Les membres peuvent contribuer aux clubs de deux manières.
- Entrée de l'administrateur
- Fonction d'importation
Entrée de l'administrateur
L'entrée administrateur permet d'ajouter un membre et de créer directement l'adhésion et d'envoyer une communication autour de cette adhésion.
- Admin - Membre / Ajouter un membre
Fonction d'importation
Une importation en masse de membres dans les Klubs peut être notifiée via la fonction Importation de membres.
Avec les caractéristiques suivantes :
- Membres / Prospects : importation de membres et de prospects
- Informations sur le profil : importation des informations sur le profil des membres
- Adhésions : création automatique d'adhésions (période, prix, ...)
- Groupes de membres : possibilité de créer plusieurs groupes de membres par membre
Préparation
Pour préparer au mieux l'importation en bloc, veuillez suivre l'assistant de mise en œuvre.
Veillez tout particulièrement à définir et à configurer les types d'adhésion à l' avance.
Utilisez ensuite la même convention de dénomination dans le fichier d'importation.
Importer un fichier
Regrouper les membres à importer dans un fichier d'importation avec un modèle de club spécifique.
- Ne modifiez rien dans les intitulés (il s'agit des champs de correspondance pour l'importation).
- Les lignes d'exemple (Pieter Peeters, Jan Janssens) peuvent être supprimées.
- Utiliser des types de membres identiques à ceux qui ont été définis précédemment dans la plate-forme de votre club.
- Possibilité de créer plusieurs groupes de membres par membre, séparés par un tiret (-)
- Le format de la date est aaaa-mm-jj.
Sauvegardez ensuite votre liste de membres dans un fichier .csv (Comma Separated Value) et préparez-vous à l'importer.
(Administration > Gestion des membres > Importation).
Restriction
Pour l'envoi des courriers des Klubs, nous utilisons un système de courrier transactionnel. Pour un traitement optimal des fonctions de communication ultérieures, les restrictions suivantes doivent être respectées :
- Personnalisé : les importations sans Nom et Prénom ne seront pas importées
- Adresses de courrier électronique basées sur le rôle : elles doivent être limitées
(certaines adresses de courrier électronique sont associées à des taux de rebond élevés et à des plaintes pour spam. Il s'agit notamment des adresses de courrier basées sur les rôles, telles que info@, support@, admin@admin. L'utilisation de ces types d'adresses électroniques peut donc avoir un effet négatif sur la distribution du courrier dans le système de messagerie).
Utilisation
S'il y a eu des irrégularités dans l'importation, cela sera signalé dans un message d'erreur.
Elles peuvent ensuite être adaptées de manière spécifique à chaque membre.
Après cette importation, les membres doivent encore être activés. Cela peut se faire en envoyant un courrier aux membres importés. Un exemple de courrier d'introduction est prêt dans Mail Campaign) ou peut également être fait via le lien https://xxxx.klubs.be/activate (où xxxx doit être remplacé par le nom de domaine de votre Klubs).
Les adhésions peuvent être modifiées ultérieurement par le biais de la personnalisation en bloc - Renouveler les adhésions