Planning Data
Bij een activiteit zijn er verschillende planning data mogelijk qua instellingen zoals “gepubliceerd vanaf” datum en “inschrijven vanaf” datum. Zo kan je toekomstige activiteiten klaarzetten, aangeven vanaf wanneer deze zichtbaar mag zijn voor je leden en vanaf wanneer men kan inschrijven.
Publicatie – Zichtbaarheid
Een volledig opgemaakte activiteit wordt dan vanaf een specifieke moment (datum – uur indicatie) zichtbaar in de activiteiten lijst. Handig om je activiteiten lijst optimaal te beheren.
Inschrijven – Vanaf
Vanaf dit specifieke moment (datum – uur) zijn inschrijvingen mogelijk voor deze activiteit. Vooraf verschijnt de melding – Je kan je inschrijven vanaf <datum/uur>, nadien verschijnt de normale button om in te schrijven.
Inschrijven – Tot
Vanaf dit specifieke moment (datum – uur) zijn inschrijvingen niet meer mogelijk voor deze activiteit. De button om in te schrijven is dan niet meer beschikbaar.
Annulatietermijn
Elke annulatie binnen deze termijn, voor de activiteit, heeft tot gevolg dat er een aparte mail gestuurd wordt – Uitschrijven Activiteit (Instellingen – E-mail Teksten).
Hier wordt deze annulatie termijn vermeld, eventueel met indicatie van een annulatiekost.
De annulatietermijn is tot #annulatietermijn dagen voor deze activiteit. Bij laattijdige annulatie (afhankelijk van de activiteit en de gemaakte reservaties) behoudt de club zich het recht voor een deel van de kosten aan te rekenen.
Bij een laattijdige annulatie staat dit ook duidelijk aangegeven in het overzicht van de activiteit.
Met indicatie van cancel days:
- [Groen] – annulatie buiten de Annulatietermijn
- [Rood] – annulatie binnen de Annulatietermijn, met indicatie van het aantal dagen voor de activiteit
Uitschrijvingen beheer
Beheerstermijnen
Bij de activiteiten staan er een aantal beheerstermijnen waarvan 2 wat verdere uitleg hoeven:
- Inschrijven tot: na deze datum kan je niet meer inschrijven
- Annulatietermijn: Indien je uitschrijft binnen deze termijn kunnen eventueel kosten aangerekend worden
Meldingen bij uitschrijven
Bij zowel de Inschrijving als bij het Uitschrijven wordt een automatische mail gestuurd naar de betrokkene – Activiteiten Communicatie
Er is de mogelijkheid voor een twee-tal meldingen bij het uitschrijven uit een activiteit:
En wel in relatie tot de Annulatie termijn (zoals vermeld op de Instellingen Activiteit)
- Melding buiten de Annulatieperiode
- Melding binnen de Annulatieperiode
Met hier dan 2 versies afhankelijk of het Uitschrijven gebeurt buiten dan wel binnen de Annulatieperiode.
Dit om dan voor een aparte afhandeling of een specifieke melding te maken qua aanrekening van kosten.
Gebruik
Een voorbeeld maakt deze werkwijze duidelijk. Na de inschrijvingstermijn (Inschrijven tot) is de activiteit gesloten omdat je de catering moet bestellen. Evenwel laat je de leden nog uitschrijven (wegens ziekte) om het aantal stoelen / indekking tafel nog te kunnen aanpassen.
Indien een lid uitschrijft binnen de annulatietermijn krijgt hij een aparte mail (Mail Teksten – Uitschrijven Activiteit). Hierin kan je dan de annulatie voorwaarden vermelden (kosten, …).
Om op de hoogte te blijven van deze bijzondere uitschrijvingen kan je deze mails specifiek naar de admin laten sturen. Dit door het vermelden van een e-mail adres in de Bijkomende E-mail Adressen, onderaan deze Mail tekst.
