Lidmaatschapshernieuwing bij uw vereniging
Hierbij beschrijving van de typische stappen die een lid en een verenigingsbeheerder doorlopen, van de eerste aanmelding tot de jaarlijkse vernieuwing en de financiële opvolging.
Lidmaatschap aanmelden
U kunt nieuwe leden op drie manieren aan uw vereniging toevoegen.
Bij Start-up – Leden Import
Bij de start van een vereniging kunt u bestaande leden in bulk opladen via de importfunctie. U hebt de mogelijkheid om direct een welkomstmail en een log-in uitnodiging te versturen.
Als alternatief kunt u een algemene mailcampagne gebruiken en de leden vragen om hun account te activeren via uw unieke link: yourclub.klubs.be/activate..
Via Admin – Manual Input
Als beheerder kunt u op elk moment nieuwe leden handmatig toevoegen in Klubs. Na het toevoegen kunt u direct een welkomstmail sturen met een log-in uitnodiging.
Via Registratie
Binnen Klubs een volledige registratie procedure met selectie van de verplichte velden (ook extra profiel velden) en een goedkeuringsprocedure.
U kunt een registratielink delen op uw website of sociale media. Nieuwe leden vullen zelf de verplichte profielvelden in. Daarna kan de beheerder deze registraties goedkeuren voordat de aanmelding definitief wordt.
Lidmaatschap Hernieuwing
Hernieuwing Process
Hier wordt uitgegaan van de continuïteit binnen de vereniging, het vernieuwingsproces is gebouwd op de verwachting dat de meeste leden hun lidmaatschap zullen verlengen. Het beheer hoeft zich alleen te richten op de uitzonderingen (leden die niet verlengen).
U kunt de vernieuwing in twee stappen uitvoeren.
(indien men vooraf de lidmaatschapsinfo en de facturatie info wil laten wijzigen)
1° Procedure Vernieuwing – Informatie wijzigen
Start de vernieuwingsprocedure. Leden ontvangen een mail met een oproep om hun informatie (indien nodig) te wijzigen. Deze stap stuurt nog geen facturen door naar de boekhouding.
Doorlopen van de functionaliteit Hernieuwing, zonder facturatie, of via Marketing Campaign.
2° Procedure Vernieuwing – Facturatie
Herhaal de vernieuwingsprocedure. Deze keer worden de gegevens naar de boekhouding gestuurd en worden er facturen aangemaakt.
Hernieuwing Communicatie
Bij elke vernieuwing ontvangen leden een e-mail met alle relevante informatie. De inhoud van deze e-mail is aan te passen via Settings > E-mail teksten > Administratie > Lidmaatschap hernieuwing.
Lidmaatschap Administratieve afwikkeling
Bij alle bovenstaande is er een algemene procedure gebaseerd op continuïteit, waar dus een meerderheid van de leden deze algemene procedure (hernieuwing, facturatie betaling) zullen volgen, en waar dus enkel de uitzonderingen apart dienen behandeld te worden.
Communicatie
Bij elke hernieuwing wordt een mail gestuurd naar het lid met info over deze hernieuwing.
De standaard mail wordt gehaald uit de Settings – E-mail teksten.
(E-mail teksten / Administratie / Lidmaatschap hernieuwing)
Financiële opvolging
Klubs zorgt voor een geautomatiseerde financiële opvolging.
Factuur
Bij elke transactie (lidmaatschap, activiteiten) maakt Klubs via de interface een conceptfactuur aan in de boekhouding. Na controle kunt u deze definitief maken en versturen. Alle benodigde gegevens, zoals klant-, facturatie- en btw-informatie, worden door Klubs meegegeven.
Boeking / Betaling
In de boekhouding wordt bij het aanmaken van een factuur direct een boeking gecreëerd in een dagboek. Dit wordt dan tegengeboekt bij de ontvangst van de betaling.
Opvolging
Opvolging van de betaling gebeurt semi-atuomatisch door het inlezen van de betalingsbestanden (cepa) en de matching van de betalingen met de gecreëerde open posten in de dagboeken.
Voor openstaande facturen kunt u geautomatiseerde herinneringen versturen.
Behandeling uitzonderingen
Bij niet betaling van de lidmaatschapsfactuur, kunt u de Lid status wijzigen naar verlopen en eventueel een creditnota aanmaken.