Dit document beschrijft de gefaseerde aanpak voor de migratie van de operationele activiteiten van een Vereniging naar het Klubs-platform, met de focus op een gestructureerde overgang om gegevensintegriteit en naadloze functionaliteit te waarborgen.
De fasering en timing van dit migratieplan zijn opgesteld voor een volledige Klubs-installatie, inclusief boekhoudkundige integratie en eventuele gekoppelde applicaties. Kleinere organisaties of organisaties met minder geïntegreerde systemen kunnen een kortere doorlooptijd plannen.
Fase 1 – Voorbereiding
Team: Klubs, Gegevensteam Vereniging (input)
Due Date: D-day min 2 maanden
Deze initiële fase richt zich op het opzetten van de fundamentele omgeving en configuraties binnen Klubs.
Productieomgeving
Volledige voorbereiding van de toegewezen productieomgeving van de Vereniging binnen Klubs.
(Hosting, subdomain, …)
Configuratie
Een grondige beoordeling van de complete Klubs-configuratie zal gezamenlijk door Klubs en de Vereniging worden uitgevoerd. Speciale aandacht zal worden besteed aan instellingen die aanwezig moeten zijn voordat het onboardingsproces begint, zoals:
– Multi-Vereniging: Configuratie voor het beheren van meerdere subclubs of afdelingen.
– E-mailinstellingen: Essentiële instellingen voor e-mailcommunicatie (DNS-instellingen)
– Leden: Profielinstellingen, extra profielvelden, ledengroepen en administratieve gebruikersrollen.
– Lidmaatschap: Het definiëren van lidmaatschapstypen en het opzetten van de online registratieprocedures.
– E-mailteksten: Het aanpassen van diverse geautomatiseerde e-mailcommunicaties.
…en andere cruciale systeemparameters.
E-mailinstellingen
Vanwege het aanzienlijke volume e-mails dat Klubs namens de Vereniging zal versturen, zal speciale aandacht worden besteed aan de e-mailinstellingen.
Dit vereist de implementatie van specifieke DNS-instellingen om een juiste afzenderverificatie en afleverbaarheid te garanderen. Verdere details zijn hier te vinden: https://support.klubs.be/en/knowledge-base/mail-set-up/
Boekhoudkundige Integratie (indien geïntegreerd)
Yuki API-instellingen: Configuratie voor financiële integratie.
Applicatie-integratie (indien vereist)
Definieer de aanpak voor gekoppelde applicaties, zoals:
– Online Betalingen: Mollie-integratie
– LMS – Het Leer Management Systeem
– SSO – Single Sign-On functionaliteit.
…
Migratieaanpak
Verduidelijking van de belangrijkste migratieaanpak:
– Overlappend: Toekomstig geplande operaties zullen starten in Klubs, terwijl in het verleden geplande operaties (bv. lopende activiteiten) in het oude systeem zullen worden beheerd/afgerond.
– Cut-off: Vereist de migratie van alle relevante historische gegevens voor alle live operaties.
– Data Freeze: Een vastgestelde periode tijdens de overgang waarin geen nieuwe gegevens of wijzigingen zijn toegestaan in het oude systeem om een schone migratie te garanderen.
Fase 2 – Onboarding (Ingebruikname)
Team: Gegevensteam Vereniging, Klubs
Due Date: D-day min 2 maanden
Deze fase richt zich op de initiële overdracht en validatie van ledengegevens en kernfunctionaliteiten.
Import
Het Gegevensteam van de Vereniging zal een subset van de leden database voorbereiden voor initiële import in Klubs, gevolgd door uitgebreide functionele testen.
E-maillijst verificatie
Voorafgaand aan de volledige import zal een cruciale stap van e-maillijsthygiëne worden uitgevoerd. Dit omvat het screenen van de lijst om ongeldige, inactieve of rolgebaseerde e-mailadressen (bv. info@, admin@) te identificeren en aan te pakken, om optimale afleverbaarheid en lijstkwaliteit te waarborgen.
Volumetesten
De volledige leden database zal worden geïmporteerd.
Volumetesten zullen worden uitgevoerd op verschillende functies, waaronder het bekijken van leden, de zoekmogelijkheden voor leden en mailcampagnes.
Continue monitoring van de feedback over de mailverwerking zal worden gehandhaafd.
Financiën
Grondige testen van de financiële integratie (Yuki API) specifiek voor lidmaatschappen zullen worden uitgevoerd.
Fase 3 – Release
Team: Projectteam Vereniging, Klubs
Due Date: D-day min 1 maand
Deze fase markeert de interne soft launch en de invoer van operationele activiteitsgegevens.
Projectteam Walkthrough
Een gedetailleerde walkthrough van het platform zal worden uitgevoerd met het kernprojectteam van de Vereniging, om ervoor te zorgen dat iedereen vertrouwd is met de functionaliteiten en workflows van het nieuwe systeem.
Operationele Datasets
De invoer van de primaire operationele datasets zal beginnen, waarbij in eerste instantie de focus ligt op verschillende soorten Activiteiten, zoals:
– Seminars
– Webinars
– Mediatheek
Financiën
Uitgebreide testen van de volledige financiële integratie (Yuki API), inclusief lidmaatschappen, activiteiten en online betalingen.
Applicatie-integratie
Volledige testen van de geïntegreerde applicaties.
Fase 4 – Operationele Voorbereiding
Team: Uitgebreid Projectteam Vereniging, Klubs
Due Date: D-day min 2 weken
Deze fase omvat de volledige onboarding van alle resterende en huidige datasets.
Activiteiten
Invoer van alle toekomstig geplande activiteiten en, indien nodig, geselecteerde vroegere activiteiten voor referenties (bv. papers, afbeeldingen).
Mediatheek
Continue import en organisatie van de Mediatheek-inhoud.
Fase 5 – Live Try-outs
Team: Sleutelgebruikers Vereniging, Klubs
Due Date: D-day min 1 week
Deze cruciale fase omvat praktijktesten door belangrijke eindgebruikers.
Complete Try-out
Een uitgebreide try-out zal worden uitgevoerd door alle betrokken beheerders van de Vereniging om de functionaliteit in een live-achtige omgeving te valideren, wat een soepele werking vóór de volledige publieke lancering garandeert.
Fase 6 – Live
Team: Vereniging, Klubs
Due Date: D-day
De officiële livegangdatum, met een focus op ondersteunde rollout naar de bredere ledenbasis.
High-Level Support
Klubs zal high-level support bieden en de Vereniging zal ondersteuning bieden aan het bredere lidmaatschap en de betrokken operaties, om een soepele overgang voor alle leden te garanderen.
Fase 7 – Platformbeheer
Team: Projectteam Vereniging, Klubs
Deze doorlopende fase richt zich op continue monitoring, ondersteuning en verdere ontwikkeling.
Monitoring
Continue monitoring van het systeem, inclusief het gedrag van e-maillevering, prestaties en de algehele systeemgezondheid.
Support
Doorlopende ondersteuning zal worden geboden volgens de vastgestelde Service en Support Level Agreement (SLA).
Implementatie van Nieuwe Functionaliteiten
Continue implementatie en integratie van nieuwe functionaliteiten zodra deze worden ontwikkeld en uitgebracht, om ervoor te zorgen dat het platform evolueert met de behoeften van de Vereniging.