Ce document décrit l'approche progressive de la migration des activités opérationnelles d'une association vers la plateforme Klubs, en mettant l'accent sur une transition structurée afin de garantir l'intégrité des données et une fonctionnalité sans faille.
Les phases et le calendrier de ce plan de migration sont conçus pour une installation complète de Klubs, y compris l'intégration de la comptabilité et toutes les applications liées. Les petites organisations ou celles qui ont moins de systèmes intégrés peuvent prévoir un délai plus court.
Si l'association fournit des données trop tard ou de manière incomplète pour une phase spécifique, cela compromettra la réalisation de cette phase dans les délais convenus. Cela aura probablement des répercussions sur le calendrier global du projet et la date de livraison finale.
Phase 1 - Préparation
Équipe : Clubs, Data Team Association (input)
Échéance : jour J moins 2 mois
Cette phase initiale se concentre sur la mise en place de l'environnement fondamental et des configurations au sein des Klubs.
Environnement de production
Préparation complète de l'environnement de production attribué à l'association au sein des Klubs.
(Hébergement, sous-domaine, ...)
Configuration
Un examen approfondi de la configuration complète des clubs sera effectué conjointement par les clubs et l'association. Une attention particulière sera accordée aux paramètres qui doivent être en place avant le début du processus d'intégration, tels que :
- Multi-Association : Configuration pour la gestion de plusieurs sous-clubs ou départements.
- Paramètres de courrier électronique : Paramètres essentiels pour la communication par courrier électronique (paramètres DNS)
- Membres : Paramètres de profil, champs de profil supplémentaires, groupes de membres et rôles d'utilisateurs administratifs.
- Adhésion : définition des types d'adhésion et mise en place de procédures d'inscription en ligne.
- Textes des courriels : Personnalisation de diverses communications automatisées par courrier électronique.
...et d'autres paramètres essentiels du système.
Paramètres du courrier électronique
En raison du volume important de courriers électroniques que les Klubs enverront au nom de l'Association, une attention particulière sera accordée aux paramètres du courrier électronique.
Cela nécessitera la mise en œuvre de paramètres DNS spécifiques afin de garantir une authentification correcte de l'expéditeur et une bonne délivrabilité. De plus amples informations sont disponibles ici : https://support.klubs.be/en/knowledge-base/mail-set-up/
Intégration comptable (si intégrée)
Paramètres de l'API Yuki : Configuration de l'intégration financière.
Intégration des applications (si nécessaire)
Définir l'approche pour les applications liées, telles que :
- Paiements en ligne : Intégration de Mollie
- LMS - Le système de gestion de l'apprentissage
- SSO - Fonctionnalité d'authentification unique.
...
Approche de la migration
Clarifier l'approche principale de la migration :
- Chevauchement : les futures opérations planifiées commenceront dans Klubs, tandis que les opérations planifiées antérieures (par exemple les activités en cours) seront gérées/achevées dans l'ancien système.
- Coupure : exige la migration de toutes les données historiques pertinentes pour toutes les opérations en cours.
- Gel des données : une période définie pendant la transition pendant laquelle aucune nouvelle donnée ou modification n'est autorisée dans l'ancien système afin de garantir une migration sans faille.
Phase 2 - Intégration des membres
Équipe : Data Team Association, Clubs
Échéance : jour J moins 2 mois
Cette phase se concentre sur le transfert initial et la validation des données des membres et des fonctionnalités de base.
Importation
L'équipe chargée des données au sein de l'association préparera un sous-ensemble de la base de données des membres en vue d'une première importation dans Klubs, suivie de tests fonctionnels approfondis.
Vérification de la liste d'adresses électroniques
Avant l'importation complète, une étape cruciale d'hygiène de la liste d'adresses électroniques sera réalisée. Il s'agit d'examiner la liste pour identifier et traiter les adresses électroniques non valides, inactives ou basées sur un rôle (par exemple info@, admin@) afin de garantir une délivrabilité et une qualité de liste optimales.
Tests de volume
L'ensemble de la base de données des membres sera importée.
Des tests de volume seront effectués sur diverses fonctions, notamment l'affichage des membres, les capacités de recherche des membres et les campagnes de courrier.
Un suivi continu des réactions au traitement du courrier sera assuré.
Finance
Des tests approfondis de l'intégration financière (API de Yuki), spécifiquement pour les adhésions, seront effectués.
Phase 3 - Libération
Équipe : Association de l'équipe de projet, Clubs
Échéance : jour J moins 1 mois
Cette phase marque le lancement interne et la saisie des données relatives aux activités opérationnelles.
Visite de l'équipe de projet
Une visite détaillée de la plateforme sera effectuée avec l'équipe de projet de l'association afin de s'assurer que tout le monde est familiarisé avec les fonctionnalités et les flux de travail du nouveau système.
Ensembles de données opérationnelles
La saisie d'ensembles de données opérationnelles primaires commencera, en se concentrant dans un premier temps sur différents types d'activités, telles que :
- Séminaires
- Webinaires
- Médiathèque
Finance
Test complet de l'intégration financière (API Yuki), y compris les adhésions, les activités et les paiements en ligne.
Intégration des applications
Test complet des applications intégrées.
Phase 4 - Préparation opérationnelle
Équipe : Association de l'équipe de projet élargie, Clubs
Échéance : jour J moins 2 semaines
Cette phase comprend l'intégration complète de tous les ensembles de données restants et actuels.
Activités
Saisie de toutes les activités futures prévues et, si nécessaire, d'activités antérieures sélectionnées à des fins de référence (par exemple, documents, images).
Médiathèque
Importation et organisation en continu du contenu de la Médiathèque.
Phase 5 - Essais en direct
Équipe : Association des utilisateurs clés, clubs
Échéance : jour J moins 1 semaine
Cette phase cruciale comprend des essais sur le terrain par les principaux utilisateurs finaux.
Essai complet
Un essai complet sera effectué par tous les administrateurs de l'association concernés afin de valider la fonctionnalité dans un environnement de type réel et de garantir un fonctionnement sans heurts avant le lancement public complet.
Phase 6 - En direct
Équipe : Association, Clubs
Échéance : jour J
La date officielle de mise en service, en mettant l'accent sur le soutien à la mise en place d'une base de membres plus large.
Soutien de haut niveau
Les Klubs fourniront un soutien de haut niveau et l'Association apportera son soutien à l'ensemble des membres et aux opérations concernées afin d'assurer une transition en douceur pour tous les membres.
Phase 7 - Gestion de la plateforme
Équipe : Équipe de projet Association, clubs
Cette phase continue est axée sur le suivi, le soutien et le développement.
Surveillance
Surveillance continue du système, y compris le comportement de distribution du courrier électronique, les performances et l'état général du système.
Assistance
Une assistance permanente sera fournie conformément à l'accord sur les niveaux de service et d'assistance (SLA).
Mise en œuvre de nouvelles fonctionnalités
Mise en œuvre et intégration continues de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur développement et de leur publication, afin de garantir que la plateforme évolue avec les besoins de l'association.