klubs_support - Page 11 - Klubs Support

Configuration Informations de base

clubs_support2022-01-15

Matériel de mise en place

Matériel à fournir avant la configuration

Matériel de marketing

Marketing

Nom du club
Brève description
Nom de domaine site de présentation

Communications

Adresse électronique par défaut club
Adresse électronique de réponse
Du nom

Couleurs

Couleurs du club / du logo
Couleur primaire et secondaire (code hexagonal #000000)

Images

Photo de la bannière : Dimensions idéales : 1200 x 300px
Logo : Dimensions idéales : 400 x 128px
Favicon : Taille idéale : 128 x 128px
En-tête de mailing : Dimensions maximales : 600 x 200px

Entreprise

Informations sur la facturation

À utiliser pour la facturation des membres

Nom de l'entreprise
Adresse
N° de TVA

Lieu des activités

Lieu d'activité standard
Nom
adresse

Actifs de marque

En particulier pour les logos et les images, en suivant d'autres lignes directrices, et en particulier la suggestion d'utiliser unoutil de création d'images.

Logo

Utilisation

Le logo est affiché de manière bien visible sur l'écran de connexion et dans le coin supérieur gauche de la plateforme.

Spécifications

Logo : dimensions idéales : 400 x 128 px
Logo et logo miniature : fond blanc optimal ou transparent
Logo pour connexion : PNG transparent (vu la palette de couleurs de l'arrière-plan)
Favicon : Dimensions idéales : 128 x 128px et une image pas trop complexe

Bannière

Utilisation

La bannière apparaît en haut de la plateforme en ligne, en arrière-plan de l'en-tête.

Spécifications

Bannière : dimensions idéales : 1200 x 300 px
Cette image est dynamique et réactive (pour tablette et smartphone), de sorte que l'aspect effectif dépend de la taille de l'appareil ou de la fenêtre.
Tout logo optimal à 1/2 de la hauteur de la bannière.

Notes de conception
Image uniquement

En raison du caractère réactif de la plateforme (qui s'adapte aux écrans des ordinateurs portables, des tablettes et des smartphones), il est préférable d'utiliser uniquement une image.
Les éléments du menu principal sont intégrés dans cette image, où ils apparaissent en texte blanc et où la couleur principale de la marque est utilisée comme arrière-plan pour la partie menu.

En-tête et pied de page du courrier

Utilisation

L'en-tête apparaît en haut de tous les e-mails
Le pied de page apparaît en bas, spécifiquement pour les mentions des sponsors, avec éventuellement un lien vers le site du sponsor.

Spécifications

En-tête du mailing : dimensions maximales : 600 x 200 px
, en particulier la largeur – max. 600, sinon l'image déformera le mail.

Note de conception

Aucune restriction. Seule la taille du fichier peut constituer une limite, car il est joint à chaque e-mail.
Il n'y a aucune restriction spécifique quant à l'utilisation des images, du texte ou des logos contenus dans cet élément.

Configuration

À suivre lors de la configuration des Klubs

Adhésions

Gestion des types d'adhésion Types d'adhésionMenu / Administration / Adhésions / Gestion des types d'adhésion

Nom du Type d'adhésion
Période
Coût

Groupes de membres

Gestion des groupes de membres Groupes de membresMenu / Administration / Gestion des membres / Gestion des groupes de membres

Groupes de membres - utilisation (sélection)

Invitations Activités
Campagnes de publipostage - sélection du groupe cible

Champs libres / champs méta

Sur le profil du membre, il est possible d'ajouter des champs libres ou des méta-champs de profil. Ceux-ci vous permettent de compléter le profil du membre avec des informations telles que des champs d'intérêt, des préférences, un handicap de golf, un numéro de fédération, un lien LinkedIn, ...

Module d'envoi

Pour le module de publipostage, les textes de base sont déjà fournis par défaut. Menu / Paramètres -Textes de l'e-mail

Un texte de base pour l'introduction de Klubs Marketing / E-Mail Campaigns - New Membership Platform

Déclaration de confidentialité

Mise à jour éventuelle du texte par défaut de la déclaration de confidentialité.

Conditions générales d'utilisation

Texte relatif aux conditions générales, s'il diffère du texte standard

Libération

Juste avant la diffusion, une visite complète des paramètres généraux, en particulier en termes de mise en page :

Paramètres
Général
Mise en page et couleurs
Textes de base
Facturation
Menus
Boîte à outils GDPR
Modules

Stratégie "pull"

clubs_support2022-01-15

La plateforme Klubs est accessible aux utilisateurs par le biais d'une adresse URL spécifique telle que, par exemple, https://concorde-philotaxe.klubs.be. Toutefois, les membres ne doivent pas la connaître directement. À chaque interaction, les membres sont invités par le système, par le biais d'un mailing, à se rendre sur la plate-forme. Ils sont attirés au bon endroit dans le système par un "Pull" à chaque fois.

Site web public

Si votre club dispose d'un site web public, vous pouvez y placer un lien vers l'espace membre du club.

En outre, dans l'environnement Klubs, un élément de menu peut être ajouté avec un lien vers le site web public.

Mailings

Comme indiqué, pour chaque interaction, un courriel est envoyé afin que les membres ayant un Pull dans la plateforme se retrouvent au bon endroit.

Quelques exemples :

Activer

Au départ, chaque membre doit activer son adhésion. Pour ce faire, un e-mail de bienvenue leur est envoyé avec le lien vers la plateforme https://demo.klubs.be/activate.
Celui-ci vous emmène à travers une courte procédure pour confirmer votre login et votre mot de passe (ainsi que votre consentement à la vie privée, ...), compléter votre profil si nécessaire. (dans le lien ci-dessus, remplacez "demo" par le nom de domaine spécifique au club.

Activités Courrier

Pour l'inscription à l'activité Pull to, un courriel sera envoyé avec l'invitation et des boutons conviviaux pour indiquer votre participation.

Renouvellement de l'adhésion

A la fin de la période d'adhésion, un Pull pour inviter les membres à renouveler leur adhésion. bouton [renouveler].

Planification de la mise en œuvre

clubs_support2022-01-13

Ce document décrit l'approche progressive de la migration des activités opérationnelles d'une association vers la plateforme Klubs, en mettant l'accent sur une transition structurée afin de garantir l'intégrité des données et une fonctionnalité sans faille.

Les phases et le calendrier de ce plan de migration sont conçus pour une installation complète de Klubs, y compris l'intégration de la comptabilité et toutes les applications liées. Les petites organisations ou celles qui ont moins de systèmes intégrés peuvent prévoir un délai plus court.

Si l'association fournit des données trop tard ou de manière incomplète pour une phase spécifique, cela compromettra la réalisation de cette phase dans les délais convenus. Cela aura probablement des répercussions sur le calendrier global du projet et la date de livraison finale.

Phase 1 - Préparation

Équipe : Clubs, Data Team Association (input)
Échéance : jour J moins 2 mois

Cette phase initiale se concentre sur la mise en place de l'environnement fondamental et des configurations au sein des Klubs.

Environnement de production
Préparation complète de l'environnement de production attribué à l'association au sein des Klubs.
(Hébergement, sous-domaine, ...)

Configuration
Un examen approfondi de la configuration complète des clubs sera effectué conjointement par les clubs et l'association. Une attention particulière sera accordée aux paramètres qui doivent être en place avant le début du processus d'intégration, tels que :
- Multi-Association : Configuration pour la gestion de plusieurs sous-clubs ou départements.
- Paramètres de courrier électronique : Paramètres essentiels pour la communication par courrier électronique (paramètres DNS)
- Membres : Paramètres de profil, champs de profil supplémentaires, groupes de membres et rôles d'utilisateurs administratifs.
- Adhésion : définition des types d'adhésion et mise en place de procédures d'inscription en ligne.
- Textes des courriels : Personnalisation de diverses communications automatisées par courrier électronique.
...et d'autres paramètres essentiels du système.

Paramètres du courrier électronique
En raison du volume important de courriers électroniques que les Klubs enverront au nom de l'Association, une attention particulière sera accordée aux paramètres du courrier électronique.
Cela nécessitera la mise en œuvre de paramètres DNS spécifiques afin de garantir une authentification correcte de l'expéditeur et une bonne délivrabilité. De plus amples informations sont disponibles ici : https://support.klubs.be/en/knowledge-base/mail-set-up/

Intégration comptable (si intégrée)
Paramètres de l'API Yuki : Configuration de l'intégration financière.

Intégration des applications (si nécessaire)
Définir l'approche pour les applications liées, telles que :
- Paiements en ligne : Intégration de Mollie
- LMS - Le système de gestion de l'apprentissage
- SSO - Fonctionnalité d'authentification unique.
...

Approche de la migration
Clarifier l'approche principale de la migration :
- Chevauchement : les futures opérations planifiées commenceront dans Klubs, tandis que les opérations planifiées antérieures (par exemple les activités en cours) seront gérées/achevées dans l'ancien système.
- Coupure : exige la migration de toutes les données historiques pertinentes pour toutes les opérations en cours.
- Gel des données : une période définie pendant la transition pendant laquelle aucune nouvelle donnée ou modification n'est autorisée dans l'ancien système afin de garantir une migration sans faille.

Phase 2 - Intégration des membres

Équipe : Data Team Association, Clubs
Échéance : jour J moins 2 mois

Cette phase se concentre sur le transfert initial et la validation des données des membres et des fonctionnalités de base.

Importation
L'équipe chargée des données au sein de l'association préparera un sous-ensemble de la base de données des membres en vue d'une première importation dans Klubs, suivie de tests fonctionnels approfondis.

Vérification de la liste d'adresses électroniques
Avant l'importation complète, une étape cruciale d'hygiène de la liste d'adresses électroniques sera réalisée. Il s'agit d'examiner la liste pour identifier et traiter les adresses électroniques non valides, inactives ou basées sur un rôle (par exemple info@, admin@) afin de garantir une délivrabilité et une qualité de liste optimales.

Tests de volume
L'ensemble de la base de données des membres sera importée.
Des tests de volume seront effectués sur diverses fonctions, notamment l'affichage des membres, les capacités de recherche des membres et les campagnes de courrier.
Un suivi continu des réactions au traitement du courrier sera assuré.

Finance
Des tests approfondis de l'intégration financière (API de Yuki), spécifiquement pour les adhésions, seront effectués.

Phase 3 - Libération

Équipe : Association de l'équipe de projet, Clubs
Échéance : jour J moins 1 mois

Cette phase marque le lancement interne et la saisie des données relatives aux activités opérationnelles.

Visite de l'équipe de projet
Une visite détaillée de la plateforme sera effectuée avec l'équipe de projet de l'association afin de s'assurer que tout le monde est familiarisé avec les fonctionnalités et les flux de travail du nouveau système.

Ensembles de données opérationnelles
La saisie d'ensembles de données opérationnelles primaires commencera, en se concentrant dans un premier temps sur différents types d'activités, telles que :
- Séminaires
- Webinaires
- Médiathèque

Finance
Test complet de l'intégration financière (API Yuki), y compris les adhésions, les activités et les paiements en ligne.

Intégration des applications
Test complet des applications intégrées.

Phase 4 - Préparation opérationnelle

Équipe : Association de l'équipe de projet élargie, Clubs
Échéance : jour J moins 2 semaines

Cette phase comprend l'intégration complète de tous les ensembles de données restants et actuels.

Activités
Saisie de toutes les activités futures prévues et, si nécessaire, d'activités antérieures sélectionnées à des fins de référence (par exemple, documents, images).

Médiathèque
Importation et organisation en continu du contenu de la Médiathèque.

Phase 5 - Essais en direct

Équipe : Association des utilisateurs clés, clubs
Échéance : jour J moins 1 semaine

Cette phase cruciale comprend des essais sur le terrain par les principaux utilisateurs finaux.

Essai complet
Un essai complet sera effectué par tous les administrateurs de l'association concernés afin de valider la fonctionnalité dans un environnement de type réel et de garantir un fonctionnement sans heurts avant le lancement public complet.

Phase 6 - En direct

Équipe : Association, Clubs
Échéance : jour J

La date officielle de mise en service, en mettant l'accent sur le soutien à la mise en place d'une base de membres plus large.

Soutien de haut niveau
Les Klubs fourniront un soutien de haut niveau et l'Association apportera son soutien à l'ensemble des membres et aux opérations concernées afin d'assurer une transition en douceur pour tous les membres.

Phase 7 - Gestion de la plateforme

Équipe : Équipe de projet Association, clubs

Cette phase continue est axée sur le suivi, le soutien et le développement.

Surveillance
Surveillance continue du système, y compris le comportement de distribution du courrier électronique, les performances et l'état général du système.

Assistance
Une assistance permanente sera fournie conformément à l'accord sur les niveaux de service et d'assistance (SLA).

Mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités
Mise en œuvre et intégration continues de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur développement et de leur publication, afin de garantir que la plateforme évolue avec les besoins de l'association.

Assistant de mise en œuvre

clubs_support2022-01-12

Bienvenue à Klubs !

Renforcez votre association grâce à notre plateforme d'adhésion. Pour démarrer en douceur, nous vous recommandons de suivre les étapes suivantes :

Nous avons également déjà donné à votre profil des droits d'administrateur.
Connectez-vous avec votre adresse e-mail via https://wista.klubs.be/activate

Passer par l'assistant de mise en œuvre Recueillir lesinformations de base à l'avance si nécessaire
Configuration des clubs (2e partie de la page)
Ajouter des membres à votre liste de membres - Onboarding des membres
Contactez Klubs pour un aperçu de vos paramètres.
Commencer à créer des activités
Envoyer unecampagne de bienvenue parcourrier électronique - voir le mailing Plate-forme pour les nouveaux membres - Clubs
Installez l'application mobile et emportez Klubs partout avec vous.

Ne manquez pas d'explorer l'intégralité du Klubs Support, le centre de connaissances. Le centre d'assistance est également accessible sur la plateforme en cliquant sur l'icône d'assistance ⦻ dans le coin supérieur droit.

Soutien

Après avoir créé votre environnement Klubs, configuré le club et créé les premiers membres et activités, nous vous proposons l'assistance en ligne suivante de Klubs :

Lors du mise en service : une revision en ligne de la configuration du club - 1/2 heure
Après la mise en service : en cas de questions éventuelles, par courrier électronique, éventuellement en ligne - 1/2 heure

Institutions primaires

Vous trouverez ci-dessous les principaux paramètres. Ils doivent être déterminés à l'avance car ils ont un impact majeur sur les réglages ou ne peuvent pas être modifiés ultérieurement.

Informations sur le club - Nom de domaine pour les clubs, URL de l'application de votre plate-forme pour les clubs -ne pas changer.
Communication - Adresse postale pour l'expéditionLa gestion de l'adresse d'expédition estimportante, car elle détermine en grande partie le degré de livraison - Mail Set-up
Intégrations - Mailgun Le service de livraison d'emails du Klubs -ne pas modifier ces paramètres
Modules - Adhésions Le choix de travailler avec des adhésions doit être fait délibérément.Les changements ultérieurs doivent être effectués avec la plus grande prudence.

Paramètres

Tous les paramètres sont répertoriés ensemble et il est préférable de les parcourir dans l'ordre.