Les activités impliquent une multitude de communications telles que des invitations, des rappels, des confirmations, ... et tout cela vers différents groupes cibles tels que les membres ou les groupes de membres, les participants, ...
Pour que cela soit plus utile et plus clair, cette communication a été regroupée dans une fonctionnalité de communication distincte.
Toutes les versions des communications sont également conservées, pour référence ultérieure.
Type de communication
Pour les activités de communication, il existe deux types principaux :
Campagnes de courrier
Envoyé à un groupe plus large :
- Invitation
Envoyée à tous les membres ou à un groupe de membres - Rappel
Envoyé aux invités qui ne se sont pas encore inscrits - Confirmation
Envoyée aux personnes enregistrées - Merci
Envoyé aux personnes enregistrées - Évaluation
Formulaire d'évaluation après (ou avant) l'activité - Autres
Notifications
Envoyé automatiquement après une action spécifique d'un membre
- Inscription
Un courrier de notification est envoyé immédiatement après l'inscription. - Désinscription
Envoi d'un courrier de notification immédiatement après la désinscription (en dehors de la période de résiliation) - Désinscription
Courrier de notification envoyé immédiatement après la désinscription (dans le délai d'annulation)
Avec pour la radiation 2 versions selon que la radiation a lieu en dehors ou pendant la période d'annulation.
Ceci pour ensuite faire l'objet d'un traitement séparé ou d'une notification spécifique en termes de facturation des coûts.
Contenu des communications
Pour chaque type de communication, il existe des textes standards qui sont ensuite utilisés pour la mise en forme initiale du courrier - Email Texts.
Cette mise en forme (textes, images, ...) peut ensuite être adaptée à chaque activité.
Le texte des notifications individuelles automatiques peut également être adapté ici, puis spécifiquement pour une activité.
Par exemple, pour la notification d'informations de paiement séparées pour cette activité spécifique.
Formatage de la communication
Pour la mise en forme, il y a l'éditeur de texte qui permet d'insérer du texte, des images et surtout de la mise en forme.
La personnalisation de la communication peut se faire par l'utilisation de shortcodes.
Différents shortcodes peuvent être utilisés ici :
- Informations sur le profil : Nom, e-mail, entreprise, numéro de TVA, ...
- Champs méta : des champs libres vous permettent de compléter le profil du membre - Champs méta
- Champs méta d'activité : informations supplémentaires par activité - Champs méta d'activité
Communication Sélection du groupe cible
Invitation
Courrier vous invitant à une activité :
- Tous les membres
- Groupe de certains membres
- Type d'adhésion
- ...
Rappel
Courrier aux membres précédemment invités à cette activité, avec pour rappel la sélection du groupe cible sur la base des critères suivants :
- Général : membres non encore inscrits
- RSVP : Peut-être, "pas de réponse"
- ...
Toutefois, ceci n'est possible que si une invitation a été envoyée au préalable.
Avec la même sélection, par exemple le groupe de membres, que pour l'invitation précédente.
Pièce jointe
Confirmation aux personnes présentes, pour confirmation
- Toutes les personnes présentes, éventuellement les membres et les invités séparément
- En particulier, les appels d'offres via le lien public
- ...
Thanksgiving / Évaluation
Envoyez ensuite une courte réflexion ou une évaluation à l'aide de quelques questions.
- Toutes les personnes présentes, éventuellement les membres et les invités séparément
- En particulier, les abonnements via le lien public (pour le recrutement des membres)
- ...
Communication Expédition
Enfin, comme pour les campagnes de courrier, il est possible d'envoyer un courrier de test pour examen avant la communication de l'activité finale.
Il existe également une option supplémentaire permettant d'envoyer un courrier individuel à un membre ou à une personne inscrite spécifique.
Histoire de la communication
Un historique complet des communications est également conservé pour chaque activité. Pour référence ultérieure. Il est désormais possible de réutiliser les courriers envoyés.
Communication Rapports
Les rapports de chaque communication peuvent être consultés en détail. Cela permet d'informer les membres sur les courriers envoyés/arrivés ou non.
N'oubliez pas de consulter également la rubrique d'assistance séparée sur la distribution du courrier.
- Indication du courrier : Type d'envoi, Objet, Envoyé par
- Informations sur l'expédition : Envoyé, Délai
- Actions de l'utilisateur : Livré, ouvert, cliqué (boutons de présence)