Dates de planification
Pour une activité, différentes dates de planification sont possibles en termes de paramètres tels que la date de "publication à partir de" et la date d'"inscription à partir de". Vous pouvez ainsi préparer des activités futures, indiquer à partir de quand elles seront visibles par vos membres et à partir de quand les personnes pourront s'inscrire.
Publication - Visibilité
Une activité entièrement formatée devient alors visible dans la liste d'activités à partir d'une heure précise (indication de la date et de l'heure). Pratique pour gérer au mieux votre liste d'activités.
S'abonner - Depuis
Vanaf dit specifieke moment (datum – uur) zijn inschrijvingen mogelijk voor deze activiteit. Vooraf verschijnt de melding – Je kan je inschrijven vanaf <datum/uur>, nadien verschijnt de normale button om in te schrijven.
S'abonner - Jusqu'à
A partir de ce moment précis (date - heure), les inscriptions ne sont plus possibles pour cette activité. Le bouton pour s'inscrire ne sera donc plus disponible.
Période d'annulation
Toute annulation au cours de cette période, avant l'activité, entraînera l'envoi d'un courrier électronique distinct - Désinscription de l'activité (Paramètres - Textes envoyés par courrier électronique).
Ce délai d'annulation est mentionné ici, éventuellement avec l'indication d'une taxe d'annulation.
Le délai d'annulation est de #jours d'annulation avant l'activité. En cas d'annulation tardive (en fonction de l'activité et des réservations effectuées), le club se réserve le droit de facturer un montant partiel.
En cas d'annulation tardive, celle-ci est également clairement indiquée dans le résumé de l'activité.
Avec indication des jours d'annulation :
- [Vert] - annulation en dehors de la période d'annulation
- [Rouge] - annulation pendant la période d'annulation, avec indication du nombre de jours avant l'activité
Gestion des radiations
Modalités de gestion
Sous la rubrique "activités", on trouve un certain nombre de termes de gestion, dont deux nécessitent quelques explications supplémentaires :
- S'inscrire jusqu'à : il n'est plus possible de s'inscrire après cette date
- Période d'annulation : Si vous vous désinscrivez pendant cette période, des frais peuvent être facturés le cas échéant.
Notifications de radiation
Lors de l'inscription et de la désinscription, un e-mail automatique sera envoyé à la personne concernée - Activités Communication
Il est possible de recevoir deux notifications lors de la désinscription d'une activité :
. Cette notification est liée à la date limite d'annulation (telle qu'indiquée dans les paramètres de l'activité).
- Notification en dehors de la période d'annulation
- Notification pendant la période d'annulation
Avec ici ensuite 2 versions selon que la désinscription a lieu en dehors ou pendant la période d'annulation.
Ceci pour ensuite faire l'objet d'un traitement séparé ou d'une notification spécifique en termes de facturation des coûts.
Utilisation
Un exemple permet d'illustrer cette procédure. Après la date limite d'inscription (S'inscrire jusqu'au), l'activité est fermée parce que vous devez commander le service de restauration. Toutefois, vous autorisez encore les membres à se désinscrire (pour cause de maladie), ce qui vous permet d'ajuster le nombre de chaises / la table de couverture.
Si un membre se désinscrit pendant la période d'annulation, il recevra un e-mail séparé (Mail Texts - Activité de désinscription). Dans cet e-mail, vous pouvez mentionner les conditions de résiliation (frais, etc.).
Pour être informé de ces désinscriptions particulières, vous pouvez faire envoyer ces messages spécifiquement à l'administrateur. Pour ce faire, il vous suffit d'indiquer une adresse électronique dans la section Adresses électroniques supplémentaires, au bas du texte du courrier.
