Renouvellement de l'adhésion à votre association
Il décrit les étapes typiques par lesquelles passent un membre et un administrateur d'association, depuis la demande initiale jusqu'au renouvellement annuel et au suivi financier.
S'inscrire en tant que membre
Vous pouvez ajouter de nouveaux membres à votre association de trois façons.
Au démarrage - Importation de membres
Lors de la création d'une association, vous pouvez télécharger des membres existants en masse via la fonction d'importation. Vous avez la possibilité d'envoyer immédiatement un e-mail de bienvenue et une invitation à se connecter.
Vous pouvez également utiliser une campagne de courrier général et demander aux membres d'activer leur compte via votre lien unique : yourclub.klubs.be/activate...
Via Admin - Saisie manuelle
En tant qu'administrateur, vous pouvez à tout moment ajouter manuellement de nouveaux membres dans les Klubs. Après les avoir ajoutés, vous pouvez immédiatement envoyer un e-mail de bienvenue avec une invitation à se connecter.
Via l'inscription
Au sein des Klubs, une procédure d'enregistrement complète avec sélection des champs obligatoires (y compris les champs de profil supplémentaires) et une procédure d'approbation.
Vous pouvez partager un lien d'inscription sur votre site web ou sur les médias sociaux. Les nouveaux membres remplissent eux-mêmes les champs obligatoires de leur profil. L'administrateur peut ensuite approuver ces inscriptions avant qu'elles ne deviennent définitives.
Renouvellement de l'adhésion
Processus de renouvellement
Dans ce cas, la continuité au sein de l'association est assurée et le processus de renouvellement est fondé sur l'idée que la plupart des membres renouvelleront leur adhésion. La direction ne doit se préoccuper que des exceptions (les membres qui ne renouvellent pas leur adhésion).
Vous pouvez effectuer le renouvellement en deux étapes.
(si vous souhaitez que les informations relatives à l'adhésion et à la facturation soient modifiées au préalable).
1° Procédure de renouvellement - Modification des informations
Lancer la procédure de renouvellement. Les membres reçoivent un e-mail les invitant à modifier leurs informations (si nécessaire). Cette étape ne transmet pas encore de factures à la comptabilité.
Exécuter la fonctionnalité de renouvellement, sans facturation, ou via une campagne de marketing.
2° Procédure Renouvellement - Facturation
Répéter la procédure de renouvellement. Cette fois, les données sont envoyées à la comptabilité et les factures sont créées.
Renouvellement des communications
Lors de chaque renouvellement, les membres reçoivent un e-mail contenant toutes les informations pertinentes. Le contenu de cet e-mail peut être modifié via Paramètres > Textes des e-mails > Administration > Renouvellement de l'adhésion.
Adhésion Règlement administratif
Avec tout ce qui précède, il existe une procédure générale basée sur la continuité, qui sera suivie par la majorité des membres (renouvellement, paiement de la facture) et dont seules les exceptions doivent être traitées séparément.
Communications
A chaque renouvellement, un courrier est envoyé au membre avec des informations sur ce renouvellement.
Le courrier par défaut est extrait de la rubrique Paramètres - Textes des courriels.
(Textes des courriels / Administration / Renouvellement de l'adhésion)
Suivi financier
Klubs assure un suivi financier automatisé.
Facture
Pour chaque transaction (adhésion, activités), Klubs crée un projet de facture dans la comptabilité via l'interface. Après l'avoir vérifiée, vous pouvez la finaliser et l'envoyer. Toutes les données nécessaires, telles que les informations relatives au client, à la facture et à la TVA, sont incluses par Klubs.
Réservation / Paiement
En comptabilité, lorsqu'une facture est créée, une écriture est immédiatement créée dans un journal. Cette écriture est ensuite annulée lorsque le paiement est reçu.
Suivi
Le suivi des paiements est effectué de manière semi-automatique en lisant les fichiers de paiement (cepa) et en faisant correspondre les paiements aux entrées ouvertes créées dans les agendas.
Pour les factures en souffrance, vous pouvez envoyer des rappels automatiques.
Exceptions au traitement
Si la facture d'adhésion n'est pas payée, vous pouvez changer le statut du membre en statut expiré et créer une note de crédit si nécessaire.