Pour faire connaître les activités ouvertes aux non-membres, il existe la liste publique.
Cette liste adopte automatiquement les activités concernées pour les publier sur un site web public ou dans les médias sociaux.
Info soutien complet - Activités Non-membres
Revue 2024
Néanmoins, en 2024, un certain nombre de nouvelles fonctionnalités et d'intégrations supplémentaires sont de retour :
Avant-première 2025
D'ici 2025, planifié et définitivement mis en œuvre (déjà partiellement à l'essai dans certains clubs d'essai).
Et surtout les fonctionnalités supplémentaires déjà disponibles aujourd'hui au même coût de licence que la plateforme de départ des années précédentes. Ou plus pour le même prix.
Toutes ces informations sont disponibles sur notre site d'assistance, via les liens fournis ci-dessus.
Dans des cas exceptionnels, une déconnexion peut être nécessaire.
Déconnexion - https://yourclub.klubs.be/index.php?action=logout
Où votre club est remplacé par le nom de domaine de votre club.
En général, cela n'est nécessaire que si l'utilisateur ne s'est pas connecté souvent et que différentes versions du logiciel ont été déployées entre-temps.
Il ne s'agit peut-être pas vraiment d'un sujet de libération, mais des informations intéressantes pour les utilisateurs et les administrateurs sur un sujet important pour le club, à savoir la communication par courrier électronique.
Deux options sont possibles :
Full info - Mise en place du courrier
Les associations évoluant, nous vous invitons à revoir ce sujet, ainsi que tous les ajustements/enregistrements de configuration à l'adresse admin@klubs.be.
Un certain nombre de clubs doivent faire face à des membres qui ne reçoivent pas leur courrier dans leur boîte aux lettres.
Voici une brève explication et une lecture approfondie de ce problème (qui ne se trouve généralement pas dans les locaux du club).
Full info - Utilisateurs de la distribution du courrier
Une longue lecture sur la distribution du courrier avec une approche du club, de l'expéditeur - les clubs - et du destinataire, les membres.
Full info - Administrateur de la distribution du courrier
Le sujet ci-dessous fait également l'objet d'une lecture longue, à transmettre éventuellement aux responsables informatiques ou aux membres intéressés - Clubs Efficient Email Communication
Auparavant, la configuration du courrier dans Klubs est également importante dans ce contexte : -Configuration du courrier dans Klubs
Au sein des clubs, le courrier électronique est la forme de communication avec les membres.
Pour l'envoi des courriers des Klubs, nous travaillons avec un système de courrier transactionnel. Ce service distinct garantit un taux de distribution élevé et fournit également des informations sur le suivi et la traçabilité.
La délivrabilité des courriers électroniques, également connue sous le nom d'aptitude à la transmission du courrier, désigne la capacité d'un message électronique à être délivré avec succès dans la boîte de réception du destinataire, plutôt que dans le dossier spam ou de ne pas arriver du tout. Ce processus fait intervenir plusieurs facteurs au niveau de différents acteurs
Informations générales
Voici quelques liens autour de cette question :
Qualité de la liste de diffusion
Compte tenu des listes de membres, la liste de diffusion devrait être assez fiable en termes de besoins en courrier. Vérifiez régulièrement les adresses postales de vos membres et certainement celles de vos listes de prospects.
Mise en place du courrier
Les filtres anti-spam prêtent également attention à la configuration du courrier, puis à l'adresse de l'expéditeur et à l'adresse de l'expéditeur de la réponse.
Formatage du courrier
Les courriers identiques sont à éviter. La personnalisation est donc de mise.
Et évitez absolument d'utiliser la fonction Klubs mail pour les courriers et les sujets sensibles au SPAM :
Car le contenu du courrier est à éviter :
L'éditeur de courrier de Klubs vous offre de nombreuses possibilités, mais voici quelques points à prendre en considération :
Interaction avec le courrier
Pour la réputation du serveur de messagerie (voir également ci-dessous), ce qui se passe avec les courriels reçus est important.
Si les destinataires interagissent beaucoup avec les courriels, par exemple en les ouvrant et en cliquant sur les liens, la réputation du serveur de messagerie s'en trouve renforcée. Inversement, la réputation diminue lorsque l'interaction est faible. La réputation diminue également lorsque les destinataires d'un courriel le marquent comme SPAM.
C'est pourquoi il est très important de prêter attention à la liste de diffusion lors de l'envoi d'une lettre d'information. Vous voulez un fichier aussi actif que possible ; les destinataires doivent être réellement intéressés par les courriels que vous envoyez. Cela garantit une interaction maximale et donc un effet positif sur la réputation.
De ce point de vue, il n'est donc pas souhaitable d'envoyer plusieurs fois une lettre d'information contenant le même contenu.
Formatage du courrier
L'essentiel est que quelqu'un puisse se désabonner d'une lettre d'information. Si vous cachez un peu l'option de désinscription, les filtres anti-spam s'en aperçoivent souvent.
Par défaut, Klubs propose une option de désabonnement.
Réputation de l'expéditeur
Il s'agit de la fiabilité en ligne du serveur de messagerie à partir duquel les courriels sont envoyés. Les systèmes de réception du courrier électronique (Google, Microsoft Hotmail/Outlook, Telenet, ...) suivent la réputation des serveurs de courrier électronique. Lorsque la réputation est élevée, le courrier électronique est simplement distribué dans la boîte de réception. Si elle est faible, l'e-mail peut se retrouver dans la boîte de courrier indésirable (SPAM).
Il peut même entraîner l'inscription d'un serveur de courrier électronique sur une liste noire et, par conséquent, l'impossibilité de l'acheminer.
La réputation d'un serveur d'envoi de courrier électronique se construit et évolue donc au fil du temps.
Pour construire une réputation, il est important d'augmenter progressivement le volume des courriels envoyés par un serveur.
Au sein des Klubs, nous travaillons avec un gestionnaire de courrier externe et fiable, et nous continuons à protéger cette réputation.
Paramètres du serveur de messagerie d'envoi
Uniquement à l'adresse d'un club spécifique, par exemple president@yourclub.be
Les composants concernés
Paramètres du spam
Le fait que le courrier n'arrive pas à destination a beaucoup à voir avec les paramètres de spam du destinataire.
Outlook, Hotmail, presque tous les comptes de messagerie de Microsoft, sont très sensibles au spam. À cela s'ajoute le problème de la vérification des comptes d'entreprise ou des fournisseurs disposant de filtres anti-spam spécifiques.
Voici quelques informations sur les différents problèmes de distribution du courrier :
Utilisateur final
Pour résoudre les problèmes de distribution du courrier, quelques suggestions à l'intention de l'utilisateur final :
Serveur de traitement du courrier
Dans des cas exceptionnels, il est nécessaire de mettre en liste blanche l'adresse mail de l'expéditeur auprès du serveur du destinataire. Si vous le jugez nécessaire, contactez-nous pour en parler à votre Domain Name Manager.
Les normes suivantes sont alors prises en compte :
DMARC : (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) Indique ce qu'il convient de faire lorsque vous recevez des courriers électroniques anormaux.
SPF (Sender Policy Framework) Cette norme précise qui est autorisé à envoyer des courriers électroniques en votre nom ;
DKIM (Domain Keys Identified Mail) Apporte un cachet d'authentification à votre courrier électronique ;
Les membres inscrits ont un login, peuvent s'inscrire eux-mêmes à des activités, ainsi qu'inscrire des invités, se connecter avec d'autres membres, voir leurs informations de contact, en d'autres termes, utiliser leur adhésion.
Pour certaines activités, il est nécessaire ou utile de donner aux non-membres la possibilité de s'inscrire également. Cela peut se faire dans les Klubs par le biais d'un lien public.
Dans les paramètres d'une activité, vous pouvez choisir de rendre l'activité accessible aux abonnements publics. Un lien public est alors généré à cet effet.
Ce lien public (p. ex. https://demo.klubs.be/register/index.php?id=38) peut être transmis dans une campagne de courrier électronique à des prospects ou dans un courrier personnel, voire publié sur les médias sociaux.
Sur ce lien public, il est possible d'enregistrer l'inscription.
L'enregistrement est terminé avec les données personnelles, les questions supplémentaires(méta-champs) et les informations de facturation.
Pour faire connaître les activités ouvertes aux non-membres, il existe la liste publique.
Cette liste adopte automatiquement les activités concernées pour les publier sur un site web public ou dans les médias sociaux.
L'inscription publique est un module distinct et doit donc être activée :
Admin / Paramètres / Modules
La mise en place est simple : il suffit d'indiquer sur l'activité concernée qu'elle doit être publiée sur la liste publique.
Le lien peut alors être copié pour être utilisé sur un site web public, dans les médias sociaux, dans un mailing, ...
Ces activités sont ensuite affichées par ordre chronologique (éventuellement par catégorie d'activité). Avec indication de la date et de l'heure, du lieu, de l'image de l'activité et du contenu abrégé.
Un bouton permet d'obtenir plus d'informations.
Voici des informations supplémentaires : Texte intégral et indication de l'emplacement de l'activité sur Google Maps.
Si l'activité est marquée comme accessible au public dans l'institution de l'activité, le lien pour s'inscrire apparaîtra également. Il s'agit alors de l'inscription publique.
Certaines activités spécifiques à certains groupes de membres, telles que les réunions du conseil d'administration, peuvent également être gérées avec les Klubs.
Lors de la mise en place de l'activité, vous pouvez indiquer la disponibilité pour différents groupes de membres.
Cela limite la visibilité du tableau de bord ou de la liste d'activités aux membres de ce groupe.
Dans la liste des activités, vous pouvez voir clairement la disponibilité des activités.
Dans la communication que vous envoyez ensuite au groupe de membres concerné, la disponibilité limitée est clairement indiquée.
Un thème distinct pour le suivi financier au sein des clubs, puis spécifiquement pour les clubs qui n'ont pas d'intégration comptable.
[L'utilisation du suivi financier est gérée par le biais d'un paramètre avancé.]
État des paiements
Un "curseur", pour faciliter les indications, a été mis en place au niveau des paiements :
Rapports
En particulier pour les clubs qui effectuent un suivi financier dans Klubs (sans intégration comptable), il existe désormais un aperçu pratique des postes ouverts (activités et adhésions).
Communications
Et pour un suivi complet, la communication a également été adaptée, avec désormais une sélection distincte des groupes cibles des différents participants : Membres, invités ou inscriptions via le lien public.
Excellente nouvelle ! La dernière version de KLUBS, un peu moins de deux mois après la précédente, comprend encore plus de fonctionnalités, dans le but de réduire l'administration et de se concentrer davantage sur les membres.
L'accent mis sur les membres est désormais également mis en œuvre dans les Klubs grâce à la fonctionnalité d'enquête. N'est-il pas extrêmement intéressant pour les opérations des clubs de pouvoir mener une évaluation avec les membres présents après une activité.
Différents formulaires d'évaluation (pour différents groupes cibles)
Testez-le, l'assistance complète est disponible sur - Support Knowledge Base
Chez Klubs, nous sommes très mercantiles et attentifs aux finances de votre club. Le sponsoring est l'une des possibilités qui s'offrent à vous.
Pour donner à ces sponsors une meilleure visibilité, il est désormais possible de personnaliser l'en-tête, le pied de page (avec le logo du sponsor) et le lien du sponsor pour chaque activité.
Une importation en masse de membres dans les Klubs peut être notifiée via la fonction Importation de membres.
Avec les caractéristiques suivantes :
Dans cette rubrique de la base de connaissances, nous nous concentrons sur l'intégration, l'API et l'échange de données au sein de la plateforme Klubs. Ces fonctionnalités sont essentielles pour optimiser votre expérience avec Klubs et exploiter tout le potentiel de la plateforme.
Une interface de programmation d'applications (API) est un ensemble de commandes de programmation qui appellent les fonctions d'un programme. C'est une méthode qui permet à deux plateformes de communiquer entre elles.
Klubs dispose maintenant des API suivantes qui sont entièrement prises en charge (mises à jour, versions).
Échange de données au sein des clubs par le biais de téléchargements, les données structurées suivantes pouvant être échangées par le biais de fichiers CSV :
Ces intégrations CRM basées sur les membres contribuent à améliorer votre flux de travail et à rendre votre organisation plus efficace.