2025 a été la médiathèque.

La Médiathèque rassemble les différents types de médias des Clubs pour les proposer ensuite aux membres. Les médias d'activités (reportages photos) mais aussi les médias des clubs (documents, vidéos, ...) et les newsletters (via les campagnes de mailings).

Bulletins d'information

Nous avons récemment finalisé la fonctionnalité des lettres d'information :

  • Indication d'une campagne de courrier en tant que lettre d'information
  • Après l'envoi de la disponibilité du lien
  • Inclusion dans la médiathèque

Pour activer la médiathèque :

  • Configuration via le menu Administration : Médiathèque
  • Publiez ensuite via : Paramètres / Modules - Médiathèque pour les photos et les vidéos

Toutes les informations sur le site Support : Médiathèque

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Bilan 2024, Avant-première 2025

clubs_support2025-01-01

Revue 2024

Néanmoins, en 2024, un certain nombre de nouvelles fonctionnalités et d'intégrations supplémentaires sont de retour :

Avant-première 2025

D'ici 2025, planifié et définitivement mis en œuvre (déjà partiellement à l'essai dans certains clubs d'essai).

  • Médiathèque
    Une bibliothèque séparée (images, documents, vidéos) pour les médias du club, les rapports d'activité, les rapports de réunion, les bulletins d'information, ...
  • Listing des activités
    Listing externe (pour site public, médias sociaux, ...) avec les activités. Gestion de ces activités publiques, abonnements publics
  • Module d'enregistrement
    Vérifications et contrôles supplémentaires sur : les invités, les listes d'attente, les save the date, les prix historiques, ...
  • Webshop
    Une boutique en ligne simple (pour les vêtements du club, du matériel spécifique), pour les membres, avec une gestion financière complète.

Et surtout les fonctionnalités supplémentaires déjà disponibles aujourd'hui au même coût de licence que la plateforme de départ des années précédentes. Ou plus pour le même prix.

Toutes ces informations sont disponibles sur notre site d'assistance, via les liens fournis ci-dessus.

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